Microsoft Teams har en rekke verktøy for å øke produktiviteten og forbedre kommunikasjonen mellom ansatte med tekstchat, tale- og videosamtaler, fildelingsfunksjonalitet, online skiftposter og delte kalendere.
Microsoft Teams sin delte kalender-funksjonalitet lar gruppemedlemmer opprette møter direkte i Teams-appen, spesifisere detaljer og legge til andre medlemmer slik at de ikke bare blir varslet om hendelsen, men får den lagt til i deres synkroniserte Microsoft Teams kalender også.
Denne artikkelen gjelder for Microsoft Teams-appene på Windows 10-, iOS- og Android-enheter i tillegg til nettversjonen.
Hvordan Microsoft Teams-kalendere fungerer
Microsoft Teams er et samarbeidsverktøy designet for organisasjoner eller grupper og er dermed strukturert med fokus på en gruppe eller et team. Det kan hende du kan logge på en Microsoft Teams-gruppe med din vanlige e-post, men oftere enn ikke blir du tildelt en firma-e-post som du bruker for å få tilgang til Teams og andre relaterte Microsoft 365-apper og -tjenester.
Microsoft Teams-appen har én hovedkalender som er tilordnet hele gruppen eller organisasjonen din. Gruppemedlemmer kan legge til møter eller hendelser i denne kalenderen som automatisk vises i kalenderen for andre medlemmer. Enkeltpersoner kan også legges til i kalenderbegivenheter eller møter hvis de er pålagt å delta.
Teknisk kalles den innebygde (eller standard) kalenderen gruppekalenderen, mens eksterne kalendere som deles innenfor Microsoft Teams er delte kalendere. Disse begrepene blandes imidlertid ofte sammen, og skillet mellom dem er uskarpt.
Det er en god idé å referere til kalendere i Microsoft Teams med unike navn i stedet for å bruke delte eller gruppe-termer for å unngå forvirring.
Kalendere kan også deles innen Microsoft Teams fra Outlook eller andre planleggingstjenester som Google Kalender.
Hvordan oppretter du en delt Microsoft Teams-kalenderbegivenhet
Her er prosessen for å opprette en hendelse, referert til som et møte i Microsoft Teams, som kan deles med andre gruppemedlemmer og automatisk legges til i gruppekalenderen.
Dette eksemplet bruker Windows 10 Microsoft Teams-appen, men disse instruksjonene og menyene som brukes er identiske for alle de andre versjonene.
- Åpne Microsoft Teams-appen.
-
Velg Calendar.
Image -
Klikk Nytt møte.
Image -
Velg riktig tidssone fra rullegardinmenyen øverst på skjermen.
Image Du trenger ikke å bekymre deg for hvilken tidssone teammedlemmene dine er i, da tidspunktet for møtet ditt automatisk justeres for dem.
-
Skriv inn et navn for møtet ditt i Legg til tittelfelt.
Image -
I feltet Legg til obligatoriske deltakere, skriv inn navnene på personene du ønsker skal bli varslet om arrangementet. Når du begynner å skrive, skal navn automatisk vises som du kan velge.
Image Hvis du vil dele denne kalenderhendelsen med personer som ikke er i Microsoft Teams-gruppen din, eller kanskje ikke en gang bruker Microsoft Teams, kan du gjøre det ved å skrive inn hele e-postadressen deres i stedet for navnet.
Klikk Valgfritt for å legge til gruppemedlemmer som du vil vite om møtet, men som du ikke trenger å delta på.
Når møtet er opprettet, vil alle inviterte parter få tilsendt en invitasjon til deres tilknyttede e-postadresse.
-
Neste, spesifiser start- og sluttid for møtet ditt.
Image -
Klikk Gjentas ikke for å åpne en meny og gjøre møtet til en vanlig begivenhet hvis det må være gjentakende. Det kan for eksempel være lurt å ha det samme møtet hver ukedag, ukentlig eller en gang i måneden.
Image -
Klikk Legg til kanal hvis møtet ditt er spesifikt for en bestemt kategori i bedriftens Microsoft Teams-oppsett. Det kan for eksempel være lurt å plassere den i en lederkanal slik at bare teammedlemmene som bruker den kanalen vet at et møte pågår.
Image Du kan la mange av disse feltene stå tomme hvis du ønsker det.
-
Neste er Add location-feltet. Til tross for navnet, er dette faktisk ikke for å spesifisere en fysisk plassering. I stedet er dette for å velge et tilkoblet Microsoft Teams-aktivert romsystem eller konferansetelefonenhet.
Hvis bedriften din ikke bruker slike enheter, trenger du ikke bekymre deg for å fylle ut dette feltet.
Image -
I det store feltet nederst på skjermen skriver du inn detaljer for møtefeltet, skriv inn en beskrivelse av møtet ditt, en møteagenda eller en melding til deltakerne.
Image -
Til slutt klikker du Send. Dette legger til hendelsen i Microsoft Teams-kalenderen din og inviterer de du har lagt til. Når de svarer, blir arrangementet automatisk lagt til i deres kalendere også.
Image Hvis du ikke har lagt til noen til arrangementet, vil du se Lagre-knappen i stedet. Dette vil ganske enkelt lagre arrangementet i din personlige Microsoft Teams-kalender.
Hva gjør Microsoft Teams planleggingsassistent?
Planleggingsassistent- alternativet som vises når du oppretter et møte i Microsoft Teams på en datamaskin, er en alternativ måte å opprette eller redigere en hendelse på. Den bruker et mer visuelt brukergrensesnitt som viser alternativene på venstre side av skjermen og lar deg velge en tidsperiode med musen som automatisk gjør endringene i tidsplanen.
