Hvordan sortere data i Excel

2024 Forfatter: Abigail Brown | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 06:57

Når du har store mengder data, kan det være overveldende hvis det ikke er sortert riktig i arbeidsboken. Lær ulike metoder for å sortere data i Excel for å bli mer produktive og for å gjøre regnearkene dine enklere å administrere.

Instruksjonene i denne artikkelen gjelder for Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Microsoft 365, Excel Online og Excel for Mac.

Velg data som skal sorteres

Før data kan sorteres, må Excel vite det nøyaktige området som skal sorteres. Excel vil velge områder med relaterte data så lenge dataene oppfyller disse betingelsene:

• Det er ingen tomme rader eller kolonner i et område med relaterte data.
• Blanke rader og kolonner er mellom områder med relaterte data.

Excel bestemmer om dataområdet har feltnavn og ekskluderer raden fra postene som skal sorteres. Det kan være risikabelt å la Excel velge området som skal sorteres, spesielt med store datamengder som er vanskelige å kontrollere.

For å sikre at riktige data er valgt, uthev området før du starter sorteringen. Hvis det samme området vil bli sortert gjentatte ganger, er den beste metoden å gi det et navn.

Sorteringsnøkkel og sorteringsrekkefølge i Excel

Sortering krever bruk av en sorteringsnøkkel og en sorteringsrekkefølge. Sorteringsnøkkelen er dataene i kolonnen eller kolonnene du vil sortere og identifiseres ved kolonneoverskriften eller feltnavnet. På bildet nedenfor er de mulige sorteringsnøklene Student ID, Navn, Alder, Program og Startet måned.

Sorter data raskt

For å gjøre en rask sortering, velg en enkelt celle i kolonnen som inneholder sorteringsnøkkelen. Velg deretter hvordan du vil ha dataene sortert. Slik gjør du det:

1. Velg en celle i kolonnen som inneholder sorteringsnøkkelen.
2. Velg Hjem.
3. Velg Sorter og filtrer for å åpne rullegardinmenyen med sorterings alternativer.
4. Velg hvordan du vil sortere dataene. Velg enten stigende eller synkende rekkefølge.

Når du bruker Sorter og filtrer, endres sorteringsrekkefølgen i rullegardinlisten avhengig av typen data i det valgte området. For tekstdata er alternativene Sorter A til Å og Sorter Z til A. For numeriske data er alternativene Sorter minste til største og Sorter størst til minste.

Sorter flere kolonner med data i Excel

I tillegg til å utføre en rask sortering basert på én enkelt kolonne med data, lar Excels egendefinerte sorteringsfunksjon deg sortere på flere kolonner ved å definere flere sorteringsnøkler. Ved sortering med flere kolonner identifiseres sorteringsnøklene ved å velge kolonneoverskriftene i dialogboksen Sorter.

Som med en rask sortering, er sorteringsnøklene definert ved å identifisere kolonneoverskriftene eller feltnavnene i tabellen som inneholder sorteringsnøkkelen.

Sorter på flere kolonner Eksempel

I eksemplet nedenfor er dataene i området A2 til E12 sortert på to kolonner med data. Dataene sorteres først etter navn og deretter etter alder.

For å sortere flere kolonner med data:

1. Uthev celleområdet som skal sorteres. I dette eksemplet er cellene A2 til E12 valgt.
2. Velg Hjem.
3. Velg Sorter og filtrer for å åpne rullegardinlisten.
4. Velg Custom Sort for å åpne Sorter-dialogboksen.
5. Sett en hake ved siden av Mine data har overskrifter.
6. Under kolonneoverskriften, velg Sorter etter nedoverpilen og velg Navn fra rullegardinlisten for først å sortere dataene etter Navn-kolonnen.
7. Under overskriften Sorter på lar du innstillingen være Cell Values. Sorteringen er basert på de faktiske dataene i tabellen.
8. Under ordreoverskriften, velg nedoverpilen og velg Z til A for å sortere navnedataene i synkende rekkefølge.
9. Velg Legg til nivå for å legge til et andre sorterings alternativ.
10. Under kolonneoverskriften, velg Deretter med nedoverpilen og velg Alder for å sortere poster med dupliserte navn etter Alder-kolonnen.
11. Under ordreoverskriften velger du størst til minste fra rullegardinlisten for å sortere aldersdataene i synkende rekkefølge.
12. Velg OK for å lukke dialogboksen og sortere dataene.

