Å legge inn data riktig i et regneark første gang unngår problemer senere og gjør det enklere å bruke mange av Excels verktøy og funksjoner som formler og diagrammer. Denne opplæringen dekker grunnleggende gjøremål og ikke-måter for å legge inn data i regnearkprogrammer som Excel, Google Sheets og Open Office Calc.
Instruksjonene i denne artikkelen gjelder for Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Mac, Excel for Microsoft 365 og Excel Online.
Excel Data Entry Overview
Excel-regneark er kraftige analyseverktøy som lagrer store mengder data. Sørg for at dataene dine vises og analyseres riktig ved å bruke gode fremgangsmåter i Excel for dataregistrering.
Dette er de beste tingene du bør huske på når du bruker Excel:
- Gjør planlegg regnearket ditt.
- Ikke la være tomme rader eller kolonner når du legger inn relaterte data.
- Gjør lagre ofte og lagre på to steder.
- Ikke bruk tall som kolonneoverskrifter og ikke ta med enheter med dataene.
- Gjør bruk cellereferanser og navngitte områder i formler.
- Ikke la celler som inneholder formler være ulåste.
- Gjør sortere dataene dine.
Planlegg regnearket ditt
Når du legger inn data i Excel, er det lurt å planlegge før du begynner å skrive. Bestem hvordan regnearket skal brukes, hvilke data det skal inneholde, og hva som skal gjøres med disse dataene. Disse avgjørelsene påvirker den endelige utformingen av regnearket betydelig.
Planlegging før skriving sparer tid senere hvis regnearket må omorganiseres for å gjøre det mer effektivt.
Her er noen punkter du bør vurdere når du planlegger Excel-arbeidsbøkene:
- Hva er formålet med regnearket?
- Hvor mye data vil regnearket inneholde?
- Er diagrammer nødvendig?
- Vil regnearket skrives ut?
bunnlinjen
Formålet med regnearket bestemmer plasseringen av dataene, da den mest kritiske informasjonen må være synlig og lett tilgjengelig. Hvis dataene dine krever beregninger, bestemmer beregningene hvilke formler og funksjoner som trengs og hvor formlene skal legges inn.
Hvor mye data vil regnearket inneholde?
Mengden data regnearket vil inneholde i utgangspunktet og hvor mye som vil bli lagt til det senere, bestemmer antall regneark du trenger for arbeidsboken.
Her er noen tips:
- Ikke spre dataene dine for mye. Når data finnes i flere regneark, kan spesifikk informasjon være vanskelig å finne. Beregninger som spenner over flere regneark eller arbeidsbøker påvirker Excels ytelse.
- For store regneark, vis betydelige kolonnetotaler over kolonneoverskriftene, i stedet for nederst i regnearket for å finne sammendragsinformasjon raskt.
Trenges diagrammer?
Hvis alle eller deler av dataene skal brukes i et diagram eller diagrammer, kan det påvirke utformingen av informasjonen.
Følg disse beste fremgangsmåtene når du bruker diagrammer:
- Avhengig av typen diagram, kan det hende at dataene må grupperes annerledes. Lag for eksempel et sammendragsområde for sektordiagrammer.
- For store regneark, flytt diagrammer til separate sider slik at regnearkene ikke blir overfylt med data og bilder.
Vil regnearket skrives ut?
Hvordan du organiserer dataene avhenger av hvordan dataene skal skrives ut. Vil alle dataene bli skrevet ut eller bare noen av dataene? Vil dataene bli skrevet ut i stående eller liggende layout?
Når du skriver ut regneark, bør du huske på disse tipsene:
- Hvis regnearket skrives ut med stående visning på papir i Letter-størrelse (8,5" x 11"), plasser mesteparten av dataene i rader under noen få kolonner. På denne måten er overskriftene synlige på ett ark.
- Hvis regnearket er skrevet ut på flere ark, skriv ut kolonneoverskrifter øverst på hver side. Kolonneoverskrifter gir en oversikt over dataene og gjør dataene mer tilgjengelige og enkle å lese.
- Hvis flere kolonner med data skrives ut, bruk liggende layout for å holde alle overskrifter på én side. Igjen, hvis det er behov for flere ark, skriv ut kolonneoverskriftene øverst på hver side.
