Hvordan planlegge et møte i Outlook

2024 Forfatter: Abigail Brown | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 06:57

Når du planlegger et møte i Outlook med en annen person eller gruppe personer, mottar de en invitasjon på e-post med møtedetaljene. Fra denne e-posten kan de godta eller avslå møteinvitasjonen. Outlook legger møtet til Outlook-kalenderen din, holder styr på deltakernes svar og sender en påminnelse før møtet starter.

Instruksjonene i denne artikkelen gjelder for Outlook for Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 og Outlook 2013.

Hvordan sende en kalenderinvitasjon i Outlook

Slik planlegger du et møte i Outlook:

1. Velg Hjem-tab.

   

2. Velg New Items > Meeting.

   Du kan også trykke Ctrl+Shift+Q.

   

3. I møteinvitasjonen skriver du inn en beskrivelse av møtet i tekstboksen Title.

   

4. I tekstboksen Required skriver du inn e-postadressene til hver deltaker som må delta på møtet. I Outlook 2016 og 2013 skriver du inn e-postadressene i tekstboksen To.

   For å velge kontakter fra adresseboken, velg enten Required, Valgfritt, eller To.

   

5. I tekstboksen Valgfri skriver du inn e-postadressene til folk du vil delta på møtet, men ikke kreve at de gjør det.

   

6. Velg en starttid og sluttid for møtet.

   

7. For å blokkere en hel dag i kalenderen din for møtet, velg Hele dagen.

   

8. I tekstboksen Location skriver du inn hvor du holder møtet.

   

9. I Message-området skriver du inn annen informasjon deltakerne trenger å vite før møtet og legger ved filer du vil at de skal se gjennom.

   For å legge ved en fil til møteinvitasjonen, velg Insert-fanen, og velg deretter Legg ved fil. For å legge til en kobling til et dokument på OneDrive, velg Link rullegardinpilen.

   

10. Som standard, når du sender en møteinvitasjon i Outlook, inkluderer invitasjonen en forespørsel om svar og gir mottakeren muligheten til å foreslå et nytt tidspunkt for møtet. For å endre disse alternativene, velg Meeting-fanen, og velg deretter Svar alternativer

    

11. Velg Send.

    Hvis timeplanen din endres eller hvis deltakerne må legge andre planer, kan du enten avbryte møtet eller planlegge det på nytt.

    

Hvordan sette opp et gjentakende møte

Outlook lar deg også sette opp gjentakende møter. Bruk dette alternativet for samlinger du planlegger å gjenta hver uke, måned eller annen periode. Med et gjentakende møte trenger du bare å legge inn detaljene én gang, og det vil legge til alle fremtidige hendelser i kalenderen din basert på intervallet du angir.

1. Velg Hjem-fanen, og velg deretter New Items > Meeting.

   

2. I møteinvitasjonen skriver du inn tittelen, påkrevde deltakere, valgfrie deltakere, plassering og en melding som beskriver formålet med møtet.

3. Velg Gjør gjentakende.

   I Outlook 2016 og 2013, velg Meeting > Recurrence.

   

4. Dialogboksen Avtalegjentakelse åpnes. Angi starttid, sluttid og varighet for møtet.

   

5. I Recurrence pattern-delen velger du når møtet skal gjentas. For eksempel et vanlig ukentlig møte som finner sted hver mandag.

   

6. I Rekkevidde for gjentakelse, velg hvor lenge de gjentakende møtene skal fortsette. Du kan fortelle et gjentakende møte å avlyse på en bestemt dato eller etter et visst antall hendelser. Velg Ingen sluttdato hvis du ikke vil at møtet skal utløpe.

   

7. Velg OK.

   

8. I møteinvitasjonen velger du Send.

   

Hvordan bruke planleggingsassistenten til å opprette et møte

Hvis du bruker Microsoft 365 på jobben og er Exchange-bruker, bruk planleggingsassistenten for å finne det beste tidspunktet for å planlegge et møte med andre. Når du åpner planleggingsassistenten, ser du kalenderne for personene du inviterte til møtet.

For å bruke planleggingsassistenten, opprett en møteinvitasjon, velg fanen Meeting > Scheduling Assistant.

Slik ser du møtet i Outlook-kalenderen din

Når du oppretter eller godtar et møte, vil det vises i Outlook-kalenderen din basert på informasjon om dato og klokkeslett. Slik finner du kommende arrangementer.

1. Velg View Switcher, og velg deretter Calendar.
2. For å finne møtet, bla gjennom kalenderen eller bruk søkefeltet og skriv inn tittelen på møtet.

3. For å se møtedetaljene, dobbeltklikk på kalenderelementet.

   

4. For å se svar, velg fanen Sporing. Response-kolonnen viser hvilke deltakere som har godtatt møteinvitasjonen og hvilke som ikke har svart.

   

5. Hvis du mottok en muntlig aksept fra en deltaker, velg None, og velg deretter Accepted, Declined, eller ga et Tentative svar.

   

6. Lukk møteinvitasjonen når du er ferdig.

Hvordan legge folk til en eksisterende møteinvitasjon

Du kan sette opp et møte og deretter ha flere deltakere å invitere senere (for eksempel hvis du ansetter en annen ansatt og ønsker å legge dem til vanlige personalmøter). Slik inviterer du nye deltakere til et møte du allerede har satt opp.

1. Finn møtet i kalenderen din.
2. Dobbeltklikk på møteelementet.

3. Velg Scheduling Assistant-fanen > Legg til deltakere.

   

4. I dialogboksen Velg deltakere og ressurser velger du navnet på deltakeren.

   

5. Velg enten Required eller Valgfritt for å angi om deltakeren må være på møtet eller om deltakelsen er valgfri.

   

6. Velg OK.

   

7. Deltageren vises nå på listen over alle deltakere i planleggingsassistenten.

   

8. Velg Send oppdatering.