What to Know
- Bruk miniatyrbilder: Gå til Fil > Info > Properties > Advanced Properties > Sammendrag og sjekk Lagre miniatyrbilder for alle Word-dokumenter.
- Oppdater egenskaper: Gå til Fil > Info > Properties > Advanced Properties > Sammendrag. Skriv inn kommentarer, søkeord og annen informasjon.
- Andre tips: Lag mapper for å lagre og sortere Word-filene dine, og bruk et konsekvent filnavnsystem for raskt å finne filene du vil ha.
Denne artikkelen gir forslag til hvordan du organiserer Microsoft Word-filene dine. Instruksjonene dekker Word 2019 til og med 2010 og Word for Microsoft 365.
Lagre alle Word-filer med miniatyrbilder
Lagre Word-filer med et forhåndsvisningsbilde eller miniatyrbilde gjør det lettere å identifisere dokumentet du trenger uten å åpne det.
For å lagre alle Word-dokumenter med en forhåndsvisning eller et miniatyrbilde:
-
I Microsoft Word åpner du et tomt eller eksisterende dokument, og går deretter til Fil-fanen.
Image -
Velg Info.
Image -
Velg Properties rullegardinpilen og velg Advanced Properties.
Image -
I dialogboksen Properties går du til Summary-fanen.
Image -
Velg avmerkingsboksen Lagre miniatyrbilder for alle Word-dokumenter.
Image -
Velg OK.
Image
Oppdater Word-dokumentegenskaper
Hvis du arbeider med flere Word-dokumenter som har lignende navn og plasseringer, bruk funksjonen for Word-dokumentegenskaper.
-
Åpne dokumentet du vil legge til beskrivende egenskaper til, og gå deretter til Fil-fanen.
Image -
Velg Info.
Image -
Velg Properties rullegardinpilen og velg Advanced Properties.
Image -
I dialogboksen Properties går du til Summary-fanen.
Image -
Skriv inn kommentarer, nøkkelord, kategorier, en tittel og emneinformasjon for å hjelpe deg å skille filene dine.
Image - Velg OK for å bruke endringene og lukke dialogboksen. Når det er på tide å søke, kan Word finne akkurat det du trenger.
Lag mapper på datamaskinen og bruk dem
Sett opp én mappe for Word-dokumentene dine og navngi den noe du ikke vil glemme, for eksempel MyWordDocs Fyll den med mapper navngitt på en måte som gir mening for deg, og bruk disse mappene til å lagre og sortere Word-filene dine. Hvis du for eksempel produserer ukentlige møtenotater, kan du lage en mappe for disse notatene og inkludere flere mapper i den i måneder eller år.
Hvis du har mange år med Word-dokumenter på datamaskinen din og ikke har tid til å åpne hver og bestemme om du vil beholde den eller ikke, lag en mappe for hvert år og flytt dokumenter til disse mappene. Dette er en god måte å lagre eldre filer på til du har tid til å organisere filene på en måte som fungerer for deg.
Bruk et konsistent filnavnsystem
Etabler et navnesystem for raskt å finne filene du vil ha. Det er mange måter å navngi filene dine på. Velg et navnesystem og bruk det konsekvent.
Her er noen forslag:
- Inkluder typen dokument i filnavnet, for eksempel kontrakt, leiekontrakt eller nyhetsbrev. På denne måten kan du se på filnavnet for å finne en fil.
- Begynn filnavnet med klientens navn (eller mottakerens etternavn hvis dokumentene er bokstaver).
- Inkluder datoen i filnavnet.
Take Your Time
Hvis datamaskinens harddisk har lite lagringsplass, ikke ta tak i organisasjonsoppgavene dine på en gang. Bryt jobben i håndterbare deler og bruk 15 minutter om dagen på å jobbe med den.
Når du organiserer Word-filer på datamaskinen din, kan du legge hver fil i en av mappene du har laget, lage en ny mappe eller slette filer du ikke lenger trenger. Hvis du ikke er sikker på hva du skal gjøre med en fil, legg den i en mappe med tittelen HoldUntilDate og velg en dato i fremtiden som hvis du ikke har åpnet mappen da, vil føle deg komfortabel med å slette den.
Uansett hvilke typer mapper du lager, legg disse mappene i Word-hovedmappen din, slik at du vet hvor du skal lete.