- Hvis regnearket inneholder diagrammer, flytt diagrammene til et eget ark før du skriver ut arbeidsboken.
Ikke la tomme rader eller kolonner når du legger inn relaterte data
Tomme rader eller kolonner i datatabeller eller relaterte dataområder gjør det vanskelig å bruke flere av Excels funksjoner riktig, som diagrammer, pivottabeller og spesifikke funksjoner.
Selv tomme celler i en rad eller kolonne som inneholder data kan forårsake problemer som vist i bildet nedenfor.
Fraværet av tomme mellomrom hjelper Excel med å oppdage og velge relaterte data ved bruk av en rekke funksjoner som sortering, filtrering eller Autosum.
Når du vil dele opp data for å gjøre det enklere å lese, bruk rammer eller formater overskrifter og etiketter. Bruk visuelle signaler som fet tekst, linjer og cellefarge for å skille og fremheve dataene.
Følg disse tipsene når du arbeider med data i rader og kolonner:
- Plasser en beskrivende overskrift øverst i den første kolonnen i tabellen med dataene under.
- Hvis det er mer enn én dataserie, skriv dem etter hverandre i kolonner (venstre mot høyre) med tittelen for hver dataserie øverst.
bunnlinjen
Selv om det er viktig å holde relaterte data sammen, er det også nyttig å skille urelaterte dataområder. La tomme kolonner eller rader mellom ulike dataområder eller andre data på regnearket, slik at Excel velger de riktige relaterte områdene eller datatabellene.
Lagre ofte
Betydningen av å lagre arbeidet ditt ofte kan ikke overvurderes, eller uttales for ofte. Hvis du bruker et nettbasert regneark som Google Sheets eller Excel Online, er det ikke noe problem å lagre. Disse programmene har ikke et lagrings alternativ. I stedet lagres regneark automatisk til skykontoen din med Autolagring-funksjonen.
For stasjonære regnearkprogrammer, lagre arbeidet ditt etter to eller tre endringer. Lagre for eksempel etter at du har lagt til data, formatert kolonneoverskrifter eller skrevet inn en formel. Lagre i det minste arbeidet ditt hvert annet eller tredje minutt.
Selv om stabiliteten til datamaskiner og dataprogramvare har forbedret seg drastisk over tid, krasjer fortsatt programvare, strømbrudd skjer, og noen ganger snubler andre i strømledningen og trekker den ut av stikkontakten. Og når ulykker skjer, øker tapet av data arbeidsmengden din når du rekonstruerer det du allerede har gjort.
Excel har en AutoSave-funksjon, som vanligvis fungerer veldig bra, men du bør ikke stole helt på den. Bli vant med å sikre dataene dine med hyppige lagringer.
Snarvei til lagring
Du trenger ikke å flytte musen til båndet og klikke på ikonene for å lagre arbeidet ditt. Ta i stedet for vane å spare ved å bruke hurtigtastkombinasjonen. Når du vil lagre regnearket, trykk Ctrl+ S.
Lagre på to steder
Det er også viktig å lagre dataene dine på to forskjellige steder. Den andre plasseringen er en sikkerhetskopi. Den beste sikkerhetskopien er en som er på en annen fysisk plassering enn den opprinnelige.
Når du lagrer en sikkerhetskopi av arbeidsbøkene dine, bør du vurdere å lagre filer på skykontoen din. Når arbeidsbøker er lagret på datamaskinen din og i skyen, vil du ikke bare ha en sikkerhetskopi i skyen, men skyen er designet med redundante sikkerhetskopier, noe som betyr at dataene dine lagres på flere servere.
skybaserte sikkerhetskopier
Igjen, å ta sikkerhetskopi trenger ikke å være en tidkrevende oppgave.
Hvis sikkerhet ikke er et problem, for eksempel hvis regnearket er en liste over DVD-ene dine, er det sannsynligvis tilstrekkelig å sende deg selv en kopi på e-post. Hvis sikkerhet er et problem, er skylagring et alternativ.
Når det gjelder nettbaserte regneark, sikkerhetskopierer programmets eiere sine servere, og dette inkluderer alle brukerdata. Men for å være sikker, last ned en kopi av filen til datamaskinen din.
