What to Know
- Før du digitaliserer filene dine, lag mapper og undermapper for å organisere filene.
- Forsikre deg om at skanneren eller skriveren støtter programvare for optisk tegngjenkjenning (OCR) og at du har installert OCR-programvare.
- Prosessen er forskjellig avhengig av om du vil skanne et dokument på Mac eller skanne et dokument på Windows.
Digitalisering av papirdokumenter kan hjelpe når du organiserer viktig papirarbeid. Digitale filer, inkludert PDF-er, kan konverteres til søkbare filer ved hjelp av programvare for optisk tegngjenkjenning (OCR) som vanligvis følger med en skriver. Det betyr at informasjonen din ikke tar opp plass, og den er lettere å finne. Du kan også lagre de digitale filene dine på CD eller DVD, på en flash-stasjon, i et online lagringsanlegg. Slik organiserer du skannede dokumenter.
Hvordan bruke en skanner for å bli organisert
Her er noen trinn du kan ta for å organisere bedriften eller hjemmet ditt ved hjelp av en skanner. Du trenger en dokumentskanner for å få dette til å fungere. Det trenger ikke være dyrt eller fancy. Hvis du ikke har en, start med disse anmeldelsene av fotoskannere og dokumentskannere for noen beste kjøp.
Hvis du ikke vil ha en separat skanner, vil en rimelig alt-i-ett-skriver gjøre jobben.
-
Gå gjennom papirene dine og bestem deg for hva du kan digitalisere og hva du trygt kan kaste.
Dette vil sannsynligvis ta litt tid. Arbeid i små trinn om nødvendig.
-
Før du digitaliserer filene dine, lag mapper og undermapper for å lagre filene. Tenk på kategoriene du trenger, og sett opp en mappe for hver. Legg kredittkortkvitteringer i én mappe, bilforsikringspapirer i en annen. Telefonregninger, dagligvarekvitteringer, hjemmereparasjonsregninger og så videre kan legges i separate mapper. Innenfor hver mappe oppretter du undermapper for hvert år (eller måned). Det er enklere å starte med et organisert system og legge til nytt papirarbeid i riktig fil enn det er å omorganisere systemet hver gang en ny kvittering skannes.
For å opprette en ny mappe i Windows, høyreklikk på skrivebordet og velg New > Folder Gjenta dette trinnet mens du er inne i den nye mappe for å opprette en undermappe. For å opprette en ny mappe i Mac, velg Fil > New Folder, eller trykk Shift+ Command +N
-
Kontroller at skanneren eller skriveren kom med programvare for optisk tegngjenkjenning (OCR). Dette lar deg skanne dokumenter til PDF-format og redigere filene. Det er en god sjanse for at anstendig OCR-programvare er installert på Windows-datamaskinen din.
Hvis OCR-programvare ikke er installert på datamaskinen din, er ABBYY FineReader og Adobe Acrobat Pro DC populære valg.
-
Det er på tide å skanne dokumentene dine. Nøyaktig hvordan du gjør dette avhenger av hvilken type skanner og programvare du bruker.
Lifewire har veiledninger for skanning av dokumenter på Windows og Mac.
- Når du er ferdig med å digitalisere dokumenter, hold deg oppdatert på det fysiske papirarbeidet. Pass på at du automatisk skanner dokumenter hver gang du får nye kvitteringer eller papirer. Ellers vil papirene begynne å hope seg opp igjen.