Den virkelige fordelen med planleggingsassistenten er hvordan den viser alle timeplanene til gruppemedlemmene. Dette gjør det enkelt å se hvilke tider og dager alle er tilgjengelige og fjerner bryet med å spørre gruppemedlemmene hvilken tid som passer best for dem.
Tidsplaner vil bare vises i planleggingsassistenten hvis de er lagt inn i Microsoft Teams av administratoren eller andre brukere. Hvis organisasjonen din ikke bruker Microsoft Teams til å administrere tidsplaner, vil ikke denne funksjonen være nyttig.
Microsoft Teams' planleggingsassistent er et helt valgfritt verktøy, selv om noen kanskje foretrekker det fremfor standard alternativet for møteoppretting.
Hvordan godta en Microsoft Teams-kalenderinvitasjon
Når du har blitt lagt til et møte i en Microsoft Teams-kalender, bør du nesten umiddelbart motta en invitasjon via e-post.
Når du mottar denne e-posten, klikker du på koblingen Bli med i Microsoft Teams Meeting for å godta invitasjonen. Microsoft Teams-appen åpnes og legger deg til arrangementet. Hvis du ikke har installert Microsoft Teams, blir du bedt om å installere det.
Hvis du ikke har mottatt en invitasjon, sjekk med hendelsesskaperen for å forsikre deg om at de brukte riktig e-postadresse. Det kan også være lurt å sjekke mappen for søppelpost eller søppelpost.
Noen e-posttjenester kan be deg om å legge til disse Microsoft Teams-hendelsene i deres eget kalendersystem. Du kan gjøre dette hvis du vil, men du må fortsatt klikke på tekstlenken i e-posten for å godta invitasjonen.
Hvordan bruke Outlook Teams Opprettelse og deling av arrangementer
Microsoft Teams krever en Microsoft-konto for å bruke. Vanligvis vil bedriften eller organisasjonen din gi deg en ny Microsoft-konto som kan brukes til å få tilgang til Microsoft Teams og en rekke andre Microsoft Office-tjenester.
E-posten knyttet til denne Microsoft-kontoen kan brukes til å logge på Outlook, og fordi denne kontoen også brukes til å få tilgang til Teams, kan kalendermøter opprettes i Outlook og automatisk synkroniseres med Microsoft Teams.
For at dette skal fungere, må du bruke samme Microsoft-konto for Outlook og Microsoft Teams. Du kan for eksempel ikke bruke din personlige Outlook-e-postkonto til å opprette en hendelse for en Microsoft Teams-arbeidskalender.
Dette kan gjøres både med Outlook-appene og via nettopplevelsen, og hele prosessen er nesten identisk med hvordan du vil ha et møte i Microsoft Teams som vist ovenfor.
For å få tilgang til kalenderen i Outlook, klikk på Calendar-ikonet nederst i venstremenyen. Når kalenderen er åpen, klikker du på en dag for å starte prosessen med å opprette arrangement.
Hvis du vil at et arrangement laget i Outlook skal registreres i Teams, må du aktivere bryteren ved siden av Teams-møtet, som du finner ved siden av Søk etter et rom eller sted tekst. Hvis du ikke gjør det, aktiveres ikke Microsoft Teams delte kalenderfunksjonalitet, og arrangementet vil ganske enkelt være en grunnleggende hendelse i Outlook-kalenderplanen din.
Slik deler du enda en kalender i Microsoft Teams
Mens Microsoft Teams har sin egen innebygde kalenderfunksjon, er det også mulig å importere flere kalendere fra Outlook, Google eller en hvilken som helst annen planleggingstjeneste som gir en delbar nettadresse for sine kalendere.
Dette kan være nyttig hvis teamet ditt bruker en annen app eller tjeneste for å administrere hendelser utenfor Microsoft Office-økosystemet.
Dette eksemplet bruker Google Kalender, men prosessen er identisk for andre slike tjenester.
- Åpne Google Kalender i en nettleser som vanlig.
-
Hold musepekeren over et kalendernavn slik at de tre prikkene vises til høyre for navnet. Klikk på three dots for å åpne menyen.
Image -
Klikk Settings.
Image -
Klikk på nettadressen under Offentlig URL til denne kalenderen og trykk Ctrl + Vfor å kopiere den til utklippstavlen.
Image -
Åpne Microsoft Teams og gå til en gruppe eller chat som du vil legge til kalenderen i.
Image -
Klikk +-symbolet øverst på skjermen.
Image -
Klikk Nettsted.
Image -
Lim inn kalenderadressen din i URL-feltet.
Image Du kan også legge til et egendefinert navn for det ved å skrive inn Fanenavn-feltet og velge om du vil varsle gruppen om kalenderens tillegg ved å merke av i boksen ved siden av Legg ut på kanalen om denne fanen.
-
Klikk Lagre.
Image Kalenderen din vil nå bli delt i Microsoft Teams og være synlig for alle i denne nye egendefinerte fanen.
Slik redigerer du et Microsoft Teams-møte
For å redigere et Microsoft Teams-møte som du har opprettet eller har tilgang til, er alt du trenger å gjøre å klikke på det fra kalenderen din i Microsoft Teams-appen og gjøre endringene i de aktuelle feltene.
Du kan legge til eller fjerne deltakere, endre tid eller sted, og også redigere hendelsesnavnet og beskrivelsen. Bare sørg for å klikke Send Update når du er ferdig for å lagre endringene.
Hvis endringene ikke vises for deg eller teammedlemmene dine, prøv å lukke appen helt og åpne den på nytt.
Du kan også redigere Teams-hendelser i Outlook ved å åpne hendelsen i kalenderen og deretter klikke Edit.
