Key takeaways
- Arbeidere multitasker ofte i møter, og sjansen for det øker etter hvert som et møte trekker ut.
- Ikke all multitasking er imidlertid dårlig, og "positiv multitasking" kan forbedre produktiviteten.
- Eksterne arbeidsplattformer kan legge til nye funksjoner som skyver arbeidere mot oppgaver som er relevante for et møte.
Hvis du jobber eksternt, er det en god sjanse for at du har gjort flere oppgaver under et møte den siste uken – og du er neppe alene.
Et nytt papir utgitt av Microsoft setter tall på problemet. Mens multitasking var sjelden i korte, små møter, steg det til nesten universelle nivåer i møter som varte i mer enn en time. Det er imidlertid ikke bare dårlige nyheter: avisen, som fokuserte på bruken av Microsoft Teams, foreslår flere måter arbeidere kan forbedre fokuset på.
"FocusAssist for Windows har allerede sendt og kan være til stor hjelp her," sa Dr. Mary Czerwinski, en partnerforsker og forskningssjef hos Microsoft, over e-post. "Å planlegge fokustid gjennom Cortana er et annet tilgjengelig alternativ i Outlook."
Hva skal en fjernarbeider gjøre?
Multitasking i et møte blir ofte sett på som uhøflig eller kontraproduktivt, og avisen fant at dette noen ganger viste seg å være sant. Forskerne argumenterer imidlertid for et mer komplekst poeng. Ikke all multitasking er negativ, og verktøy kan brukes til å veilede fjernarbeidere mot positive resultater.
Deltakerne beskrev fordelene med positiv multitasking i en anonym dagbok. «Jeg har vært mindre frustrert over møter som ikke var særlig nyttige for meg,» sa en.
Andre sa at de setter pris på valget om å følge nøye med når det er nødvendig, og deretter fokusere andre steder når det ikke er det. Deltakerne sa at multitasking hjalp dem med å finne informasjon, som relaterte filer eller e-postutveksling, relevant for et møte.
… et stønnende 80-minutters maraton er over seks ganger mer sannsynlig å oppmuntre til multitasking.
Dr. Czerwinski sa at eksterne arbeidere som bruker Microsoft Teams eller Windows kan henvende seg til Focus Assist og Focus Time for å fjerne distraksjoner som ikke er relevante for et møte og sette av tid til å fokusere på spesifikke oppgaver. Avisen favoriserer ethvert verktøy som skyver eksterne krav til arbeidernes oppmerksomhet til side mens de er i et møte.
Nye, bedre funksjoner i eksterne arbeidsplattformer kan gå enda lenger for å oppmuntre til positiv multitasking. Papiret foreslår en møtespesifikk "fokusmodus" for å hjelpe arbeidere med å multitaske på måter som er relevante for et møte, som å åpne e-poster eller filer i et møtes grensesnitt i stedet for et annet vindu eller program. Dette vil oppmuntre til positiv multitasking samtidig som man eliminerer distraksjoner som finnes i andre programmer.
Forskerne foreslår også forbedrede agendaverktøy som lar arbeidere forlate møter tidlig eller bli med på midtmøtet hvis bare deler av møtet er relevant. Dette kan bekjempe erkefienden til enhver oppmerksomhetsperiode: lange, kjedelige møter.
Fjernarbeidere trykker ut i lange møter
Multitasking var ikke spesielt vanlig når alle møter ble samlet: Omtrent 30 % av møtene involverte multitasking via e-post, og omtrent 24 % så filmultitasking.
Men det endret seg med varigheten. Ikke overraskende viste møter som var kortere enn 20 minutter få tilfeller av multitasking, men økte med sjokkerende hastighet som møtemedisin.
Et møte på 20 til 40 minutter hadde nesten dobbelt så stor sannsynlighet for å få deltakerne på jakt etter annet arbeid, og et stønnende 80-minutters maraton var over seks ganger større sannsynlighet for at arbeidere ble distrahert.
Møtestørrelse - som i, antall personer som deltok - var også avgjørende. En-til-en-møter oppmuntret til minst mulig multitasking, og en tredje person endret nesten ikke resultatet. Men å dykke inn i andre oppgaver ble sannsynlig ettersom flere ansikter dukket opp i en videosamtale. Multitasking var over dobbelt så sannsynlig i et møte med 10 eller flere personer.
En deltaker beskrev en gjenkjennelig motivasjon. "I de store møtene, som rådhus, har jeg en tendens til å stoppe opp og faktisk lytte når noe av interesse blir sagt," sa deltakeren. "Resten av tiden ser det ut til at jeg ikke fokuserer på jobb i det hele tatt."
Dataene inkluderte et annet svakere, men mer overraskende resultat: planlagte møter er dårlige nyheter. Et planlagt møte var rundt halvannen ganger mer sannsynlig å oppmuntre til multitasking enn et ad hoc-møte. Av planlagte møter var gjentakende møter det mest fruktbare grunnlaget for distraksjon.
"Hvordan eksterne møter planlegges og struktureres er vesentlig forbundet med når og i hvilken grad folk deler oppmerksomheten," konkluderer avisen. Så før du trykker send på en timelang møteinvitasjon, må du vurdere på nytt – med mindre du vil gi kolleger tid til å tømme innboksen.