Som et resultat av å definere en andre sorteringsnøkkel, vist i eksemplet nedenfor, blir de to postene med identiske verdier for Navn-feltet sortert i synkende rekkefølge ved å bruke Alder-feltet. Dette resulterer i rekorden for studenten Wilson J., 21 år, før rekorden for Wilson P., 19 år.

The First Row: Column Headings or Data

Datautvalget som ble valgt for sortering i eksemplet ovenfor inkluderte kolonneoverskriftene over den første raden med data. Denne raden inneholder data som er forskjellig fra dataene i påfølgende rader. Excel bestemte at den første raden inneholder kolonneoverskriftene og justerte de tilgjengelige alternativene i Sorter-dialogboksen for å inkludere dem.

Excel bruker formatering for å bestemme om en rad inneholder kolonneoverskrifter. I eksemplet ovenfor er kolonneoverskriftene en annen skrift enn dataene i resten av radene.

Hvis den første raden ikke inneholder overskrifter, bruker Excel kolonnebokstaven (som Kolonne D eller Kolonne E) som valg i Kolonne- alternativet i Sorter-dialogboksen.

Excel bruker denne forskjellen til å bestemme om den første raden er en overskriftsrad. Hvis Excel gjør en feil, inneholder Sorter-dialogboksen en avmerkingsboks for Mine data har overskrifter som overstyrer dette automatiske valget.

Sorter data etter dato eller klokkeslett i Excel

I tillegg til å sortere tekstdata alfabetisk eller tall fra størst til minste, inkluderer Excels sorterings alternativer sortering av datoverdier. Tilgjengelige sorteringsbestillinger tilgjengelig for datoer inkluderer:

• Stigende rekkefølge: Eldste til nyeste.
• Synkende rekkefølge: Nyeste til eldste.

Hurtigsortering kontra sorteringsdialogboks

Datoer og klokkeslett som er formatert som talldata, for eksempel Dato Borrowed i eksempelet ovenfor, bruk hurtigsorteringsmetoden for å sortere på en enkelt kolonne. For sorteringer som involverer flere kolonner med datoer eller klokkeslett, bruk Sorter-dialogboksen på samme måte som å sortere flere kolonner med tall- eller tekstdata.

Sort etter dato Eksempel

For å utføre en rask sortering etter dato i stigende rekkefølge, fra eldste til nyeste:

1. Uthev celleområdet som skal sorteres. For å følge eksemplet ovenfor, uthev cellene G2 til K7.
2. Velg Hjem.
3. Velg Sorter og filtrer for å åpne rullegardinlisten.
4. Velg Custom Sort for å åpne Sorter-dialogboksen.
5. Under kolonneoverskriften, velg Sorter etter nedoverpilen og velg Borrowed for først å sortere dataene etter låntdato.
6. Under overskriften Sorter på velger du Cell Values. Sorteringen er basert på de faktiske dataene i tabellen.
7. Under overskriften Sorteringsrekkefølge, velg Eldste til nyeste fra rullegardinlisten.
8. Velg OK i dialogboksen for å lukke dialogboksen og sortere dataene.

Hvis resultatene av sortering etter dato ikke blir som forventet, kan dataene i kolonnen som inneholder sorteringsnøkkelen inneholde datoer eller klokkeslett lagret som tekstdata i stedet for som tall (datoer og klokkeslett er bare formaterte talldata).

Blandede data og raske sorteringer

Når du bruker hurtigsorteringsmetoden, hvis poster som inneholder tekst- og talldata blandes sammen, sorterer Excel tall- og tekstdataene separat ved å plassere postene med tekstdata nederst på den sorterte listen.

