What to Know
- Skriv inn data i cellene i kolonner og rader for å lage en grunnleggende database.
- Hvis du bruker overskrifter, skriv dem inn i den første cellen i hver kolonne.
- Ikke la noen rader stå tomme i databasen.
Denne artikkelen forklarer hvordan du oppretter en database i Excel for Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel for Mac, Excel for Android og Excel Online.
Skriv inn data
Det grunnleggende formatet for lagring av data i en Excel-database er en tabell. Når en tabell er opprettet, bruk Excels dataverktøy til å søke, sortere og filtrere poster i databasen for å finne spesifikk informasjon.
For å følge med på denne opplæringen, skriv inn dataene slik de er vist på bildet ovenfor.
Skriv inn student-ID-ene raskt
- Skriv inn de to første ID-ene, ST348-245 og ST348-246, i cellene A5 henholdsvisog A6, .
- Uthev de to ID-ene for å velge dem.
- Dra fyllhåndtaket til cellen A13.
Resten av student-ID-ene er lagt inn på riktig måte i cellene A6 til A13.
Angi data riktig
Når du legger inn dataene, er det viktig å sørge for at de legges inn riktig. Bortsett fra rad 2 mellom regnearktittelen og kolonneoverskriftene, ikke la noen andre tomme rader stå når du legger inn dataene dine. Pass også på at du ikke legger igjen tomme celler.
Datafeil forårsaket av feil datainntasting er kilden til mange problemer knyttet til databehandling. Hvis dataene legges inn riktig til å begynne med, er det mer sannsynlig at programmet gir deg de resultatene du ønsker.
Rows Are Records
Hver rad med data i en database er kjent som en post. Når du legger inn poster, må du huske på disse retningslinjene:
- Ikke la noen tomme rader stå i tabellen. Dette inkluderer ikke å la en tom rad mellom kolonneoverskriftene og den første raden med data.
- En post må inneholde data om bare ett spesifikt element.
- En post må også inneholde alle dataene i databasen om den varen. Det kan ikke være informasjon om en vare i mer enn én rad.
Kolonner er felt
Mens rader i en Excel-database omtales som poster, kalles kolonnene felt. Hver kolonne trenger en overskrift for å identifisere dataene den inneholder. Disse overskriftene kalles feltnavn.
- Feltnavn brukes for å sikre at dataene for hver post legges inn i samme rekkefølge.
- Data i en kolonne må legges inn i samme format. Hvis du begynner å skrive inn tall som sifre (som 10 eller 20), fortsett med det. Ikke endre halvveis og begynn å skrive inn tall som ord (som ti eller tjue). Vær konsekvent.
- Tabellen må ikke inneholde tomme kolonner.
Lag tabellen
Når dataene er lagt inn, kan de konverteres til en tabell. Slik konverterer du data til en tabell:
- Uthev cellene A3 til E13 i regnearket.
- Velg Hjem-fanen.
- Velg Formater som tabell for å åpne rullegardinmenyen.
- Velg det blå alternativet Tabell Style Medium 9 for å åpne dialogboksen Formater som tabell.
- Mens dialogboksen er åpen, er cellene A3 til E13 på regnearket omgitt av en stiplet linje.
- Hvis den stiplede linjen omgir det riktige celleområdet, velg OK i dialogboksen Formater som tabell.
- Hvis den stiplede linjen ikke omgir det riktige celleområdet, marker det riktige området i regnearket og velg deretter OK i dialogboksen Formater som tabell.
Rullegardinpiler legges til ved siden av hvert feltnavn, og tabellradene er formatert i vekselvis lys og mørk blå.
Bruk databaseverktøyene
Når du har opprettet databasen, bruk verktøyene under rullegardinpilene ved siden av hvert feltnavn for å sortere eller filtrere dataene dine.
Sorteringsdata
- Velg rullegardinpilen ved siden av Etternavn-feltet.
- Velg Sort A til Z for å sortere databasen alfabetisk.
- Når den er sortert, er Graham J. den første rekorden i tabellen, og Wilson R er den siste.
Filterdata
- Velg rullegardinpilen ved siden av Program-feltet.
- Velg avmerkingsboksen ved siden av Select All for å fjerne alle avmerkingsboksene.