Ikke bruk tall som kolonneoverskrifter og ikke inkluder enheter med dataene
Bruk overskrifter øverst i kolonner og i begynnelsen av rader for å identifisere dataene dine, overskrifter gjør operasjoner som sortering enklere. Men ikke bruk tall som 2012, 2013 og så videre, som overskrifter.
Som vist på bildet ovenfor, kan kolonne- og radoverskrifter som er tall, utilsiktet inkluderes i beregninger. Hvis formlene dine inneholder funksjoner som automatisk velger dataområdet for funksjonens argument, for eksempel Autosum, vil tall i kolonneoverskriftene forårsake et problem.
Vanligvis vil slike funksjoner, som også inkluderer AutoMax og AutoAverage, først se etter kolonner med tall og deretter se til venstre for en rad med tall. Alle overskrifter som er tall vil bli inkludert i det valgte området.
Tall som brukes som radoverskrifter kan forveksles som en annen dataserie hvis de velges som en del av et område for et diagram i stedet for som akseetiketter.
Formater tall i overskriftscellene som tekst eller lag tekstetiketter ved å sette en apostrof (') foran hvert tall, for eksempel '2012 og '2013. Apostrofen vises ikke i cellen, men den endrer nummeret til tekstdata.
Behold enheter i overskriftene
Ikke skriv inn valuta, temperatur, avstand eller andre enheter i hver celle med talldataene. Hvis du gjør det, er det en sjanse for at Excel eller Google Sheets vil se alle dataene dine som tekst.
Plasser i stedet enheter i overskriftene øverst i kolonnen for å sikre at disse overskriftene er i tekstformat og ikke skaper problemer.
Tekst til venstre, tall til høyre
En rask måte å finne ut om du har tekst- eller talldata er å sjekke justeringen av dataene i en celle. Som standard er tekstdata justert til venstre i Excel og Google Sheets, og talldata er justert til høyre i en celle.
Selv om denne standardjusteringen kan endres, bør formatering brukes etter at alle data og formler er angitt. Standardjusteringen gir deg en pekepinn om data er formatert riktig i regnearket.
Prosent- og valutasymboler
Den beste fremgangsmåten for å legge inn data i et regneark er å angi det vanlige tallet og deretter formatere cellen for å vise tallet riktig, for eksempel som en prosentandel eller som valuta.
Excel og Google Sheets gjenkjenner prosentsymboler som skrives inn i en celle sammen med tallet. Disse appene godtar også vanlige valutasymboler, for eksempel dollartegnet ($) eller britisk pundsymbol (£) hvis du skriver dem inn i en celle sammen med talldata, men andre valutasymboler, for eksempel den sørafrikanske randen (R), tolkes som tekst.
For å unngå potensielle problemer, skriv inn beløpet og formater deretter cellen for valuta i stedet for å skrive inn valutasymbolet.
Bruk cellereferanser og navngitte områder i formler
Både cellereferanser og navngitte områder kan og bør brukes i formler for å holde formler og hele regnearket fri for feil og oppdatert.
Cellereferanser er en kombinasjon av kolonnebokstaven og radnummeret til en celle, for eksempel A1, B23 og W987. Cellereferanser identifiserer plasseringen av data i et regneark.
Et navngitt område eller definert navn ligner på en cellereferanse ved at det brukes til å identifisere en celle eller et celleområde i et regneark.
Refererer til data i formler
Formler brukes i Excel for å utføre beregninger som addisjon eller subtraksjon.
Hvis faktiske tall er i formler som:
=5 + 3
Hver gang dataene endres, må du redigere formelen. Så hvis de nye tallene er 7 og 6, blir formelen:
=7 + 6
Alternativt, hvis du skriver inn data i cellene i regnearket, kan du bruke cellereferanser eller områdenavn i formelen i stedet for tallene.
Hvis du skriver inn tallet 5 i celle A1 og 3 i celle A2, blir formelen:
=A1 + A2
For å oppdatere dataene, endrer du innholdet i cellene A1 og A2, men beholder formelen som den er. Excel oppdaterer formelresultatene automatisk.
Denne metoden er nyttig når regnearket inneholder kompliserte formler og når flere formler refererer til samme data. Da vil du bare endre dataene på ett sted, som igjen oppdaterer formlene som refererer til dem.