Excel kan også inkludere kolonneoverskriftene i sorteringsresultatene, og tolke dem som bare en annen rad med tekstdata i stedet for som feltnavnene for datatabellen.

Advarsel om mulig sortering

Hvis sorteringsdialogboksen brukes, selv for sorteringer i én kolonne, kan Excel vise en melding som advarer deg om at den har støtt på data lagret som tekst og gir deg valget mellom å:

• Sorter alt som ser ut som et tall som et tall.
• Sorter tall og tall som er lagret som tekst separat.

Hvis du velger det første alternativet, prøver Excel å plassere tekstdataene på riktig sted for sorteringsresultatene. Velg det andre alternativet, og Excel plasserer postene som inneholder tekstdata nederst i sorteringsresultatene, akkurat som det gjør med raske sorteringer.

Sorter data etter ukedager eller måneder i Excel

Du kan også sortere data etter ukedager eller måneder i året ved å bruke den samme innebygde egendefinerte listen som Excel bruker til å legge til dager eller måneder i et regneark ved å bruke fyllhåndtaket. Disse listene tillater sortering etter dager eller måneder kronologisk i stedet for i alfabetisk rekkefølge.

Som med andre sorterings alternativer, kan sorteringsverdier etter en egendefinert liste vises i stigende (søndag til lørdag eller januar til desember) eller synkende rekkefølge (lørdag til søndag eller desember til januar).

I bildet ovenfor ble følgende trinn fulgt for å sortere dataeksemplet i området A2 til E12 etter måneder i året:

1. Uthev celleområdet som skal sorteres.
2. Velg Hjem.
3. Velg Sorter og filtrer for å åpne rullegardinlisten.
4. Velg Custom Sort for å åpne Sorter-dialogboksen.
5. Under kolonneoverskriften velger du Månedsstart fra rullegardinlisten for å sortere dataene etter månedene i året.
6. Under overskriften Sorter på velger du Cell Values. Sorteringen er basert på de faktiske dataene i tabellen.
7. Under ordreoverskriften, velg nedpilen ved siden av standard A til Å- alternativet for å åpne rullegardinmenyen.
8. Velg Egendefinert liste for å åpne dialogboksen Egendefinerte lister.
9. I vinduet til venstre i dialogboksen velger du januar, februar, mars, april.
10. Velg OK for å bekrefte valget og gå tilbake til Sorter dialogboksen.
11. Den valgte listen (januar, februar, mars, april) vises under ordreoverskriften.
12. Velg OK for å lukke dialogboksen og sortere dataene etter måneder i året.

Som standard vises egendefinerte lister bare i stigende rekkefølge i dialogboksen Egendefinerte lister. For å sortere data i synkende rekkefølge ved hjelp av en egendefinert liste etter å ha valgt ønsket liste slik at den vises under overskriften Rekkefølge i Sorter-dialogboksen:

1. Velg nedoverpilen ved siden av listen som vises, for eksempel januar, februar, mars, april for å åpne rullegardinmenyen.
2. I menyen velger du det tilpassede liste alternativet som vises i synkende rekkefølge, for eksempel desember, november, oktober, september.
3. Klikk OK for å sortere dataene i synkende rekkefølge ved hjelp av den egendefinerte listen.

Sorter etter rader for å omorganisere kolonner i Excel

Som vist med de forrige sorterings alternativene, sorteres data norm alt ved hjelp av kolonneoverskrifter eller feltnavn. Resultatet er omorganisering av hele rader eller dataregistreringer. Et mindre kjent, og derfor mindre brukt sorterings alternativ i Excel, er å sortere etter rad, som har effekten av å omorganisere rekkefølgen på kolonnene fra venstre til høyre i et regneark.

En grunn til å sortere etter rad er å matche kolonnerekkefølgen mellom forskjellige datatabeller. Med kolonnene i samme rekkefølge fra venstre til høyre er det lettere å sammenligne poster eller å kopiere og flytte data mellom tabellene.

