Å miste viktige dokumenter som du har brukt så mye tid på å lage er frustrerende, spesielt hvis du er som de fleste brukere, som lager dokumenter direkte på datamaskinen og ikke har fordelen av en håndskrevet kopi.
Her er seks måter å holde tekstbehandlede dokumenter på.
Lagre aldri dokumentene dine på OS-stasjonen
Mens de fleste tekstbehandlere lagrer filene dine i Mine dokumenter-mappen, er dette det verste stedet for dem. Enten det er et virus eller programvarefeil, påvirker de fleste datamaskinproblemer operativsystemet, og ofte er den eneste løsningen å formatere stasjonen på nytt og installere operativsystemet på nytt. I slike tilfeller vil alt på harddisken gå tapt.
Å installere en ekstra harddisk på datamaskinen din er en relativt rimelig måte å løse dette problemet på. En annen intern harddisk vil ikke bli påvirket hvis operativsystemet er ødelagt, og den kan til og med installeres på en annen datamaskin hvis du trenger å kjøpe en ny.
Hvis du er skeptisk til å installere en ekstra intern stasjon, er en ekstern harddisk et utmerket alternativ. En ekstern stasjon kan kobles til hvilken som helst datamaskin når som helst ved å koble den til en USB- eller FireWire-port. Mange eksterne stasjoner har også den ekstra fordelen med ett-trykks eller planlagte sikkerhetskopier; du spesifiserer mappene og tidsplanen, og programvaren tar seg av resten.
bunnlinjen
Å lagre filene dine på et annet sted enn operativsystemet ditt er ikke nok. du må lage regelmessige sikkerhetskopier av filene dine. Øk sjansene dine for å kunne hente en fil ved å ta en ekstra sikkerhetskopi av den. Hvis dataene er viktige, bør du vurdere å lagre en sikkerhetskopi i et brannsikkert hvelv.
Vær oppmerksom på e-postvedlegg
Selv om du er sikker på at de ikke inneholder virus, kan e-postvedlegg føre til at du mister data. Hvis du for eksempel mottar et dokument med samme navn som et på stasjonen din, og e-postprogramvaren er satt til å lagre vedlegg på samme sted, risikerer du å overskrive filen som allerede er der. Dette skjer ofte når du samarbeider om et dokument og kolleger sender oppdateringer via e-post.
Angi e-postprogrammet ditt til å lagre vedlegg på et unikt sted, eller, unntatt det, tenk deg om to ganger før du lagrer et e-postvedlegg på harddisken din.
Vær oppmerksom på brukerfeil
Benytt deg av sikkerhetstiltak som er inkludert i tekstbehandleren din, for eksempel versjonsfunksjoner og sporede endringer. En vanlig måte brukere mister data på er når de redigerer et dokument og ved et uhell sletter deler. Etter at dokumentet er lagret, går delene som er endret eller slettet tapt med mindre du har aktivert funksjoner som lagrer endringer for deg.
Hvis du ikke ønsker å håndtere de avanserte funksjonene, bruk F12-tasten før du begynner å jobbe med å lagre filen under et annet navn. Det er ikke så organisert som noen av de andre metodene, men det er en nyttig metode.
Go to the Cloud
Lagre filer og sikkerhetskopier av dem i skyen blir mer vanlig. Skylagring tilbyr mange fordeler, som generøse plasstildelinger, brukervennlighet, tilgang uansett hvor du er og hvilken enhet du bruker, og pålitelighet.
Skylagringstjenester sikkerhetskopierer serverne deres, så det er et dobbelt lag med beskyttelse for filer som er lagret på denne måten. Av disse grunner er skylagring i økende grad det beste alternativet for folk flest.
Det finnes flere vanlige gratis alternativer:
- Google Disk tilbyr 15 GB med hver Google-konto.
- Mac-brukere får 5 GB med iCloud, som er innebygd i alle Apple-enheter.
- Microsoft gir 5 GB plass med OneDrive, som kommer med Microsoft 365- og Xbox-kontoer.
Hvis du trenger mer lagringsplass, tilbyr tjenestene ovenfor betalings alternativer, i likhet med andre skylagringsselskaper.
Behold papirkopier av dokumentene dine
Det vil ikke hindre deg i å måtte skrive og formatere dokumentet på nytt, men å beholde en trykt kopi av et viktig dokument vil i det minste sikre at du har innholdet i filen, og det er bedre enn å ha ingenting i det hele tatt.
