Hvordan angi automatiske svar i Outlook

2024 Forfatter: Abigail Brown | [email protected]. Sist endret: 2024-01-07 19:05

What to Know

• Non-Exchange-konto: Opprett en ny e-postmeldingsmal og lag deretter en regel for å sende et automatisk svar.
• Utvekslingskonto: Fil > Info > Automatiske svar > Send automatiske svar > skriv melding > velg start- og sluttider > OK.
• På Outlook.com: Settings > Se alle Outlook-innstillinger > Mail > Automatiske svar > Slå på automatiske svar > skriv > Lagre.

Denne artikkelen forklarer hvordan du oppretter en fraværsmelding for Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook for Microsoft 365 og Outlook.com, avhengig av hvilken type konto du bruker. Den forklarer også hvordan du finner ut om du har en Exchange-konto.

Hvordan angi automatiske svar i Outlook

Et effektivt fraværende automatisk svar i Outlook sørger for at når du er borte, vet folk at du er utilgjengelig når du kommer tilbake, og hva de bør gjøre hvis de har et problem som må umiddelbart oppmerksomhet.

Oppsettet for et fraværssvar i Outlook varierer avhengig av om e-postkontoen din er på en Microsoft Exchange-server eller er en IMAP- eller POP-e-postkonto (som vanlige e-posttjenester som Gmail, Yahoo Mail, og andre).

Hvordan finne ut om du har en Exchange-konto

Hvis du er usikker på om du bruker Outlook med en Exchange-konto, se i statuslinjen nederst i Outlook-vinduet. Hvis du bruker en Exchange-konto, vil du se Koblet til: Microsoft Exchange i statuslinjen.

Lag din automatiske svar-e-postmal

For å sette opp et automatisk svar i Outlook for en IMAP- eller POP-e-postkonto (for Exchange, se videre nedenfor), bruk Outlooks regelfunksjon. Begynn med å lage en e-postmal for autosvar-e-posten som vil bli sendt til mottakerne mens du er borte.

1. Velg Ny e-post.

   

2. Skriv inn Subject for e-posten og meldingsteksten som forteller mottakeren at du ikke er tilgjengelig.

   La mottakere få vite når de kan forvente et personlig svar fra deg, og vær bevisst på hvor mye informasjon du avslører i det automatiske svaret ditt fordi det kan utgjøre en risiko å avsløre for mye informasjon.

3. Når du er ferdig med å skrive autosvarmeldingen, velg Fil.

   

4. Velg Lagre som.

   

5. Velg Lagre som type rullegardinpil og velg Outlook-mal.

   

6. Outlook bruker malens emne som standard som navn i Filnavn tekstboksen. Endre dette til noe du liker som forteller deg at det er malfilen for ikke-tilstedeværende e-post.

7. Velg Lagre.

   

8. Lukk meldingsvinduet.

Opprett en regel for automatisk svar utenfor kontoret

Neste trinn for IMAP- eller POP-e-postkontoer er å sette opp en Outlook-regel. Denne regelen vil sende et svar med malen du opprettet i forrige del.

1. Velg Fil > Info.

   

2. Velg Administrer regler og varsler.

   

3. Velg fanen E-postregler.

   

4. Under Bruk endringer i denne mappen, velg e-postkontoen du oppretter det automatiske svaret for.

   Du vil ha muligheten til å bruke den nye regelen din på alle kontoer i et senere trinn.

5. Velg Ny regel.

   

6. I Start fra en tom regel, velg Bruk regel på meldinger jeg mottar.

   

7. Velg Next.

8. Under Trinn 1: Velg tilstand(er), velg avmerkingsboksen Where my name is in to-boksen.

   Regelen for automatisk svar svarer på all innkommende e-post hvis du fjerner alle betingelsesavmerkingsboksene.

   

9. Velg Next.

10. Under Trinn 1: Velg handling(er), velg avmerkingsboksen svar med en bestemt mal.

    

11. Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen (klikk på en understreket verdi), velg koblingen en bestemt mal.

