What to Know
- Velg Start Mail Merge og velg hvilken type dokument du vil opprette. Deretter velger du Select Recipients for å velge hvem som skal motta det.
- Velg Sett inn sammenslåingsfelt og legg til alle feltene du vil bruke. Velg Fullfør og slå sammen for å fullføre prosessen.
- Alternativt kan du bruke trinn-for-trinn-veiviseren for e-postfletting hvis du trenger mer veiledet hjelp med å lage det sammenslåtte dokumentet.
Bruk av utskriftsfletting i alle versjoner av Microsoft Word vil flette data fra en datakilde med dokumentet ditt. Den er perfekt for brev, kataloger, etiketter og mer. Slik kommer du i gang med denne tidsbesparende funksjonen.
Hvordan utskriftsfletting i Word
I alle gjeldende versjoner av Word hjelper alternativet Utskriftsfletting på Utsendelser-fanen på båndet deg gjennom å lage et brevflettingsbrev.
Lag et brev fra bunnen av eller åpne et eksisterende brev før du begynner.
-
Velg Start Mail Merge på Mailings-båndet og velg typen dokument du vil opprette. Du kan for eksempel velge bokstaver, konvolutter eller etiketter. Alternativt kan du velge Trinnvis veiviser for utskriftsfletting for mer hjelp med å lage dokumentet ditt.
Image -
Velg Velg mottakere på utsendelsesbåndet for å legge til mottakere i utsendelsen. Du kan velge å opprette en ny database med mottakere. Du kan også velge å bruke en eksisterende liste eller Outlook-kontakter.
Image -
I boksen Utskriftsfletting-mottakere bruker du avmerkingsboksene for å velge kontaktene du vil inkludere i utskriftsflettingen. Velg OK når listen din er klar.
Image -
Velg Sett inn flettefelt på utsendelsesbåndet. Velg det første feltet du vil legge til. Feltnavnet vises der du har markøren plassert i dokumentet. Gjenta, og sett inn hvert felt du vil inkludere. Alternativt kan du velge et alternativ som Adresseblokk eller Hilsningslinje
Du kan redigere og formatere teksten rundt feltet. Formater brukt på feltet vil overføres til det ferdige dokumentet. Du kan fortsette å legge til felt i brevet ditt.
Image -
Før du skriver ut brevene dine, bør du se gjennom dem for å se etter feil. Vær spesielt oppmerksom på mellomrom og tegnsetting rundt feltene. Du vil også sørge for at du har satt inn de riktige feltene på de riktige stedene.
For å forhåndsvise bokstavene, velg Preview Results på Mailings-båndet. Bruk pilene for å navigere gjennom dokumentet.
Image -
Du kan legge merke til en feil i dataene for et av dokumentene dine. Du kan ikke endre disse dataene i flettedokumentet. I stedet må du fikse det i datakilden.
For å gjøre dette, velg Rediger mottakerliste på Mailings-båndet. I boksen som åpnes kan du endre dataene for alle mottakerne. Du kan også begrense mottakerne. Fjern avmerkingen i boksen ved siden av mottakernes navn for å utelate dem fra sammenslåingsoperasjonen, og velg OK.
Image -
Etter at du har gjennomgått dokumentene dine, er du klar til å fullføre dem ved å fullføre sammenslåingen. Velg Finish & Merge-knappen på Mailings-båndet. Du kan velge å redigere individuelle dokumenter, skrive ut brevene eller sende dem via e-post. Hvis du velger å skrive ut eller sende brevene dine på e-post, blir du bedt om å angi et område. Du kan velge å skrive ut alle, én eller et sett med sammenhengende bokstaver. Word vil lede deg gjennom prosessen for hver.
Image
