Regneark og databaser tilbyr begge måter å se på data. Tilnærmingen hver enkelt bruker for å samle inn og dele disse dataene er imidlertid ganske forskjellig.
Et regneark tilbyr kvasistrukturerte data i rad- og kolonneformat. Regneark er imidlertid ikke relatert til hverandre og krever ikke regler om informasjonen i regnearket. Regneark har heller ikke sofistikerte oppsummerings- og rapporteringsverktøy.
Databaser samler inn informasjon på en strukturert måte og håndhever, som standard, regler og relasjoner om hva som går inn og ut. Vi gjennomgikk begge for å hjelpe deg med å finne ut hvilken som best passer dine behov.
Generelle funn
- Inneholder celler laget av kolonner og rader.
- Utfør matematiske beregninger.
- Sorter og filtrer data.
- Organiser komplekse samlinger av data.
- Styres av et databasestyringssystem (DBMS).
- Få tilgang til og administrer store mengder data.
Databaser støtter rask lesing og skriving av innhold automatisk. Med mindre du bruker et hjemmebrygget system med triggerverktøy som If This Then That, krever et regneark manuell inntasting av informasjon.
Microsoft Excel og Google Sheets er ofte brukte regnearkprogrammer. Begge er tilgjengelige gratis på datamaskiner, nettbrett og smarttelefoner.
Bortsett fra Microsoft Access på skrivebordet (og kloner som LibreOffice Base), ligger de mest robuste databaseverktøyene på servere. Store selskaper bruker alternativer som Microsoft SQL Server eller Oracle serversuite. Folk i open source- og Linux-miljøene bruker verktøy som MariaDB.
Når du bruker en database, kobler du den vanligvis sammen med støtteverktøy. Fordi databaser krever Structured Query Language for å få tilgang til informasjon, administrerer verktøy som visuelle rapportdesignere (som Crystal Reports) eller dashboardverktøy (som Tableau) både SQL-generering og kompleks rapportutvikling.
Design: Analyse vs. relasjoner
- Optimalisert for enkel dataanalyse.
- Begrensede filtreringsevner.
- Begrenset mulighet til å sammenligne data fra forskjellige kilder.
-
Kunne koble tabeller.
- Kraftfull relasjonsanalyse.
- Begrensede beregningsevner.
Hvorvidt databaser eller regneark gir mest mening for et gitt formål, følger av en håndfull use-case-karakteristikk.
Selv om oppslagsformler og navngitte regioner knytter noen deler av regneark sammen, er et regneark et selvstendig datasett. Den har begrenset mulighet til å filtrere og gruppere på tvers av forskjellige regneark og regnearkfiler. Regneark er optimalisert for økonomi og enkel dataanalyse. For enkel tall-knusing er denne tilnærmingen overlegen en database. Dessuten krever databaser flere tekniske ferdigheter for å sette opp og konfigurere.
Det er imidlertid ikke lett å sammenligne informasjon fra forskjellige data i et regneark. Databaser håndhever relasjoner og støtter spørring basert på attributter eller delsett i én eller flere tabeller. Databaser kobler sammen tabeller på forskjellige måter og utfører oppsummeringsstatistikk for disse undersettene og supersettene.
Rapportering: Utseende er nøkkelen
- Tilpassbart utseende.
- Enkelt å lage grafer.
- Rike formateringsfunksjoner.
- Formalisert utseende.
- Strømlinjerapporter.
- Tabulær rapportformat.
Regneark presenterer et rutenett med informasjon. Innholdet, formateringen, utseendet og strukturen bestemmes av regnearkets eier. Databaser krever en formalisert struktur og skiller informasjonen fra utseendet til den informasjonen.
Et regneark er både informasjonen og presentasjonslaget for den informasjonen. Denne tilnærmingen effektiviserer enkle rapporter fordi beregningene er transparente for alle som åpner filen. I tillegg får alternativer som regellinjer, skyggelegging, grafer og farger det endelige resultatet til å se ut som du har tenkt.
En database sender ut informasjon i tabellformat. Eventuell formatering av utdataene må skje i et regneark eller et annet program, for eksempel et dashbordverktøy.
Dataplassering: informasjonstilgang og revisjon
- Selvstendige dokumenter.
- Begrensede sikkerhets alternativer.
- Én bruker om gangen.
- Dedikerte databaseservere.
- Tillatelser øker sikkerheten.
- Flere brukere samtidig.
Regneark er selvstendige dokumenter som ligger på individuelle datamaskiner eller filservere. Databaser krever for det meste dedikerte databaseservere. Dette betyr at det er mer arbeid å lage en database, men du kan ikke feilarkivere eller slette den ved et uhell.
Selv om du kan passordbeskytte et regneark, kan du vanligvis ikke kontrollere hvem som ser på eller redigerer det. Med en database kan du imidlertid ikke se eller endre dataene med mindre du har tillatelse. Databasen logger all visning og redigering du utfører for fremtidig oppdagelse.
Generelt er regneark laget for å åpnes og redigeres av én person om gangen. Databaser støtter mange påloggede brukere samtidig.
Verdict: Datavolumet bestemmer
Beslutningen om du skal bruke et regnearkprogram eller en database avhenger av mengden data du planlegger å jobbe med. Regneark er tilstrekkelig for håndterbare lister med grunnleggende informasjon. Men hvis du planlegger å lagre store mengder rådata i en ubestemt tid, er en database en verdifull investering av tid og ressurser.
