Har du et stort Excel-regneark som du ikke kan lage hode eller haler av?
Det er på tide å organisere kontaktlisten din i en Microsoft Access-database. Det er mye enklere enn du kanskje forestiller deg, og du vil definitivt være fornøyd med resultatene. Denne opplæringen vil lede deg gjennom hele prosessen trinn-for-trinn. Hvis du ikke har ditt eget regneark og ønsker å følge veiledningen, kan du laste ned eksempelekselfilen som ble brukt til å generere opplæringen.
Create a New Access 2013 Database
Med mindre du har en eksisterende database som du bruker til å lagre kontaktinformasjon, vil du sannsynligvis lage en ny database fra bunnen av. For å gjøre dette, velg Blank Desktop Database-ikonet på skjermbildet Komme i gang med Microsoft Office Access. Du vil bli presentert med skjermen ovenfor. Gi databasen din et navn, velg Create-knappen, så er du i gang.
Start Excel-importprosessen
Velg Eksterne data-fanen øverst på Access-skjermen og dobbeltklikk Excel-knappen for å starte Excel-importprosessen.
Velg kilde og destinasjon
Deretter vil du bli presentert med skjermen vist ovenfor. Velg Bla gjennom-knappen og naviger til filen du vil importere. Når du har funnet riktig fil, velg Åpne-knappen.
På den nederste halvdelen av skjermen får du alternativer for importdestinasjon. I denne opplæringen er vi interessert i å konvertere et eksisterende Excel-regneark til en ny Access-database, så vi velger Importer kildedataene til en ny tabell i den gjeldende databasen Andre alternativer på denne skjermen lar deg:
- Koble databasen din til et Excel-ark slik at endringer i kildearket gjenspeiles i databasen.
- Importer data til en eksisterende databasetabell.
Når du har valgt riktig fil og alternativ, velg OK for å fortsette.
Velg kolonneoverskrifter
Sørg for at First Row Contains Column Headings-boksen er valgt hvis den første raden i regnearket har kolonnenavn for dataene, for eksempel Etternavn, Fornavn og Adresse. Dette vil instruere Access om å behandle den første raden som navn, i stedet for faktiske data som skal lagres i listen over kontakter.
Velg Next for å fortsette.
Opprett alle ønskede indekser
Databaseindekser er en intern mekanisme som kan brukes til å øke hastigheten der Access kan finne informasjon i databasen din. Du kan bruke en indeks på én eller flere av databasekolonnene på dette trinnet. Bare velg Indexed rullegardinmenyen og velg riktig alternativ.
Husk at indekser skaper mye overhead for databasen din og vil øke mengden diskplass som brukes. Av denne grunn vil du holde indekserte kolonner på et minimum. I databasen vår vil vi oftest søke etter etternavnet til kontaktene våre, så la oss lage en indeks på dette feltet. Vi kan ha venner med samme etternavn, så vi ønsker å tillate duplikater her. Sørg for at kolonnen Etternavn er valgt i den nederste delen av vinduene, og velg deretter Yes (Duplicates OK) fra rullegardinmenyen Indexed.
Velg Next for å fortsette.
Velg en primærnøkkel
Primærnøkkelen brukes til å identifisere poster i en database unikt. Den enkleste måten å gjøre dette på er å la Access generere en primærnøkkel for deg. Velg Let Access legge til primærnøkkel og trykk Next for å fortsette. Hvis du er interessert i å velge din egen primærnøkkel, kan det være lurt å lese artikkelen vår om databasenøkler.
Nevn bordet ditt
Du må gi Access med et navn for å referere til bordet ditt. Skriv inn dette i det aktuelle feltet og velg Finish-knappen.
Se dataene dine
Du vil se en mellomskjerm som spør deg om du vil lagre trinnene som ble brukt til å importere dataene dine. Hvis ikke, fortsett og velg Close.
Du kommer deretter tilbake til hoveddatabaseskjermen der du kan se dataene dine ved å dobbeltklikke på tabellnavnet i venstre panel.
Gratulerer, du har importert dataene dine fra Excel til Access!
