Microsoft Access – en del av Microsoft 365-kontorpakken – tilbyr en robust relasjonsdatabase i skrivebordsklassen som ikke trenger en server for å kjøre. Access-databaser fungerer fra en fast fil på harddisken eller en nettverksressurs og tilbyr sofistikerte verktøy for å lage tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter.
Kom i gang og viktige vilkår for tilgang
Start Microsoft Access. Fra Create menyelementet, velg Table. En tabell er den grunnleggende lagringsenheten i en database. Innenfor et objekt som en tabell, lagres informasjon i kombinasjoner av attributter/verdier.
Her er noen viktige termer du bør kjenne til når du bruker Access:
- Fields: Dataelementer i en tabell som tilsvarer kolonner.
- Database: En database er en serie veldefinerte objekter du kobler til relasjoner.
- Form: Et grafisk grensesnitt der du legger inn informasjon i en tabell.
- Queries: Et søk destillerer en delmengde av én eller flere tabeller for å komme frem til et unikt sett med informasjon underveis.
- Records: Dataelementer i en tabell som tilsvarer rader.
- Rapporter:Innholdet i en tabell eller resultatene av en spørring. Rapporter er utskrivbare sammendrag av informasjon.
- Tables: Strukturerte, veldefinerte samlinger av attributter. En tabells organisering kommer fra felt (kolonner) og poster (rader).
Relasjoner mellom objekter i tilgang
Alle tabeller er relatert til hverandre gjennom en rekke relasjoner. Microsoft Access er et administrasjonssystem for relasjonsdatabaser, som betyr at det håndhever regler som styrer hvordan data i én tabell forholder seg til data i en annen tabell.
Hvordan bruke skjemaer i Access
Bruk et skjema for å forenkle ryddig inntasting av poster i databasen. Skjemaer er grafiske verktøy som er optimalisert for å støtte dataregistrering. I stedet for å legge til informasjon direkte i tabellen, vil brukerne legge den inn i et skjema som er enklere å navigere og lese.
bunnlinjen
Resultatene av en spørring samsvarer ikke perfekt med resultatene i en tabell. I stedet henter en spørring fra én eller flere tabeller ved bruk av avanserte filtrering og sorteringsregler for å returnere et tabelllignende resultat som mater en rapport eller en strukturert eksportfil.
Rapporter i tilgang
Bruk en rapport til å ta resultatene av en spørring eller innholdet i en tabell og lag en lesbar versjon som du enkelt kan skrive ut eller dele på en skjerm. Rapporter oppsummerer hele eller deler av en tabells innhold.
bunnlinjen
Microsoft Access er et front-end-rapporteringsverktøy som henter data fra testfiler, Excel-regneark, SQL- eller Azure-databaser, Microsoft Outlook eller dusinvis av andre informasjonskilder. Ved å importere koblede tabeller eller importerte datakilder står du fritt til å bruke Access som spørringsverktøy og rapporteringsagent. Access støtter også publisering av rapporter og data til andre databaser og Microsoft SharePoint-plattformen.
Utdataformater i Access
For det meste forblir informasjon i en Access-database i den. Spørringer og rapporter eksporterer imidlertid rent ut av databasen i Excel-, ren tekst-, XML-, PDF- eller XPS-formater. I tillegg mater Access distribusjonslister for Microsoft Outlook og Microsoft Word.
