Hvordan bruke SharePoint

2024 Forfatter: Abigail Brown | [email protected]. Sist endret: 2024-01-07 19:05

SharePoint er en plattform for å samarbeide med andre medlemmer av et team eller en gruppe. I denne artikkelen vil vi veilede deg gjennom å lage funksjonelle og samarbeidende nettsteder for kolleger og venner, laste opp og dele dokumenter og legge til widgets på SharePoint-nettstedets sider.

Hvordan lage et SharePoint-nettsted

Du trenger et par ting før du kan lage nettstedet ditt:

• Tilgang til en Microsoft 365-bedriftskonto, siden SharePoint ikke er inkludert i forbrukerkontoer.
• En administrator for å lage nettstedet ditt. Hvis du ikke er administrator, kan du be administratoren om å opprette et nettsted for deg.

Slik oppretter du et SharePoint-nettsted:

1. Logg på Microsoft 365 som administrator, og velg deretter SharePoint fra appmenyen.

   

2. Velg Page i den venstre vertikale ruten, og velg deretter Create Site.

3. Velg Teamside i dialogboksen.

   kommunikasjonsnettsteder brukes først og fremst til å publisere kunngjøringer og annet innhold.

4. Velg et startdesign for nettstedet ditt som samsvarer med det øvrige innholdet ditt. Ikke bekymre deg: du kan alltid justere startinnholdet senere.

5. Skriv inn detaljene for nettstedet ditt, inkludert navn og beskrivelse.
6. Velg Fullfør for å fullføre oppsettet. SharePoint jobber i bakgrunnen for å lage nettstedet, og du vil se fremdriften hele veien.

Etter at du har konfigurert plassen din, vil du ha noe tilgjengelig funksjonalitet rett ut av esken, inkludert:

• Samtaler: Private oppslagstavler for gruppen din.
• Documents: Det er her du deler filer og sjekker filer inn og ut.
• OneNote Notebook: Lagkameratene dine kan samarbeide med denne OneNote-notatboken ved å opprette og legge til innhold på sider.
• Nettstedssider: Egendefinerte nettsider for teamet eller gruppen din.

Hvordan bruke SharePoint-dokumentbiblioteker

Fildeling ved hjelp av et dokumentbibliotek er vanlig på SharePoint-nettsteder. Dokumentbiblioteker inneholder mapper og filer som du kan vise og redigere. Slik bruker du dokumentbiblioteket:

1. Velg Documents i den venstre vertikale ruten.

   

2. Velg New for å legge til nye elementer, for eksempel mapper eller Microsoft Office-filer. Alternativt kan du dra og slippe andre filer i gjeldende biblioteksmappe; de trenger ikke å være Office-filer.

   

3. Velg en Microsoft Office-fil for å åpne den i riktig app. Å velge en ikke-Office-fil gjør én av tre ting:

   • Åpner den for forhåndsvisning hvis den er i et nettvennlig format (for eksempel et bilde eller PDF).
   • Åpnes i en relevant app hvis du bruker Windows (Windows vet hvordan man snakker med SharePoint).
   • Laster den ned til datamaskinen din slik at du kan åpne den med det aktuelle programmet.

   

4. Mens moderne nettapper lar deg redigere en fil samtidig med en kollega, har du fortsatt muligheten til å "sjekke ut" en fil i SharePoint for å hindre andre i å jobbe med filen mens du jobber med den.

   Velg filen du vil sjekke ut, og velg deretter Check out i rullegardinlisten. Å sjekke ut en fil hindrer noen i å lagre en ny versjon av filen mens du jobber med den. Andre brukere kan fortsatt laste ned en kopi og jobbe med den, men de kan ikke opprette en ny versjon før du lagrer den og sjekker den inn igjen.

   

Hvordan lage SharePoint-nettstedsider

SharePoints nettstedssider lar deg lage nettsider som inneholder tekst og grafisk informasjon. Forskjellen mellom SharePoint-sidesider og vanlige nettsider er at bare påloggede medlemmer av SharePoint-teamet ditt kan se dem. Nettstedets sider er ditt eget private internett.