Tilpass kolonnebestillingen

Svært sjelden er det imidlertid en enkel oppgave å få kolonnene i riktig rekkefølge på grunn av begrensningene til alternativene for stigende og synkende sorteringsrekkefølge for verdier. Vanligvis er det nødvendig å bruke en egendefinert sorteringsrekkefølge, og Excel inkluderer alternativer for sortering etter celle- eller skriftfarge eller etter betingede formateringsikoner.

Den enkleste måten å fortelle Excel rekkefølgen av kolonner på er å legge til en rad over eller under datatabellen som inneholder tall som indikerer rekkefølgen av kolonner fra venstre til høyre. Sortering etter rader blir da et enkelt spørsmål om å sortere kolonnene minste til største etter raden som inneholder tallene.

Når sorteringen er fullført, kan den lagte raden med tall enkelt slettes.

Sorter etter radeksempel

I dataeksemplet som ble brukt for denne serien med sorterings alternativer i Excel, har Student-ID-kolonnen alltid vært først til venstre, etterfulgt av Navn og deretter Alder.

I dette tilfellet, som vist på bildet ovenfor, har tall blitt lagt til kolonnene for å forberede regnearket for å omorganisere kolonnene slik at Program-kolonnen er først til venstre etterfulgt av Month Start, Name, Age, og student-ID.

Slik endrer du kolonnerekkefølgen:

1. Sett inn en tom rad over raden som inneholder feltnavnene.
2. I denne nye raden, skriv inn følgende tall fra venstre til høyre med start i kolonne A: 5, 3, 4, 1, 2.
3. Uthev området som skal sorteres. I dette eksemplet markerer du A2 til E13.
4. Velg Hjem.
5. Velg Sorter og filtrer for å åpne rullegardinlisten.
6. Velg Custom Sort for å åpne Sorter-dialogboksen.
7. Velg Options for å åpne dialogboksen Sorterings alternativer.
8. I Orientering-delen, velg Sortér venstre mot høyre for å sortere rekkefølgen på kolonnene fra venstre til høyre i regnearket.
9. Velg OK for å lukke dialogboksen Sorterings alternativer.
10. Med endringen i Orientering, endres kolonneoverskriften i Sorter-dialogboksen til Rad.
11. Velg Sorter etter pil ned og velg Rad 2. Dette er raden som inneholder de egendefinerte tallene.
12. Under overskriften Sorter på velger du Cell Values.
13. Under ordreoverskriften velger du minst til størst fra rullegardinlisten for å sortere tallene i rad 2 i stigende rekkefølge.
14. Velg OK for å lukke dialogboksen og sortere kolonnene fra venstre til høyre etter tallene i rad 2.
15. Rekkefølgen på kolonnene begynner med Program etterfulgt av månedsstart, navn, alder og student-ID.

Bruk Excels tilpassede sorterings alternativer for å omorganisere kolonner

Selv om egendefinerte sorteringer er tilgjengelige i Sorter-dialogboksen i Excel, er disse alternativene ikke enkle å bruke når det gjelder å omorganisere kolonner i et regneark. Alternativer for å opprette en tilpasset sorteringsrekkefølge tilgjengelig i Sort-dialogboksen er å sortere dataene etter cellefarge, skriftfarge og ikon.

Med mindre hver kolonne allerede har brukt unik formatering, for eksempel forskjellige fonter eller cellefarger, må denne formateringen legges til individuelle celler i samme rad for at hver kolonne skal omorganiseres.

For eksempel, for å bruke skriftfarge for å omorganisere kolonnene:

1. Velg hvert feltnavn og endre skriftfargen for hvert felt. Endre for eksempel Program til rødt, Month Start til grønn, Navn til blå, Alder til oransje og student-ID til lilla.
2. I Sorter-dialogboksen, velg Sort by og velg Row 2.
3. Under overskriften Sorter etter velger du Font Color.
4. Under ordreoverskriften, still inn rekkefølgen på feltnavnsfargene manuelt for å matche ønsket kolonnerekkefølge.
5. Etter sortering, tilbakestill skriftfargen for hvert feltnavn.