Et Excel-dataskjema er en praktisk måte å legge inn data i en Excel-database og vise en rad med informasjon i et regneark uten å bla gjennom arket. Dataskjemaer viser kolonneoverskriftene i et regneark slik at en hel rad med data kan vises på en gang. Dataskjemaer brukes også til å søke etter poster og redigere eksisterende poster.
Instruksjonene i denne artikkelen gjelder for Excel 2019, 2016, 2013, 2010; og Excel for Microsoft 365.
Legg til ikonet for dataregistrering på verktøylinjen for hurtigtilgang
Det første trinnet for å bruke dataregistreringsskjemaet er å legge til skjemaikonet på hurtigtilgangsverktøylinjen. Dette er en engangsoperasjon. Når det er lagt til, forblir skjemaikonet tilgjengelig på verktøylinjen for hurtigtilgang.
Hurtigtilgangsverktøylinjen brukes til å lagre snarveier til ofte brukte funksjoner i Excel. Det er også her du kan legge til snarveiene til Excel-funksjoner som ikke er tilgjengelige på båndet.
For å legge til skjemaikonet på verktøylinjen for hurtigtilgang:
- Velg Customize Quick Access Toolbar rullegardinpil.
-
Velg Flere kommandoer.
Image -
I dialogboksen Excel- alternativer, sørg for at fanen Quick Access Toolbar er valgt.
- Velg Velg kommandoer fra rullegardinpilen og velg Alle kommandoer.
-
Rull gjennom den alfabetiske listen over kommandoer og velg Form.
Image - Velg Add.
-
Velg OK for å legge til Form-knappen i Hurtigtilgangsverktøylinjen.
Image - Du finner Form-knappen på høyre side av Quick Access Toolbar.
Legg til databasefeltnavnene
Dataregistreringsskjemaet er et av Excels innebygde dataverktøy. For å bruke skjemaet, oppgi kolonneoverskriftene som skal brukes i databasen, klikk på skjemaikonet, og Excel gjør resten.
Den enkleste måten å legge til feltnavn i skjemaet er å skrive dem inn i regnearkceller. Skjemaet kan inneholde opptil 32 kolonneoverskrifter.
For å følge med på denne opplæringen, åpne et tomt Excel-regneark og skriv inn kolonneoverskriftsdataene i cellene A1 til E1 som vist i bildet nedenfor:
Åpne dataregistreringsskjemaet
Etter at regnearket ditt inneholder kolonneoverskriftene, er det på tide å åpne dataregistreringsskjemaet.
- Velg celle A2 for å gjøre den til den aktive cellen.
-
Gå til Quick Access Toolbar og velg Form.
Image -
I advarselsdialogboksen velger du OK.
Image -
Skjemaet som inneholder alle kolonneoverskriftene vises på skjermen.
Image - Nå er du klar til å bruke skjemaet for å legge inn data.
Legg til dataposter med skjemaet
Å legge til poster i regnearket er ganske enkelt et spørsmål om å skrive inn dataene i de riktige skjemafeltene.
Legg til den første posten i regnearket ved å skrive inn dataene i skjemafeltene ved siden av de riktige overskriftene:
- StudentID: SA267-567
- Etternavn: Jones
- Initial: B.
- Alder: 21
- Program: Språk
Trykk på tabulatortasten for å flytte fra felt til felt. Velg New for å legge til posten i regnearket og tømme feltene for den andre posten.
Legg til den andre posten i regnearket:
- StudentID: SA267-211
- Etternavn: Williams
- Initial: J.
- Alder: 19
- Program: Science
Velg New når du er ferdig med å legge til posten.
Når du legger inn lignende data, for eksempel student-ID-numrene (bare tallene etter bindestreken er forskjellige), bruk kopier og lim inn for å øke hastigheten på dataregistrering.
For å legge til de gjenværende postene i opplæringsdatabasen, bruk skjemaet til å legge inn dataene vist i bildet nedenfor i cellene A4 til E11.
Bruk skjemaets dataverktøy
Når flere poster legges til i regnearket, er det viktig å opprettholde integriteten til dataene. Hold data oppdatert og relevant ved å fikse datafeil, oppdatere poster, fjerne foreldede poster og slette dupliserte poster.
Dataskjemaet inneholder flere verktøy som gjør det enkelt å finne, rette og slette poster fra databasen. Disse verktøyene finnes på høyre side av skjemaet og inkluderer:
- Finn forrige og Finn Next: Rull frem og tilbake gjennom regnearket én post om gangen.
- Slett: Slett poster fra regnearket.
- Restore: Angre endringer i en post. Gjenoppretting fungerer når en post vises i skjemaet. Når en annen post åpnes eller skjemaet lukkes, blir Restore inaktivt.
- Criteria: Søk i regnearket etter poster basert på spesifikke kriterier, for eksempel navn, alder eller program.
Søk etter poster med ett feltnavn
Slik bruker du dataregistreringsskjemaet til å søke i databasen etter poster ved å bruke én kolonneoverskrift, for eksempel etternavn, alder eller program.
-
I dataregistreringsskjemaet velger du Criteria.
Image Når du velger Criteria, slettes skjemafeltene fra skjemaet; ingen poster er fjernet fra regnearket.
- Plasser markøren i Program tekstboksen og skriv Arts for å søke etter alle studenter som er registrert i kunstprogrammet.
-
Velg Finn neste
Image -
Dataene for den første posten som samsvarer med søkekriteriene vises i skjemaet.
Image For å gjøre endringer i posten, slett den eksisterende teksten og skriv inn riktige data.
- Velg Finn neste for å vise flere poster som samsvarer med søkekriteriene.
Søk etter poster med flere feltnavn
Skjemaet kan også brukes til å søke etter poster ved å bruke flere kriterier. For eksempel for å søke etter studenter som er 18 år og registrert på Arts-programmet. Bare poster som samsvarer med begge kriteriene vises i skjemaet.
- Velg Criteria.
- Plasser markøren i tekstboksen Age og skriv 18.
-
Plasser markøren i Program tekstboksen og skriv Arts.
Image - Velg Finn neste.
- Dataene for den første posten som samsvarer med søkekriteriene vises i skjemaet.
- Velg Finn neste for å vise flere poster som samsvarer med søkekriteriene.