Slik oppretter du nye sider på SharePoint-nettstedet ditt:

1. Velg Pages i den venstre vertikale ruten.

   

2. Velg Ny, og velg deretter blant sidetypene:

   • Wiki-side: Sider som inkluderer teamideer, retningslinjer, retningslinjer, beste fremgangsmåter og mer. Et SharePoint-team kan bruke Wiki-sider for å få tilgang til lenker til alle typer bedriftsinformasjon.
   • Nettdelside: Forhåndsdefinerte oppsett laget for å la deg sette inn alle slags gadgets, dashboard-stil, på sidene dine på nettstedet.
   • Nettstedsside: Tomme sider som du bygger, starter med en tittel.
   • Link: Legg til en lenke til et nettsted.

   

3. Når den er opprettet, åpnes siden slik at du kan redigere den. Start med å gi den et navn. Ytterligere innhold kommer i form av webdeler, som vi dekker i neste avsnitt.

   

4. Velg Publiser øverst til høyre på skjermen for å gjøre endringene tilgjengelige for kolleger.

   

5. Velg Pages i den venstre vertikale ruten for å vise sidene dine.

6. For å redigere eksisterende sider, åpne siden og velg Rediger i venstre rute.

   

Hvordan legge til webdeler til SharePoint-sider

En av de beste SharePoint-funksjonene er "Web Part", eller widget(er)-funksjonen. Selv om du bare vil legge til tekst og grafikk, må du først legge til en webdel for å holde innholdet. Nettdeler kan inkludere ting som nyhetsfeeds, en katalog over teammedlemmer eller lister over nylig aktivitet på nettstedet.

Hvis du opprettet en side, kan du legge til nettdeler på den:

1. Velg Pages i den venstre vertikale ruten, velg deretter en side du vil redigere, og velg Edit.

2. Velg plus (+)-tegnet for å legge til nettdeler på en side.

   

3. En popup-meny viser en liste over tilgjengelige webdeler. Bla gjennom hele listen, eller søk etter nøkkelord. Når du velger en nettdel, legges den til på siden.

   

4. Konfigurer webdelen. Hvis du for eksempel legger til en bildegalleri-webdel, velger du Add Images for å velge bildene som skal vises.

   

5. Velg Publish for å gjøre endringene dine tilgjengelige for kolleger.

Selv om hjemmesiden opprettes automatisk for deg, er den fortsatt en side du kan fylle med nettdeler.

Installere og bruke Tasks-appen

Ting blir interessant når du legger til apper på nettstedet ditt. Apper går utover funksjonaliteten til nettdeler, og de inkluderer ting som blogger eller en egendefinert liste, som kan være en liten database.

Vi tar en titt på Oppgaver-appen, som lar deg sette opp gjøremål for teammedlemmene dine, tilordne gjøremål og deretter spore fullføringen av dem.

Slik legger du til Oppgaver-appen på SharePoint-nettstedet ditt:

1. På hjemmesiden til SharePoint-nettstedet, velg New, og velg deretter App.

2. Velg Oppgaver.

   

3. I menyen til venstre velger du Site Contents for å se Oppgaver-appen og begynne å delegere.

   

Hvem bør bruke SharePoint?

For det meste bruker bedriftsteam SharePoint. Men det er mange ikke-forretningsrelaterte scenarier der SharePoint kommer godt med, for eksempel:

• Idrettslag kan bruke kalenderen til å legge ut en kampplan, og de kan bruke et dokumentbibliotek til å lagre spillvideoer.
• Bokklubber kan legge ut lenker til neste ukes bok, mens skrivegrupper kan være vert for kritikk, bidrag og kommentarer.
• Frivillige grupper som planlegger et restaureringsprosjekt kan lage en plan med oppgaver og en tidslinje.
• Et nabolag som driver et hagesalg kan legge ut kunngjøringer om nye deltakere, eller liste elementer og priser i en delt Excel-fil i et dokumentbibliotek.

Scenarioene ovenfor er mulige med andre apper og tjenester, men SharePoint samler alt på ett sted, med et grensesnitt som støttes på tvers av Windows, macOS og Linux.

Hvor kan jeg laste ned SharePoint

Last ned SharePoint-appen for Android fra Google Play eller skaff deg SharePoint-appen for iOS fra App Store. I tillegg kan du bruke Microsoft Office-apper som Word, Excel og PowerPoint til å åpne filer direkte fra SharePoint, noe som gjør nedlasting og opplasting enkelt.