Å lage et Microsoft Excel-dashbord innebærer å hente informasjon fra flere kilder slik at du kan se disse dataene på ett sted. Excel tilbyr en rekke måter å gjøre dette på, noe som gjør det til et av de kraftigste rapporteringsverktøyene for dashbord du kan bruke.
Informasjonen i denne opplæringen gjelder for Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 og Excel for Mac.
Hva er et Excel-dashbord?
Et datadashboard er et verktøy som hjelper deg visuelt å overvåke og analysere beregningene som er viktigst for deg. Du kan bruke et dashbord til å overvåke bedriftens ytelse, effektiviteten til en produksjonsprosess eller ytelsen til ansatte i salgsavdelingen.
Uavhengig av hvordan du bruker et dashbord, er konseptet alltid det samme: Bakgrunnsregneark trekker inn data fra filer, tjenester eller API-tilkoblinger til databaser og andre kilder. Hovedarket viser data fra disse flere arkene på ett sted, der du kan se det hele med et øyeblikk.
Typiske elementer i et datadashbord i Excel inkluderer:
- Charts
- Graphs
- Målere
- Maps
Du kan lage to typer dashbord. For dashbordrapportering kan du opprette et statisk dashbord fra data i andre ark som du kan sende til noen i en Word- eller PowerPoint-rapport. Et dynamisk dashbord er en person kan se i Excel, og det oppdateres hver gang dataene på de andre arkene oppdateres.
Bringe data inn i et Excel-dashbord
Den første fasen av å lage et Excel-dashbord er å importere data til regneark fra forskjellige kilder.
Potensielle kilder for å importere data til Excel inkluderer:
- Andre Excel-arbeidsbokfiler
- tekst-, CSV-, XML- eller JSON-filer
- SQL-database
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook og andre nettsider
- Enhver annen database som støtter ODBC eller OLEDB
- Nettkilder (alle nettsteder som inneholder tabeller med data)
Med så mange potensielle datakilder, er muligheten for hvilke data du kan ta med inn i Excel for å lage nyttige dashboard ubegrenset.
For å hente inn en datakilde:
-
Åpne et tomt Excel-regneark. Velg Data-menyen, og i rullegardinmenyen Get Data, velg datatypen du ønsker, og velg deretter datakilden.
Image -
Bla til filen eller annen datakilde du vil importere, og velg den. Velg Import.
Image -
Avhengig av datakildetypen du velger, vil du se forskjellige dialogbokser for å transformere dataene til Excel-regnearkformat.
Image -
Arket vil fylles ut med alle dataene fra den eksterne filen eller databasen.
Image -
For å oppdatere dataene slik at de regelmessig laster opp eventuelle endringer som er gjort i den eksterne datakilden, velg Refresh-ikonet på høyre side av Spørringer & Tilkoblinger rute.
Image -
Velg de tre prikkene ved siden av EDIT-lenken nederst i oppdateringsvinduet, og velg Properties.
Image -
Konfigurer data til å oppdatere fra datakilden med jevne mellomrom ved å sette Refresh hvert xx. minutt til det intervallet du vil oppdatere dataene.
Å oppdatere data fra eksterne kilder er nyttig, men det kan ta CPU-tid hvis du gjør oppdateringsfrekvensen for hyppig. Velg en oppdateringsfrekvens som holder dataene oppdatert omtrent like ofte som de endres ved kilden, men ikke så ofte at du bare kopierer de samme dataene hver gang.
Image - Gjenta prosessen ovenfor i nye, separate regneark til du har importert alle dataene du vil bruke i det nye dashbordet.
- Til slutt, lag et nytt regneark, plasser det som det første regnearket i arbeidsboken, og gi det nytt navn til Dashboard.
Hvordan lage et Excel-dashbord
Nå som du har alle dataene du trenger i Excel-arbeidsboken, og alle disse dataene oppdateres automatisk, er det på tide å lage ditt sanntids Excel-dashbord.
Eksemplet på dashbordet nedenfor vil bruke værdata fra nettsteder fra hele Internett.
Noen ganger, når du importerer data fra eksterne kilder, kan du ikke kartlegge de importerte dataene. Løsningen for dette er å lage et nytt regneark og i hver celle, skriv =convert(og velg dataene fra det importerte regnearket. For enhetsparametrene velger du bare de samme parameterne for før og etter. Fyll hele arket med samme funksjon slik at alle data blir kopiert til det nye arket og konvertert til tall du kan bruke i de forskjellige diagrammene du skal lage for dashbordet ditt.
-
Lag et Søylediagram for å vise et enkelt datapunkt. For å vise gjeldende relativ luftfuktighet (fra 0 til 100 prosent), oppretter du for eksempel et stolpediagram med 0 prosent som laveste punkt og 100 prosent som høyeste punkt. Velg først Insert-menyen, og velg deretter 2D Clustered Column stolpediagram.
Image -
I Chart Design-menyen, fra Data-gruppen, velg Select Data.
Image -
I Select Data Source-vinduet som dukker opp, klikk på Diagramdataområde-feltet, og velg deretter cellen i dataene regneark som du vil vise med dette søylediagrammet.
Image -
Endre tittelen på diagrammet slik at det samsvarer med dataene du viser. Oppdater aksegrensene til å være fra 0 til 100 prosent. Flytt deretter diagrammet til området av streken der du vil vise det.
Image -
Gjenta de samme trinnene ovenfor for å lage søylediagrammer for andre enkeltdatapunkter du ønsker å kartlegge. Gjør akseområdet til minimum og maksimum for disse målingene. Et godt barometrisk trykkområde vil for eksempel være 28 til 32.
