En Access-database består av en eller flere tabeller som inneholder relatert informasjon. Når du har opprettet en så tom database, kan du jobbe deg gjennom alle tabellene for å fylle dem med informasjon.
Dette kan imidlertid bli kjedelig og forvirrende. Det er vanskelig å følge relasjoner mellom data i tabeller mens du prøver å legge inn data. Tilgangsinnspillskjemaer er et verdifullt verktøy for dette. Du kan designe inndataskjemaer slik at du kan legge inn data i et logisk format
La oss starte med å lage noen enkle tabeller, og deretter bygge et Access-inndataskjema på toppen av disse.
Instruksjonene i denne artikkelen gjelder for Access 2019, Access 365, 2016, 2013 og 2010 med mindre annet er angitt.
Opprette tabeller i Access
Før du kan opprette et Access-inndataskjema, må du opprette noen få tabeller som skjemadataene dine skal gå inn i.
Microsoft Access er flott for små bedrifter. Så for dette eksempelet vil du opprette en Access-database for sporing av salgsinformasjon.
Denne databasen vil inneholde informasjon om salgspersonalet ditt, månedlige salg og månedlige utgifter.
For å bygge bordet ditt i Access:
-
Lanser en ny database i Access. Du vil se et tomt Tabell1.
Image -
Velg Klikk for å legge til, og legg til fem felt. Lag én kort tekst, én lang tekst, ett stort tall, én kort tekst og to valutafelt.
Image -
Høyreklikk på hvert felt, velg Rename Field og skriv inn det nye feltnavnet. Navngi hvert felt Selgerens navn, adresse, telefonnummer, måned, salg og utgifter.
Image - Når du har gitt nytt navn til alle feltene, er du klar til å gå videre til neste trinn.
Nå som tabellen din er klar for data, er det på tide å lage et skjema for å legge inn alle dataene.
Det store tallfeltet er bare tilgjengelig i Access 2019 eller senere. I tidligere versjoner av Access må du bruke et strengfelt for å registrere data som et telefonnummer.
Opprett et tilgangsskjema
Du begynner med å lage et enkelt skjema som lar deg jobbe med Table1-tabellen.
Her er den trinnvise prosessen for å lage det nye inndataskjemaet:
-
Velg Create i menyen, og velg Form Wizard.
Image -
Velg >>-knappen for å velge alle feltene i tabellen.
Image - Velg Next-knappen for å fortsette.
-
Velg skjemaoppsettet du ønsker. Justified er et godt, attraktivt utgangspunkt. Husk at dette bare er et utgangspunkt. Du kan endre skjemaets faktiske utseende senere i prosessen.
Image - Velg Next-knappen for å fortsette.
- Gi skjemaet en tittel, og velg deretter den aktuelle alternativknappen for å enten åpne skjemaet i "Skjermbilde av fullføring av tilgangsskjemaveiviseren." id=mntl-sc-block-image_1-0-6 /> alt="
-
Velg Finish-knappen for å generere skjemaet.
Using the Form
Når du har opprettet skjemaet, kan du samhandle med det som du vil.
Layoutvisningen lar deg tilpasse utseendet til spesifikke felt og selve skjemaet. "Skjermdump av bruk av et tilgangsskjema." id=mntl-sc-block-image_1-0-8 /> alt="
Når du trykker på Tab-tasten i det siste feltet, lagrer den den siste posten du redigerte i tabellen og flytter til neste tomme post.
Bruk det nye Access-inndataskjemaet for å legge inn noen få poster i tabellen.
Du vil se at bare ved å skrive inn skjemadata og trykke på tab, kan du raskt legge inn mange poster i tabellen uten mye anstrengelse.
Som du kan se, er det mye raskere å legge inn data ved hjelp av et Access-inndataskjema enn å prøve å legge inn data direkte i en Access-tabell.
Endre tabelldata
I tillegg til å legge til nye data i en tabell, lar et Access-inndataskjema deg også endre data som allerede er i en tabell.
Slik fungerer det:
-
Rull frem og tilbake gjennom postene ved å bruke < eller >-ikonene, eller bruk Searchfelt for å søke etter data i et hvilket som helst felt i tabellen.
Image - Velg Lagre i Records-gruppen i Hjem-menyen. Eller du kan trykke tabulator i det siste skjemafeltet. Begge disse alternativene vil lagre endringen.
-
Bruk >-ikonet med en stjerne til høyre for å hoppe umiddelbart for å legge inn en ny post uansett hvilken post du ser på.
Image - Når du har nok data, kan du begynne å legge til og koble til nye tabeller og lage nyttige rapporter.
Microsoft Access er et veldig kraftig verktøy for å spore alt fra et personlig bokbibliotek til hele den lille bedriften din. Skjemaer gir deg mye enklere tilgang til alle dataene du har lagret i Access-tabellene dine.
