What To Know
- Først, organiser dataene i ett Excel-ark.
- Neste, i Word, velg Mailings > Start Mail Merge > velg type. Mailings > Select Recipients > Bruk en eksisterende liste > Åpne arket.
- Til slutt, slå sammen felt i Word ved å gå til Mailings > Sett inn flettefelt. Velg et felt, og trykk Sett inn.
Denne artikkelen forklarer hvordan du bruker funksjonen for utskriftsfletting i Microsoft Word og Excel for å kombinere tekst fra et Word-dokument med et datakildedokument, for eksempel et regneark. Instruksjonene i denne artikkelen gjelder for Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 og Word 2010.
Forbered dataene for utskriftsfletting
Word-funksjonen for utskriftsfletting fungerer sømløst med data fra Excel. Mens du kan opprette en datakilde i Word, er alternativene for bruk av disse dataene begrensede. Hvis du har adresselistedata i et regneark, er det ikke nødvendig å skrive inn informasjonen på nytt i Words datakilde.
Du kan bruke et hvilket som helst Excel-regneark i en utskriftsflettingsfunksjon i Word uten noen spesiell forberedelse. Men for å unngå feil i utskriftsflettingsprosessen, er det en god idé å organisere dataene i regnearket.
Pass på at eventuelle endringer du skal gjøre i regnearket er fullført før du starter utskriftsflettingen. Når sammenslåingen har startet, kan eventuelle endringer føre til feil med utskriftsflettingen.
Organiser regnearkdata
Organiser Excel-postlistedataene dine i rader og kolonner. Tenk på hver rad som en enkelt post og hver kolonne som et felt du skal sette inn i dokumentet ditt.
- Put All Data on a Single Sheet: E-postlistedataene du har tenkt å bruke for brevflettingen må være på ett ark. Hvis det er spredt på flere ark, kan du kombinere arkene eller utføre flere utskriftsflettinger. Sørg også for at arkene er tydelig navngitt, siden du må velge det du har tenkt å bruke uten å kunne se det.
- Opprett en overskriftsrad: Opprett en overskriftsrad for arket du har tenkt å bruke for utskriftsflettingen. En overskriftsrad er en rad som inneholder etiketter som identifiserer dataene i cellene under den. For å gjøre det enkelt for Excel å skille mellom data og etiketter, bruk fet tekst, cellekanter og celleskyggelegging som er unike for overskriftsraden. Sørg også for at overskriftene du velger samsvarer med navnene på flettefeltene, noe som også vil gjøre det mindre sannsynlig at feil vil oppstå.
- Formater numeriske data riktig: Sørg for at ting som gatenummer og postnummer er riktig formatert slik de skal vises når utsendelsesflettingen er fullført. Feil formatering av tall kan forårsake feil i sammenslåingen.
Hvordan spesifisere mottakerlisten for utskriftsfletting
Slik knytter du det forberedte Excel-regnearket som inneholder e-postlisten din med Word-dokumentet ditt:
-
Åpne dokumentet du vil bruke som utskriftsflettingsmal i Word. Dette kan være et nytt dokument eller et eksisterende dokument. Velg Mailings > Start Mail Merge.
Image -
Velg typen sammenslåing du vil kjøre. Alternativene dine er
- Letters
- E-postmeldinger
- Konvolutter
- Letters
- Directory
Hvis du foretrekker det, kan du også bruke veiviseren for utskriftsfletting til å lage utskriftsflettingen. For dette eksemplet går vi gjennom trinnene for å opprette en utskriftsfletting manuelt.
-
Deretter går du til Mailings-fanen og velg Select Recipients > Bruk en eksisterende liste.
Image - Naviger til og velg Excel-filen du forberedte for utskriftsflettingen, og velg deretter Open.
-
Hvis Word ber deg, velg Sheet1$ > OK.
Hvis Excel har kolonneoverskrifter, merk av for Første rad med data inneholder kolonneoverskrifter.
Opprett eller rediger utskriftsflettingsdokumentet
Med Excel-regnearket koblet til utskriftsflettingsdokumentet du oppretter i Word, er det på tide å redigere Word-dokumentet.
Du kan ikke gjøre endringer i datakilden din i Excel for øyeblikket. For å gjøre endringer i dataene, lukk dokumentet i Word før du åpner datakilden i Excel.
Sett inn flettefelt i dokumentet
I Word, velg Mailings > Insert Merge Field for å trekke informasjon fra regnearket inn i dokumentet. Velg feltet du vil legge til (fornavn, etternavn, by, stat eller annet), velg deretter Sett inn.
Se utskriftsflettingsdokumenter
Word overfører ikke formatering fra datakilden når du setter inn flettefelt i et dokument. Hvis du vil bruke formatering som kursiv, fet skrift eller understreket, gjør det i Word.
Når du ser på dokumentet med felt, velger du doble pilene på begge sider av feltet der du vil bruke formateringen. Når du ser på de sammenslåtte dataene i dokumentet, merker du teksten du ønsker å endre.
Alle formateringsendringer gjennomføres i alle de sammenslåtte dokumentene, ikke bare flettedokumentet du endret det i.
Forhåndsvis de sammenslåtte dokumentene
For å forhåndsvise de sammenslåtte dokumentene, gå til Mailings > Preview Results. Denne knappen fungerer som en vippebryter, så hvis du vil gå tilbake til å se bare feltene og ikke dataene de inneholder, trykk på den igjen.
Naviger gjennom de sammenslåtte dokumentene ved å bruke knappene på Utsendelser-fanen. De er, fra venstre til høyre: First Record, Previous Record, Go To Record,Next Record , og Last Record.
Før du slår sammen dokumentene, forhåndsvis dem alle, eller så mange du kan, for å bekrefte at alt ble slått sammen på riktig måte. Vær spesielt oppmerksom på tegnsetting og mellomrom rundt de sammenslåtte dataene.
Finalize the Mail Merge Document
Når du er klar til å slå sammen dokumentene, har du to valg:
- Skriv ut dokumenter: Slå sammen dokumentene til skriveren. Hvis du velger dette alternativet, sendes dokumentene til skriveren uten endringer. For å gjøre dette, velg Mailings> Finish & Merge > Print Documents.
- Rediger individuelle dokumenter: Hvis du trenger å tilpasse noen eller alle dokumentene (et alternativ er å legge til et notatfelt i datakilden for personlige notater) eller lage andre endres før du skriver ut, rediger hvert enkelt dokument. For å gjøre dette, velg Mailings > Finish & Merge > Rediger individuelle dokumenter
Uansett hvilken metode du velger, får du en dialogboks der du kan fortelle Word om å slå sammen alle poster, gjeldende post eller en rekke poster. Velg postene du vil skrive ut, og velg deretter OK.
Hvis du vil slå sammen et område, skriv inn startnummeret og det endelige nummeret for postene du vil inkludere i sammenslåingen, og velg deretter OK.
