Å vite hvordan man sammenligner to Excel-filer er viktig i ethvert miljø der mange mennesker gjør endringer i den samme filen. Dette er vanlig i et forretningsmiljø eller i tilfeller der Excel-filer deles på skyen der mange mennesker har tilgang til å gjøre endringer.
Heldigvis er det flere måter å sammenligne to Excel-filer på. I noen tilfeller kan du slå sammen endringene som er gjort i to forskjellige Excel-filer til én enkelt fil.
Instruksjonene i denne artikkelen gjelder for Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Microsoft 365 og Excel for Mac
Hvordan sammenligne to Excel-filer
Hvis du har to Excel-filer med flere ark, er den enkleste tilnærmingen å gjøre en fullstendig regnearksammenligning ved hjelp av tredjepartsverktøy.
Du kan finne noen få verktøy på nettet som hjelper deg med å sammenligne Excel-filer, men det er noen du kan bruke gratis. En av disse er Spreadsheet Compare, tilgjengelig fra SourceForge.
Last ned og kjør appen, som installerer et tillegg i Excel-applikasjonen din.
Spreadsheet Compare fungerer på alle versjoner av Excel etter Excel 2000. Det er bare kompatibelt med Windows-operativsystemet.
For å bruke regnearksammenligning for å sammenligne to Excel-filer:
-
Åpne begge Excel-filene du vil sammenligne og velg Add-ins-menyen.
Image Lag kopier av Excel-filene før du starter denne prosessen, slik at du har originalene i tilfelle noe skulle gå g alt.
-
I denne menyen er det tre alternativer. Velg Full Compare.
Image -
Et regnearksammenligningsvindu dukker opp som viser filene i to felt k alt "Først/Før" og "Sekund/etter." Den eldre Excel-filen (før endringer ble gjort) skal være i First/Before-feltet. Hvis den ikke er det, velg Swap-knappen for å plassere den der. Velg deretter Next
Image -
Tilpass hvordan sammenligningen fungerer i neste skjermbilde. Du kan endre hvor i arket sammenligningen starter, om det skiller mellom store og små bokstaver, og hvordan uoverensstemmelser identifiseres. Velg Next.
Image -
Velg arkene fra den første arbeidsboken du vil sammenligne, og velg Add for å flytte disse arkene til Compare these Worksheets-feltet. Velg Next og gjenta prosessen for den andre arbeidsboken.
Image -
Gjennomgå innstillingene for rapportkonfigurasjon. Endre dem hvis du vil, og trykk deretter Next to ganger og Compare for å fullføre.
Image -
Til slutt vil du se hvert originalark oppdatert med de endrede cellene uthevet i rødt. Verktøyet lager også et tredje ark med en rapport som viser den gamle verdien krysset over og den nye verdien i stedet.
Image
Dette verktøyet er en kraftig måte å sammenligne hele Excel-regneark og se raske resultater med alle endringene. Du kan bla gjennom og beholde eller fjerne endringene du vil beholde.
Bruk Excel til å sammenligne to ark
Hvis du har individuelle regneark i en Excel-fil å sammenligne, kan du gjøre dette på noen forskjellige måter. Den ene er å bruke formler for å lage et tredje regneark som viser alle forskjellene. En annen er gjennom betinget formatering for å fremheve celler som har endret seg.
Sammenlign Excel-regneark med formler
Hvis du har to ark du vil sammenligne, kan du lage et tredje ark som fremhever hvilke celler som er forskjellige og viser deg forskjellen. Dette oppnås ved hjelp av en IF-formel.
HVIS-formelen hvis er ikke nyttig for å sammenligne hele arbeidsbøker uten mye ekstra arbeid.
- For å starte sammenligningen av to Excel-ark, lag et tredje ark. Merk det Results for å gjøre resultatarket lettere å identifisere senere.
-
I celle A2 i resultatarket, lim inn følgende formel og trykk Enter:
=IF(Sheet1!A2Sheet2!A2, "Sheet1:" & Sheet1!A2 &" And Sheet2:" & Sheet2!A2, "No Difference")
Du kan endre denne formelen slik at den starter ved hvilken som helst celle du vil. Hvis dataene i arket ditt starter på rad B og kolonne 3, endrer du formelen til å bruke B3 i stedet for A2.
Image -
Denne formelen sammenligner cellen fra Ark1 med den samme cellen i Ark2. Hvis cellene er like, viser resultatarket No Difference. Hvis de er forskjellige, gir cellen de forskjellige verdiene fra hvert ark.
