Forstå makroer i Microsoft Word

2024 Forfatter: Abigail Brown | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 06:57

En makro er en rekke kommandoer som tas opp slik at den kan spilles av (utføres) på et senere tidspunkt. Makroer er flotte for å redusere mengden arbeid du må gjøre på en rekke trinn som du utfører ofte. Slik lager og tester du en makro i Microsoft Word.

Instruksjonene i denne artikkelen gjelder for Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 og Word 2010.

Hvorfor bruke en makro

Med en makro kan du få de samme resultatene ved å klikke på en kommando i stedet for å gå gjennom alle trinnene. Noen måter å bruke makroer for å øke produktiviteten din inkluderer:

• Sett inn firmalogo og navn i en bestemt skrifttype.
• Sett inn en tabell du må lage regelmessig.
• Formater et dokument med visse egenskaper, for eksempel sidenummerering og doble avsnitt.

Å lage og bruke makroer er en lært ferdighet, men den resulterende effektiviteten er vel verdt innsatsen.

Opprett en makro

Det er mer enn 950 kommandoer i Word, hvorav de fleste er på menyer og verktøylinjer og har hurtigtaster tilordnet. Noen av disse kommandoene er imidlertid ikke tilordnet menyer eller verktøylinjer som standard. Før du oppretter din egen Word-makro, sjekk om den eksisterer og kan tilordnes til en verktøylinje.

For å se kommandoene som er tilgjengelige i Word, følg disse trinnene:

1. Velg View-fanen.

   

2. Velg Macros.

   

3. Velg Se makroer.

   Eller trykk Alt+F8 snarveistasten for å få tilgang til Macros dialogboksen.

   

4. Velg Makroer i rullegardinpilen og velg Word Commands.

   

5. I den alfabetiske listen over kommandonavn, uthev et navn for å vise en beskrivelse av kommandoen nederst i Macros-dialogboksen under Descriptionetikett.

   

Hvis kommandoen du ønsker å lage eksisterer, ikke duplisere den med din egen Word-makro. Hvis den ikke eksisterer, fortsett med å lage din Word-makro.

Plan for effektive ordmakroer

Det viktigste trinnet for å lage effektive Word-makroer er nøye planlegging. Denne planleggingen inkluderer å ha en klar ide om hva du vil at Word-makroen skal utføre, hvordan den vil gjøre ditt fremtidige arbeid enklere, og omstendighetene du har tenkt å bruke den under.

Når du har disse tingene i tankene, planlegg de faktiske trinnene. Dette er viktig fordi opptakeren vil huske alt du gjør og inkludere det i makroen. For eksempel, hvis du skriver noe og deretter sletter det, hver gang du kjører den makroen, vil Word gjøre den samme oppføringen og deretter slette den, noe som gjør en slurvete og ineffektiv makro.

Når du planlegger makroene dine, er det noen ting du bør vurdere:

• Planlegg kommandoene og rekkefølgen du vil at makroen skal utføre kommandoene i.
• Kjenn hurtigtastene for kommandoene du planlegger å bruke. Dette er spesielt viktig for navigering siden du ikke kan bruke musen til navigering innenfor dokumentområdet når du kjører opptakeren. Videre vil du lage en slankere makro hvis du bruker en snarvei i stedet for piltastene.
• Plan for meldinger som Word kan vise, og som vil stoppe makroen.
• Bruk så få trinn som mulig for å holde makroen effektiv.
• Gjør minst én testkjøring før du starter opptaket.

Etter at du har planlagt Word-makroen og gjennomført en gjennomgang, er du klar til å ta den opp. Hvis du har planlagt makroen din nøye, vil opptak av den for senere bruk være den enkleste delen av prosessen. Den eneste forskjellen mellom å lage en makro og jobbe med dokumentet er at du må trykke på noen ekstra knapper og gjøre et par valg i dialogbokser.

Ta opp makroen

Når du begynner å ta opp en makro, har musepekeren et lite ikon som ser ut som et kassettbånd ved siden av seg, noe som indikerer at Word tar opp handlingene dine. Du kan deretter følge trinnene du la ut i planleggingsfasen. Når du er ferdig, trykker du på Stopp-knappen (det er den blå firkanten til venstre). Når du trykker på Stop-knappen, er Word-makroen klar til bruk.

Slik tar du opp en makro.

1. Gå til View-fanen, velg Macros, og velg deretter Record Macro for å åpne dialogboksen Record Macro.

   

2. I tekstboksen Makronavn skriver du inn et unikt navn.

   Navn kan inneholde opptil 80 bokstaver eller tall (ingen symboler eller mellomrom) og må begynne med en bokstav. Navnet bør være unikt slik at du kan finne ut hva det gjør uten å måtte referere til beskrivelsen.

3. I tekstboksen Description skriver du inn en beskrivelse av handlingene makroen utfører.

   

4. Velg om du vil at makroen skal være tilgjengelig i alle dokumenter eller bare i gjeldende dokument. Hvis du velger å begrense tilgjengeligheten til kommandoen, merker du dokumentnavnet i rullegardinmenyen Lagre makro i..

   Som standard gjør Word makroen tilgjengelig for alle dokumentene dine, og du vil sannsynligvis finne ut at dette er mest fornuftig.

   

5. Når du har lagt inn informasjonen for makroen, velg OK. Record Macro Toolbar vises i øvre venstre hjørne av skjermen.

   

For å sette opptaket på pause, velg Pause Recording/Resume Recorder-knappen (det er den til høyre). For å gjenoppta opptaket, velg det på nytt.

Test makroen

Hensikten bak å lage makroer i Word er å få fart på arbeidet ditt ved å legge repeterende oppgaver og komplekse sekvenser av kommandoer til fingerspissene. Kontroller at makroen din kjører som tiltenkt ved å teste makroen.

1. For å kjøre makroen, trykk Alt+F8 snarveistasten for å vise Macros dialogboksen.

   

2. Uthev makroen i listen, og velg deretter Run.

   

Hvis du ikke ser makroen, sørg for at riktig plassering er i Makroer i-boksen.

Opprett tastatursnarveier for makroer

Hvis du opprettet flere makroer, tar det tid å søke gjennom dialogboksen Macros. Hvis du tilordner makroer en hurtigtast, kan du omgå dialogboksen og få tilgang til makroen direkte fra tastaturet på samme måte som du bruker hurtigtaster for å få tilgang til andre kommandoer i Word.

1. Velg Fil, og velg deretter Options.

   

2. I dialogboksen Word Options, gå til venstre rute og velg Custom Ribbon.

   

3. Velg Customize.

   

4. I Categories-listen, rull ned til Macros og velg makroen du vil opprette en ny snarvei for.

   Hvis makroen for øyeblikket har en hurtigtast tilordnet, vil snarveien vises i boksen under Current keys-etiketten.

   

5. Hvis ingen snarveistast er tilordnet makroen, eller hvis du vil lage en andre hurtigtast for makroen, velg Trykk ny snarvei tekstboks.

   

6. Skriv inn hurtigtasten du vil bruke for å få tilgang til makroen din.

   Hvis snarveistasten er tilordnet en kommando, sier en melding Currently assigned to etterfulgt av navnet på kommandoen. Enten tilordne hurtigtasten på nytt ved å fortsette, eller velg en ny snarvei.

7. Velg rullegardinpilen Lagre endringer i og velg Normal for å bruke endringen på alle dokumenter som er opprettet i Word.

   For å bruke hurtigtasten bare i gjeldende dokument, velg dokumentnavnet fra listen.

   

8. Velg Tildel.

   

9. Velg Close for å lagre endringene dine.