Cellereferanser og navngitte områder gjør også regneark tryggere ved å beskytte formlene mot tilfeldige endringer samtidig som dataceller som endres er tilgjengelige.
bunnlinjen
En annen funksjon i Excel og Google Sheets er at cellereferanser eller områdenavn kan legges inn i formler ved å peke som innebærer å klikke på en celle for å legge inn referansen i formelen. Peking reduserer muligheten for feil forårsaket av å skrive feil cellereferanse eller feilstaving av et områdenavn.
Bruk navngitte områder for å velge data
Å gi et område med relaterte data et navn gjør det lettere å velge data som skal sorteres eller filtreres.
Hvis størrelsen på et dataområde endres, rediger det navngitte området med navnebehandlingen.
Ikke la celler som inneholder formler være ulåste
Etter å ha brukt så mye tid på å få formlene korrekte og bruke de riktige cellereferansene, gjør mange mennesker feilen ved å la disse formlene være sårbare for tilfeldige eller utilsiktede endringer.
Lås cellene som inneholder formlene dine hvis du bruker cellereferanser eller navngitte områder. Passordbeskytt om nødvendig cellene for å holde dem trygge.
Samtidig lar du cellene som inneholder dataene være ulåste, slik at brukerne kan legge inn endringer og holde regnearket oppdatert.
Beskyttelse av et regneark eller en arbeidsbok er en to-trinns prosess:
- Pass på at de riktige cellene er låst.
- Beskytt regnearket ved å legge til et passord.
Sorter dataene dine
Sorter dataene dine etter at du er ferdig med å legge dem inn. Å jobbe med små mengder usorterte data i Excel eller Google Sheets er vanligvis ikke noe problem, men etter hvert som regnearket blir større blir det vanskelig å jobbe effektivt med det.
Sorterte data er lettere å forstå og analysere. Noen funksjoner og verktøy, som VLOOKUP og SUBTOTAL, krever sorterte data for å gi nøyaktige resultater.
Sorter også dataene dine på forskjellige måter for å oppdage trender som ikke er åpenbare med det første.
Velg dataene som skal sorteres
Excel trenger å vite det nøyaktige området du trenger for å sortere, og identifiserer områder med relaterte data hvis det er:
- Ingen tomme rader eller kolonner innenfor et område med relaterte data.
- Blanke rader og kolonner mellom områder med relaterte data.
Excel bestemmer også om dataområdet har feltnavn og ekskluderer den raden fra sortering.
Det kan imidlertid være risikabelt å la Excel velge rekkevidde for sortering, spesielt med store datamengder som er vanskelige å kontrollere.
Bruk navn for å velge data
For å sikre at de riktige dataene er valgt, uthev området før du starter sorteringen. Hvis du planlegger å sortere det samme datautvalget gjentatte ganger, er den beste tilnærmingen å gi den et navn.
Når du sorterer et navngitt dataområde, skriv inn navnet i navneboksen, eller velg det fra den tilhørende rullegardinlisten. Excel fremhever automatisk riktig dataområde i regnearket.
Sortering av skjulte rader og kolonner
Excel inkluderer ikke skjulte rader og kolonner med data ved sortering, så disse radene og kolonnene må vises før sorteringen finner sted. For eksempel, hvis rad 7 er skjult innenfor et dataområde som skal sorteres, vil den forbli som rad 7 og vil ikke bli flyttet til riktig plassering i de sorterte dataene.
Det samme gjelder kolonner med data. Sortering etter rader innebærer omorganisering av kolonner med data, men hvis kolonne B er skjult før sorteringen, forblir den som kolonne B etter sorteringen.
Lagre tall som tall
Sjekk at alle tall er formatert som tall. Hvis resultatene ikke er som du forventet, kan kolonnen inneholde tall lagret som tekst og ikke som tall. Negative tall importert fra enkelte regnskapssystemer eller et tall som er angitt med en ledende apostrof ('), lagres for eksempel som tekst.
Når data raskt sorteres med A-Z eller Z-A-knappen, kan ting gå g alt. Hvis det er en tom rad eller tomme kolonner i dataene, vil noen av dataene sorteres og noen ikke. Den enkleste måten å sikre at du har valgt riktig dataområde før sortering, er å gi den et navn.