Image -
Klikk på hjørnet av cellen og dra musen over arket til den siste kolonnen som har data fra de andre arkene du sammenligner. Dette fyller sammenligningsformelen til siste kolonne og justerer automatisk cellereferansene.
Image -
Med den samme raden uthevet, klikk på hjørnet av den siste cellen og dra musen nedover i arket til den siste raden som har data fra de andre arkene du sammenligner. Dette fyller sammenligningsformelen til siste rad og justerer automatisk cellereferansene.
Image -
Ruller du gjennom arket, vil du se alle cellene som er forskjellige mellom Ark1 og Ark2, vises med verdiene fra hvert ark. Bare bla gjennom for å identifisere alle forskjellene.
Image
Å bruke formler er en av de enkleste måtene å sammenligne individuelle ark, fordi du ikke trenger å endre de originale arkene på noen måte.
Sammenlign Excel-ark med betinget formatering
En annen måte å sammenligne to ark på er å bruke betinget formatering. Som du kan se fra resultatarket ovenfor, med alle celler som bruker samme formatering, kan det være vanskelig å se forskjellene mellom arkene.
Å bruke betinget formatering er spesielt nyttig for store ark med mye data. Hvis du endrer fargen eller formateringen til celler som har forskjeller, blir det mye enklere å identifisere disse forskjellene selv i ark med mange rader og kolonner med data.
Du kan bruke betinget formatering for å identifisere forskjellene.
-
Uthev alle cellene i resultatarket. Velg Hjem-menyen.
Image -
Velg Betinget formatering fra Styles-gruppen, og velg New Rule.
Image -
I vinduet Ny formateringsregel som åpnes, velg Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres. I Format-verdier der denne formelen er sann-feltet, lim inn følgende formel og velg Format.
=Ark1!A2Ark2!A2
Akkurat som med formeltilnærmingen, kan du starte formateringsfunksjonen ved hvilken som helst celle. Hvis dataene dine starter på B3 i stedet for A2, rediger denne formelen for å bruke B3 i stedet. Formateringen starter ved B3 og fyller alle rader og kolonner under og til høyre for den.
Image -
Konfigurer formateringen du vil at cellene skal ha når det er forskjeller mellom de to arkene. Du kan velge skriftstil, understreking, farge og gjennomstreking. Velg OK.
Image -
Formateringen gjør det enkelt å se hvor cellene på de to arkene har forskjeller.
Image
Sammenlign Excel-regneark manuelt
En enkel og rask måte å sammenligne to regneark på er å gjøre det visuelt. Excel gir en enkel måte å visuelt sammenligne to ark side ved side.
-
I arbeidsboken der du har to ark du vil sammenligne, velg View-menyen. Velg New Window for å åpne den samme arbeidsboken i et nytt Excel-vindu i bakgrunnen.
Image -
Velg Vis-menyen igjen, og klikk Vis side ved side. Dette plasserer de to arbeidsbokvinduene side om side, og hver fyller halve skjermen.
Image -
I ett vindu velger du arket du vil sammenligne. Når du ruller arket i vinduet på den ene siden, vil du se arket i det andre vinduet rulle samtidig.
Image
Side-ved-side-visning er spesielt nyttig i de situasjonene der to regneark stort sett er like, men du vet at det er noen forskjeller. Synkronisert rulling lar deg skanne ned regnearket visuelt for å finne disse forskjellene.
Se side-by-side i Excel 2010 og tidligere
Hvis du bruker en tidligere versjon av Excel, åpnes de enkelte regnearkfilene i samme vindu. Du kan fortsatt bruke funksjonen Vis side-ved-side, men det er litt annerledes å finne den.
- Åpne begge filene i samme Excel-vindu.
- I View-menyen, velg Arrange All for å dele de åpne filene i flere undervinduer.
- Velg Se side ved side-ikonet for å se undervinduene side om side og bla begge samtidig.
Alternativer gjør det enklere å sammenligne to Excel-filer
Alternativet du bruker for å sammenligne data i Excel avhenger av datavolumet og hvor de er lagret. Hvis du har flere ark i to forskjellige Excel-filer, er det beste alternativet å bruke et tredjeparts tillegg som Spreadsheet Compare.
Men hvis du bare ønsker å sammenligne to eller flere ark i én arbeidsbok, fungerer alle de andre alternativene bra. Bruk formler og betinget formatering for store regneark med bare noen få små endringer spredt utover som du trenger å finne. Bruk den visuelle side-ved-side-tilnærmingen hvis du har to regneark med mange dataendringer som er lettere å identifisere visuelt.