    

12. Velg rullegardinpilen Se inn, og velg deretter Brukermaler i filsystemet.

    

13. Uthev malen du opprettet.

    

14. Velg Åpen.
15. I dialogboksen Rules Wizard, velg Next.

16. Under Trinn 1: Velg unntak, velg avmerkingsboksen unntatt hvis det er et automatisk svar.

    

17. Velg Next.
18. Under Trinn 1: Angi et navn for denne regelen, skriv inn et navn for autosvarregelen.

19. Under Trinn 2: Oppsett av regel alternativer, velg avkrysningsboksen Slå på denne regelen hvis du vil aktivere automatisk svar. Hvis du ikke vil at det automatiske svaret skal være aktivt nå, fjerner du avmerkingsboksen.

    Hvis du har flere e-postkontoer der du vil bruke dette automatiske svaret, merker du av for Opprett denne regelen for alle kontoer..

20. Velg Fullfør.
21. I dialogboksen Regler og varsler, velg OK.

Outlook sender et autosvar til adressen til hver e-post som mottas én gang per økt; et nytt autosvar sendes etter at Outlook er lukket og åpnet igjen.

Hvordan aktivere og deaktivere automatiske svar for IMAP- og POP-e-postkontoer

For IMAP- og POP-e-postkontoer, aktiver det automatiske svaret når du trenger det. Gå til Fil > Administrer regler og varsler > E-postregler, velg avmerkingsboksen ved siden av auto- svarregel, og velg deretter OK.

For å deaktivere svaret, fjerner du avmerkingsboksen og velger OK.

Automatiske svar for Microsoft Exchange-kontoer

Hvis e-postkontoen din er en Microsoft Exchange-konto (du kan sette opp en Outlook.com-konto som en Exchange-konto i Outlook), kan du konfigurere et automatisk svar fra fravær direkte på serveren. Følg disse trinnene for Outlook 2019, 2016 og Outlook for Microsoft 365.

1. Velg Fil > Info.

2. Velg Automatiske svar.

   

3. Velg Send automatiske svar. Skriv den automatiske svarmeldingen i tekstboksen.

   For å deaktivere et automatisk svar, gå til Automatic Replies dialogboksen, og velg Ikke send automatiske svar. Automatiske svar sendes ikke lenger.

4. Valgfritt kan du angi tidsrammen du vil at autosvaret skal være aktivt. Merk av for Send kun i denne tidsperioden. Angi deretter Starttid og Sluttid Bare meldinger som mottas i denne perioden vil motta et automatisk svar.

5. Hvis du jobber i en bedrift eller organisasjon, kan det hende du har flere alternativer for dine automatiske svar:

   • Inside My Organization: Denne meldingen sendes til meldinger mottatt fra andre i samme firma eller organisasjon som deg.
   • Outside My Organization: Meldingen sendes til personer utenfor organisasjonen din. Merk av for Autosvar til personer utenfor organisasjonen min.

   Det er sikkerhetsrisikoer forbundet med automatiske svar.

6. Velg OK.

Outlook Auto-Responder-verktøy og tillegg

I stedet for å sette opp en regel i Outlook manuelt, bruk et tillegg som Mail Responder for Outlook eller verktøy som Email Responder (FreeBusy) eller Auto Reply Manager. Disse verktøyene er smarte når det gjelder å sende bare nødvendige fraværssvar.

For å opprettholde ikke-til-på-kontor-svar mer sentr alt på en Exchange-server (inkludert maler med felt slått sammen med Active Directory), prøv Symprex Out-of-Office Manager.

Slik slår du på automatiske svar på Outlook.com

Aktivering av automatiske svar på Outlook.com er en enkel prosess. Funksjonen tilbyr ikke så mange alternativer som Outlook-programvaren gjør, men den er enkel å bruke.

1. På Outlook.com Mail-siden, velg Settings > Se alle Outlook-innstillinger.

   

2. Velg Mail > Automatiske svar.

   

3. Slå på Slå på automatiske svar.

   For å slå av automatiske svar, slå av Automatisk svar på.

   

4. Valgfritt: Merk av for Send svar kun i løpet av en tidsperiode. Spesifiser Starttid og Sluttid. Automatiske svar sendes bare i løpet av denne tidsrammen.

5. Skriv inn meldingen du vil sende mens automatiske svar er aktivert.

   

6. Velg eventuelt avkrysningsboksen Send svar kun til kontakter for å sende automatiske svar bare til personene og e-postadressene i Outlook.com-kontaktene dine.
7. Velg Lagre.