Å velge riktig dataområde er viktig fordi hvis du bare bruker standard, kan skalaen være for stor for dataene, og etterlate stort sett tomme stolpediagrammer. Hold i stedet minimums- og maksimumsenden av akseskalaen bare litt lavere og høyere enn de ekstremt mulige verdiene for dataene dine.
Image -
Lag et Linjediagram for å vise en trend med data. For å vise en historikk over lokale temperaturer for ditt lokale område, kan du for eksempel lage et linjediagram som dekker det siste antallet dager med data du kan importere fra tabellen for værnettsted. Velg først Sett inn-menyen og velg 2D Area diagrammet.
Image -
I Chart Design-menyen, fra Data-gruppen, velg Select Data.
Image -
I Select Data Source-vinduet som dukker opp, klikk på Diagramdataområde-feltet, og velg deretter cellene i dataene regnearket du vil vise med dette linjediagrammet.
Image -
Endre tittelen på diagrammet slik at det samsvarer med dataene du viser, og flytt diagrammet til området av streken der du vil vise det.
Diagrammer er veldig fleksible når de plasseres i et dashbord. Du kan endre plasseringen samt størrelsen og formen på kartwidgeten. Bruk denne fleksibiliteten til å designe organiserte dashboards som gir så mye informasjon til brukeren på minst mulig plass.
Image -
Opprett en Tekstboks for å vise strengdata fra ark du har importert. For for eksempel å se værvarseloppdateringer på dashbordet ditt, koble tekstboksinnhold til en celle i det importerte dataarket. For å gjøre dette, velg Insert-menyen, velg Text, og velg deretter Textbox
Image -
Plasser musepekeren i formelfeltet, skriv =og velg deretter cellen i den importerte datatabellen som inneholder strengdataene du vil vise.
Image -
Velg tekstboksen og bruk Format Shape-vinduet til høyre for å formatere tekstvisningsområdet i dashbordet.
Image -
Du kan også sammenligne to datapunkter i de importerte dataarkene dine ved å bruke kakediagrammer Det kan for eksempel være lurt å vise relativ fuktighet i form av et sektordiagram. Velg først dataene du vil vise, og i Sett inn-menyen, velg 2D-kake-diagrammet.
Sektordiagram sammenligner to eller flere verdier. Hvis du viser en prosentandel som relativ fuktighet, må du kanskje opprette en annen celle manuelt som trekker den verdien fra 100 % for den andre verdien å sammenligne den med. Dette vil resultere i et sektordiagram som viser prosentverdien som en del av de totale mulige 100 prosentene.
-
Endre tittelen på diagrammet slik at det samsvarer med dataene du viser, og flytt deretter diagrammet til området av streken der du vil vise det.
Image - Hvis du legger til ulike typer datakart, kan du lage et nyttig dashbord som viser alle typer data i ett praktisk dashbord.
Legg til visuell appell og kontekst med farge
En annen måte å legge til klarhet til dashbordet er ved å gi stolpediagrammene en gradientfylling som viser en advarselsfarge som rød for områder av dataene som kanskje ikke er gode.
For eksempel, hvis du vil vise at en relativ luftfuktighet på over 75 % er ubehagelig, kan du endre gradientfyllingen av enkelt stolpediagram tilsvarende. Slik gjør du det.
-
Høyreklikk på den ytre kanten av et stolpediagram og velg Formater diagramområde.
Image -
Velg Fill-ikonet i Format Chart Area-ruten og endre valget til Gradient fill.
Image -
Velg hvert nivåikon langs gradientfyllingslinjen og endre fargen og mørket for å passe til hvor "bra" eller "dårlig" det nivået er. I dette eksemplet blekner høy relativ luftfuktighet til mørkerød.
Image - Gjenta denne prosessen for hvert diagram der det er fornuftig å legge til fargekontekst i diagrammet for det datapunktet.
Hvordan Excel-dashbord oppdateres automatisk
Når du har opprettet et dashbord, trenger du ikke gjøre noe for å oppdatere grafikken. Alle dataene i disse diagrammene og widgetene oppdateres som følger:
- Ark med importerte data oppdateres på datoen du anga da du først opprettet dataimporten.
- Alle ekstra ark du har opprettet for å fikse eller formatere dataene fra de importerte arkene, vil oppdateres med de nye dataene i disse arkene.
- Hver widget i dashbordet oppdateres automatisk for å vise de nye dataene i de oppdaterte arkene for områdene du valgte da du opprettet disse diagrammene.
Disse oppdateringene skjer automatisk så lenge Excel er åpent.
Hvordan bruke Excel-dashbord
Å lage dashbord i Excel kan være nyttig av mange forskjellige grunner. Det er imidlertid viktig å lage dem basert på et spesifikt behov, i stedet for å prøve å bygge ett dashbord som gjør alt.
Hvis du for eksempel er salgssjef og er interessert i å overvåke ytelsen til salgsteamet ditt, bør salgssjefens dashbord fokusere på Key Performance Indicators (KPIer) relatert til salgsresultater.
Denne typen dashbord bør ikke inneholde informasjon som ikke er relatert til salgsytelse, ellers kan dashbordet bli for rotete. Et rotete dashbord gjør det vanskeligere å se datarelasjonene og mønstrene som betyr noe.
Andre hensyn når du bygger instrumentbord:
- Bruk de riktige diagrammene for de riktige dataene.
- Ikke bruk for mange farger gjennom hele dashbordet.
- Legg ut dashbordet med lignende data og diagramtyper i vanlige blokker.
- Pass på at hvert diagram viser enkle etiketter og ikke er for rotete.
- Organiser widgets i et viktig hierarki, med den viktigste informasjonen øverst til venstre på dashbordet.
- Bruk betinget formatering for å sikre at når tall er dårlige er de røde, og når de er gode er de grønne.
Det viktigste er at du bruker kreativitet til å designe dashboards som er informative og interessante å bruke.
