What to Know
- Du kan opprette en i MS 365-administrasjonssenteret under Grupper > Delte postbokser. Velg Legg til en postboks og følg trinnene derfra.
- Alle som er tildelt en delt Microsoft Office 365-postboks har tilgang til alt i den: innkommende e-poster, svar, videresendinger osv.
- Office 365-brukere trenger et Microsoft Exchange Online-abonnement for å få tilgang til delt e-post.
Denne artikkelen forklarer hvordan du legger til brukere i en delt Outlook-postboks, og hvordan du bruker delte postbokser i Outlook, på nettet og fra en mobilapp. Disse instruksjonene gjelder for Office 365 for Windows og macOS; Outlook 2019, 2016, 2013 og 2010; Outlook for iOS og Android; og Outlook på nettet.
Hvordan lage en delt postboks i Office 365
Du kan opprette så mange delte postbokser du trenger, men hver bruker du tilordner til postkassen må ha et Microsoft 365-abonnement. Slik setter du opp en delt postboks:
-
Logg på administrasjonssenteret for Microsoft 365 med den globale administratorkontoen for Microsoft 365 eller påloggingsinformasjonen for Exchange-administratorkontoen.
Microsoft 365-administrasjonssenteret var tidligere kjent som Office 365-administrasjonssenteret.
-
Velg Grupper > Delte postbokser i navigasjonsruten.
Image - Velg Legg til en postboks på Delte postbokser-siden.
-
På Add a postbox-siden skriver du inn et navn for den delte postkassen i Name-feltet.
Image -
Et postboksalias opprettes automatisk i Email-feltet, men du kan endre aliaset hvis du vil. Når du har gitt navn til den delte postkassen, velg Add.
Image - Velg Legg til medlemmer i denne postboksen under Neste trinn.
- Velg Legg til medlemmer på Add Shared Mailbox members-siden.
-
Under Members, merk av i boksen ved siden av hver person som skal ha tilgang til den delte postkassen. Når du er ferdig, velg Lagre og deretter Close.
Hvis du ikke ser en persons navn i listen, velg Søk og skriv inn personens navn.
Slik lagrer du sendt e-post i den delte postboksen
Når en bruker sender en e-postmelding fra den delte postkassen, lagres en kopi av meldingen i brukerens Sendte elementer-mappe, ikke i den delte postkassen. Hvis du vil lagre disse e-postene i den delte postkassen, må du redigere innstillingene for den delte postkassen.
For å lagre sendte e-postmeldinger i den delte postkassen, fullfør følgende trinn:
- Logg på administrasjonssenteret for Microsoft 365 og velg Grupper > Delte postbokser i navigasjonsruten.
- Velg din delte postkasse.
-
Velg Rediger ved siden av Sendte elementer.
Image - Sett både Kopier elementer sendt som denne postboksen og Kopier elementer sendt på vegne av denne postboksen til On , og velg deretter Lagre.
Hvordan bruke den delte postboksen i Outlook 2016, Outlook 2013 og Outlook 2010
Når du setter opp den delte postkassen, trenger ikke andre brukere å gjøre noe for å vise den delte postkassen i skrivebordsversjonen av Outlook. Den delte postkassen vises automatisk i Outlook-sidefeltet.
For å sende en e-post fra den delte postkassen, fullfør følgende trinn:
- Velg Hjem-fanen øverst i Outlook.
-
Velg Ny e-post for å opprette en ny melding.
Image - Velg Fra i den nye e-postmeldingen, og velg deretter den delte postkassen.
- Skriv inn meldingen og velg Send.
Hvordan få tilgang til den delte postboksen i Outlook på nettet
Hvis du vil jobbe med den delte postkassen i en nettleser, må du legge til postkassen manuelt. For å legge til den delte postkassen i Outlook på nettet, fullfør følgende trinn:
- Logg på Microsoft 365-kontoen din, og velg deretter Outlook-appen.
- Høyreklikk Folders (eller postkassenavnet) i navigasjonsruten, og velg deretter Legg til delt mappe.
- Skriv inn e-postadressen til den delte postboksen i dialogboksen Add shared folder, og velg deretter Add.
Hvordan legge til delte postbokser i Outlook Mobile App
Hvis du vil ha tilgang til en delt postboks fra smarttelefonen eller nettbrettet, følg disse trinnene:
- Start Outlook-appen for iOS eller Android og logg på kontoen din.
-
Trykk Legg til konto i venstre rute, og trykk deretter Legg til en delt postboks.
Hvis du har flere Outlook-kontoer, velg den som har tilgang til den delte postkassen.
-
Skriv inn e-postadressen. Når prosessen er fullført, bør du se din delte postkasse under kontoene dine i Outlook-appen.
Hvis du vil fjerne en delt postboks fra Outlook-appen, gå til Settings > Accounts, trykk deretter på den delte postboksen og velg Slett konto.
Hva er en delt postboks i Office 365?
Hver person som er tilordnet en delt Office 365-postboks har full tilgang til alle meldingene i den. Medlemsbrukere kan lese innkommende e-poster, svare på meldinger, videresende meldinger og se hvordan andre har svart.
Når et teammedlem svarer på en e-postmelding fra den delte postkassen, sendes e-posten fra den delte adressen i stedet for den enkeltes e-postadresse, slik at alles informasjon forblir konfidensiell. Når det er sagt, har delte postbokser vanligvis ikke brukernavn eller passord, noe som skaper noen sikkerhetsproblemer.
Hvorfor bruke en delt postboks?
Delte postbokser er ideelle for kundeservice eller markedsavdelinger som ønsker at innkommende e-postmeldinger skal besvares av neste tilgjengelige teammedlem. Delte postkasser kommer også med en delt kontaktliste og en delt kalender, slik at medlemmer av gruppen kan opprette avtaler på et sentr alt sted som alle medlemmer kan se.