Hvis en enkelt celle er valgt, utvider Excel utvalget til et område (på samme måte som å trykke Ctrl+ Shift+ 8 ) avgrenset av én eller flere tomme kolonner og rader. Den undersøker deretter den første raden i det valgte området for å finne ut om den inneholder overskriftsinformasjon eller ikke.
Kolonneoverskrifter må oppfylle strenge retningslinjer før Excel gjenkjenner det som en overskrift. For eksempel, hvis det er tomme celler i overskriftsraden, kan Excel tro at det ikke er en overskrift. På samme måte, hvis overskriftsraden er formatert på samme måte som de andre radene i dataområdet, kan det hende at Excel ikke gjenkjenner overskriften. I tillegg, hvis en datatabell består av tekst og overskriftsraden ikke inneholder annet enn tekst, vil ikke Excel gjenkjenne overskriftsraden. overskriftsraden ser akkurat ut som en annen datarad i Excel.
Excel sorterer bare etter at området er valgt og Excel bestemmer om det er en overskriftsrad. Sorteringsresultatene avhenger av om Excel fikk både områdevalg og overskriftsradbestemmelse riktig. Hvis for eksempel Excel ikke tror at det er en overskriftsrad, blir overskriften sortert i hoveddelen av dataene.
For å sikre at dataområdet ditt gjenkjennes riktig, bruk Ctrl+ Shift+ 8snarvei for å se hva Excel velger. Hvis det ikke samsvarer med forventningene dine, kan du enten endre karakteren til dataene i tabellen eller velge dataområdet før du bruker Sort- dialogboksen.
For å sikre at overskrifter gjenkjennes riktig, bruk Ctrl+ Shift+ 8 snarvei for å velge dataområdet, og se deretter på den første raden. Hvis overskriften har tomme celler blant de som er valgt i den første raden, er den første raden formatert akkurat som den andre raden, eller du har valgt mer enn én overskriftsrad, så antar Excel at det ikke er noen overskriftsrad. For å rette opp dette, gjør endringer i overskriftsraden for å sikre at Excel gjenkjenner dem.
Hvis datatabellen din bruker overskrifter med flere rader, kan Excel ha problemer med å gjenkjenne dem. Problemet blir forsterket når du forventer at Excel skal inkludere tomme rader i den overskriften; det kan bare ikke gjøre det automatisk. Du kan imidlertid velge radene som skal sorteres før du utfører sorteringen. Med andre ord, vær spesifikk i hva du vil at Excel skal sortere; ikke la Excel gjøre antakelsene for deg.
Lagre datoer og klokkeslett som tekst
Hvis resultatene av sortering etter dato ikke blir som forventet, kan dataene i kolonnen som inneholder sorteringsnøkkelen inneholde datoer eller klokkeslett lagret som tekstdata i stedet for som tall (datoer og klokkeslett er formaterte talldata).
På bildet over havnet rekorden for A. Peterson nederst på listen, da den ut fra lånedatoen 5. november 2014 skulle ligge over rekorden for A. Wilson, som også har en lånedato 5. november. Årsaken til de uventede resultatene er at lånedatoen for A. Peterson er lagret som tekst, i stedet for som et tall.
Blandede data og raske sorteringer
Når du bruker hurtigsorteringsmetoden med poster som inneholder tekst- og talldata, sorterer Excel tall- og tekstdataene separat, og plasserer postene med tekstdata nederst på den sorterte listen.
Excel kan også inkludere kolonneoverskriftene i sorteringsresultatene, og tolke dem som bare en annen rad med tekstdata i stedet for som feltnavnene for datatabellen.
Sorteringsadvarsler
Når du bruker sorteringsdialogboksen, selv for sorteringer i én kolonne, kan Excel vise en advarsel om at den har støtt på data lagret som tekst og gir disse alternativene:
- Sorter alt som ser ut som et tall som et tall.
- Sorter tall og tall som er lagret som tekst separat.
Det første alternativet plasserer tekstdataene på riktig sted for sorteringsresultatene. Det andre alternativet plasserer postene som inneholder tekstdata nederst i sorteringsresultatene på samme måte som med raske sorteringer.
