Excel har ikke databehandlingsmulighetene til relasjonsdatabaseprogrammer som SQL Server og Microsoft Access. Det den imidlertid kan gjøre er å fungere som en enkel database som oppfyller kravene til databehandling.
I Excel organiseres data ved hjelp av rader og kolonner i et regneark. Tabellfunksjonen gjør det enkelt å legge inn, redigere og manipulere data.
Disse instruksjonene gjelder for Excel-versjoner 2019, 2016, 2013, 2010 og Excel for Microsoft 365.
Databasevilkår: poster og felt
En database er en samling relatert informasjon som er lagret i en eller flere datafiler. Ofte er dataene organisert i tabeller på en slik måte at de enkelt kan oppdateres, sorteres, korrigeres og filtreres.
En enkel database, for eksempel Excel, inneholder all informasjon om ett emne i en enkelt tabell. Relasjonsdatabaser, derimot, består av mange tabeller der hver enkelt inneholder informasjon om forskjellige, men relaterte emner.
Records
I databaseterminologi inneholder en record all informasjon eller data om ett spesifikt objekt i databasen. I Excel inneholder hver celle i et regneark ett element med informasjon eller verdi.
Fields
Hvert informasjonselement i en databasepost, for eksempel et telefonnummer eller gatenummer, blir referert til som et felt. I Excel fungerer de individuelle cellene i et regneark som felt, siden hver celle kan inneholde én enkelt informasjon om et objekt.
Feltnavn
Det er viktig å organisere en database slik at du kan sortere eller filtrere dataene for å finne spesifikk informasjon. Å legge til kolonneoverskrifter, kjent som feltnavn, gjør det enklere å legge inn data i samme rekkefølge for hver post.
Sample Database
I bildet ovenfor har hver elev en egen rad i tabellen som inneholder all tilgjengelig informasjon om dem.
Hver celle i en rad er et felt som inneholder én informasjon. Feltnavnene i overskriftsraden bidrar til å sikre at dataene forblir organisert ved å holde alle dataene om et bestemt emne, for eksempel navn eller alder, i samme kolonne for alle elever.
Excels dataadministrasjonsverktøy
I tillegg har Microsoft flere dataverktøy for å gjøre det enklere å arbeide med store mengder data lagret i Excel-tabeller og for å holde dem i god stand.
Using a Form for Records
Et av disse verktøyene er dataskjemaet. Du kan bruke den til å finne, redigere, legge inn eller slette poster i tabeller som inneholder opptil 32 felt eller kolonner.
Standardskjemaet inkluderer en liste over feltnavn i den rekkefølgen de er ordnet i tabellen, for å sikre at brukerne legger inn postene riktig. Ved siden av hvert feltnavn er det en tekstboks for å legge inn eller redigere de individuelle datafeltene.
Selv om det er mulig å lage egendefinerte skjemaer, er det ofte alt som trengs å lage og bruke standardskjemaet.
Fjern dupliserte dataposter
Et vanlig problem med alle databaser er datafeil. I tillegg til enkle stavefeil eller manglende datafelt, kan dupliserte dataposter være et problem ettersom en datatabell vokser i størrelse.
Et annet av Excels dataverktøy kan brukes til å fjerne disse duplikatpostene - enten eksakte eller delvise duplikater.
Sortering av data i Excel
Sortering betyr å omorganisere data i henhold til en spesifikk egenskap, for eksempel sortering av en tabell alfabetisk etter etternavn eller kronologisk fra eldste til yngste.
Excels sorterings alternativer inkluderer sortering etter ett eller flere felt, tilpasset sortering, for eksempel etter dato eller klokkeslett, og sortering etter rader som gjør det mulig å omorganisere feltene i en tabell.