- Velg avmerkingsboksen ved siden av Business for å merke av i boksen.
- Velg OK.
- Bare to studenter, G. Thompson og F. Smith er synlige fordi de er de eneste to studentene som er påmeldt bedriftsprogrammet.
- For å vise alle poster, velg rullegardinpilen ved siden av Program-feltet og velg Tøm filter fra " Program."
Utvid databasen
For å legge til flere poster i databasen din:
- Plasser musepekeren over den lille prikken nederst i høyre hjørne av bordet.
- Musepekeren endres til en tohodet pil.
- Trykk og hold høyre museknapp og dra pekeren ned for å legge til en tom rad nederst i databasen.
-
Legg til følgende data i denne nye raden:
Cell A14: ST348-255
Cell B14: Christopher
Cell C14: A.
Cell D14: 22
Cell E14: Science
Fullfør databaseformateringen
- Uthev celler A1 til E1 i regnearket.
- Velg Hjem.
- Velg Flett sammen og sentrer for å sentrere tittelen.
- Velg Fyllfarge for å åpne rullegardinlisten for fyllfarge.
- Velg Blue, Accent 1 fra listen for å endre bakgrunnsfargen i cellene A1 til E1 til mørkeblå.
- Velg skriftfarge for å åpne rullegardinlisten for skriftfarge.
- Velg White fra listen for å endre tekstfargen i cellene A1 til E1 til hvit.
- Uthev celler A2 til E2 i regnearket.
- Velg Fyllfarge for å åpne rullegardinlisten for fyllfarge.
- Velg Blue, Accent 1, Lighter 80 fra listen for å endre bakgrunnsfargen i cellene A2 til E2 til lyseblå.
- Uthev celler A4 til E14 i regnearket.
- Velg Center for å sentrere teksten i cellene A14 til E14.
Databasefunksjoner
Syntax: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Hvor D-funksjonen er en av følgende:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Type: Database
Databasefunksjoner er praktiske når Google Sheets brukes til å vedlikeholde strukturerte data, som en database. Hver databasefunksjon, Dfunction, beregner den tilsvarende funksjonen på et undersett av et celleområde som anses som en databasetabell. Databasefunksjoner tar tre argumenter:
- Database_arr er et område, en innebygd matrise eller en matrise generert av et matriseuttrykk. Den er strukturert slik at hver rad etter rad 1 er en databasepost, og hver kolonne er et databasefelt. Rad 1 inneholder etikettene for hvert felt.
- Field_str|num indikerer hvilken kolonne (felt) som inneholder verdiene som skal gjennomsnittliggjøres. Dette kan uttrykkes som enten feltnavnet (tekststreng) eller kolonnenummeret, der kolonnen lengst til venstre vil være representert som 1.
- Criteria_arr er et område, en innebygd matrise eller en matrise generert av et matriseuttrykk. Den er strukturert slik at den første raden inneholder feltnavnet(e) som kriteriet (kriteriene) skal brukes på, og påfølgende rader inneholder den(e) betingede testen(e).
Den første raden i Criteria spesifiserer feltnavn. Annenhver rad i Kriterier representerer et filter, et sett med begrensninger på de tilsvarende feltene. Begrensninger er beskrevet ved hjelp av Query-by-Example-notasjon og inkluderer en verdi som skal matches eller en sammenligningsoperator etterfulgt av en sammenligningsverdi. Eksempler på restriksjoner er: "Sjokolade", "42", ">=42" og "42". En tom celle betyr ingen begrensning på det tilsvarende feltet.
Et filter samsvarer med en databaserad hvis alle filterrestriksjonene (restriksjonene i filterets rad) er oppfylt. En databaserad (en post) tilfredsstiller kriterier hvis minst ett filter samsvarer med det. Et feltnavn kan vises mer enn én gang i kriterieområdet for å tillate flere begrensninger som gjelder samtidig (for eksempel temperatur >=65 og temperatur <=82).
DGET er den eneste databasefunksjonen som ikke samler verdier. DGET returnerer verdien av feltet spesifisert i det andre argumentet (på samme måte som et VLOOKUP) bare når nøyaktig én post samsvarer med kriterier; ellers returnerer den en feil som indikerer ingen treff eller flere treff.
