Excel er et elektronisk regnearkprogram som brukes til å lagre, organisere og manipulere data. Data lagres i individuelle celler som vanligvis er organisert i en rekke kolonner og rader i et regneark; denne samlingen av kolonner og rader omtales som en tabell.
Image
Regnearkprogrammer kan også utføre beregninger på dataene ved hjelp av formler. For å gjøre det enklere å finne og lese informasjonen i et regneark, har Excel en rekke formateringsfunksjoner som kan brukes på individuelle celler, rader, kolonner og hele datatabeller.
Siden hvert regneark i nyere versjoner av Excel inneholder milliarder av celler per regneark, har hver celle en adresse kjent som en cellereferanse, slik at den kan refereres til i formler, diagrammer og andre funksjoner i programmet.
Emner inkludert i denne opplæringen er:
Skriv inn data i tabellen
Utvidelse av individuelle regnearkkolonner
Legge til gjeldende dato og et navngitt område i regnearket
Legge til fradragsformelen
Legge til nettolønnsformelen
Kopiering av formler med fyllhåndtaket
Legger til tallformatering i data
Legger til celleformatering
Legg inn data i regnearket
Image
Å legge inn data i regnearkceller er alltid en tre-trinns prosess; disse trinnene er som følger:
Klikk på cellen der du vil at dataene skal gå.
Skriv inn dataene i cellen.
Trykk Enter-tasten på tastaturet eller klikk på en annen celle med musen.
Som nevnt er hver celle i et regneark identifisert med en adresse eller cellereferanse, som består av kolonnebokstaven og nummeret til raden som skjærer hverandre ved en celles plassering. Når du skriver en cellereferanse, skrives alltid kolonnebokstaven først etterfulgt av radnummeret – for eksempel A5, C3 eller D9
Når du legger inn dataene for denne opplæringen, er det viktig å legge inn dataene i de riktige regnearkcellene. Formler som legges inn i påfølgende trinn, bruker cellereferansene til dataene som er lagt inn nå.
For å følge denne opplæringen, bruk cellereferansene til dataene vist i bildet ovenfor for å legge inn alle dataene i et tomt Excel-regneark.
Utvidelse av kolonner i Excel
Image
Som standard tillater bredden av en celle at bare åtte tegn av enhver dataoppføring vises før disse dataene går over i neste celle til høyre. Hvis cellen eller cellene til høyre er tomme, vises de angitte dataene i regnearket, som vist med regnearkets tittel Fradragsberegninger for ansatte lagt inn i celle A1
Hvis cellen til høyre inneholder data, blir imidlertid innholdet i den første cellen avkortet til de første åtte tegnene. Flere celler med data angitt i forrige trinn, for eksempel etiketten Deduction Rate: lagt inn i celle B3 og Thompson A. angitt i celle A8 avkortes fordi cellene til høyre inneholder data.
For å rette opp dette problemet slik at dataene er fullt synlige, må kolonnene som inneholder disse dataene utvides. Som med alle Microsoft-programmer, er det flere måter å utvide kolonner på. Trinnene nedenfor dekker hvordan du utvider kolonner med musen.
Utvidelse av individuelle regnearkkolonner
Plasser musepekeren på linjen mellom kolonner A og B i kolonneoverskriften.
Pekeren endres til en tohodet pil.
Klikk og hold nede venstre museknapp og dra den tohodede pilen til høyre for å utvide kolonne A til hele oppføringen Thompson A. er synlig.
Utvid andre kolonner for å vise data etter behov.
Kolonnebredder og regneark titler
Siden regnearkets tittel er så lang sammenlignet med de andre etikettene i kolonne A, hvis den kolonnen ble utvidet til å vise hele tittelen i celle A1, regnearket ville ikke bare se rart ut, men det ville gjøre det vanskelig å bruke regnearket på grunn av hullene mellom etikettene til venstre og de andre kolonnene med data.
Siden det ikke er noen andre oppføringer i rad 1, er det ikke feil å bare la tittelen være som den – velter over i cellene til høyre. Alternativt har Excel en funksjon k alt flette og senter som vil bli brukt i et senere trinn for raskt å sentrere tittelen over datatabellen.
Legge til datoen og et navngitt område
Image
Det er norm alt å legge til datoen i et regneark - ganske ofte for å angi når arket sist ble oppdatert. Excel har en rekke datofunksjoner som gjør det enkelt å legge inn datoen i et regneark. Funksjoner er bare innebygde formler i Excel for å gjøre det enkelt å fullføre vanlige oppgaver – for eksempel å legge til datoen i et regneark.
TODAY-funksjonen er enkel å bruke fordi den ikke har noen argumenter – som er data som må tilføres funksjonen for at den skal fungere. TODAY-funksjonen er også en av Excels flyktige funksjoner, noe som betyr at den oppdaterer seg selv hver gang den omberegner – som vanligvis er den gang regnearket åpnes.
Legge til datoen med TODAY-funksjonen
Trinnene nedenfor vil legge til TODAY-funksjonen til celle C2 i regnearket.
Klikk på celle C2 for å gjøre den til den aktive cellen.
Klikk på Formulas-fanen i ribbon.
Klikk på Dato og klokkeslett alternativet på ribbon for å åpne listen over datofunksjoner.
Klikk på Today-funksjonen for å få frem Formula Builder.
Klikk Done i boksen for å gå inn i funksjonen og gå tilbake til regnearket.
Gjeldende dato bør legges til celle C2.
Sersymboler i stedet for dato
Hvis en rad med hashtag-symboler vises i celle C2 i stedet for datoen etter å ha lagt til TODAY-funksjonen i den cellen, er det fordi cellen ikke er bred nok til å vise de formaterte dataene.
Som nevnt tidligere, uformaterte tall eller tekstdata går over til tomme celler til høyre hvis den er for bred for cellen. Data som har blitt formatert som en bestemt type tall – som valuta, datoer eller klokkeslett, går imidlertid ikke over til neste celle hvis de er bredere enn cellen der de er plassert. I stedet viser de - feilen.
For å løse problemet, utvide kolonne C ved å bruke metoden beskrevet i forrige trinn i opplæringen.
Legge til et navngitt område
A navngitt område opprettes når én eller flere celler får et navn for å gjøre området lettere å identifisere. Navngitte områder kan brukes som erstatning for cellereferanse når de brukes i funksjoner, formler og diagrammer. Den enkleste måten å lage navngitte områder på er å bruke navneboksen som ligger øverst i venstre hjørne av regnearket over radnumrene.
I denne opplæringen vil navnet rate bli gitt til celle C6 for å identifisere trekksatsen som brukes på ansattes lønn. Det navngitte området vil bli brukt i fradragsformelen som vil bli lagt til cellene C6 til C9 av regnearket.
Velg celle C6 i regnearket.
Skriv rate i Name Box og trykk Enter-tasten på tastaturet
Cell C6 har nå navnet rate.
Dette navnet vil bli brukt for å forenkle å lage Deductions-formlene i neste trinn i opplæringen.
Oppgi formelen for ansattfradrag
Image
Excel-formler lar deg utføre beregninger på talldata som er lagt inn i et regneark. Excel-formler kan brukes til grunnleggende tallknusing, som addisjon eller subtraksjon, samt mer komplekse beregninger, for eksempel å finne en students gjennomsnitt på prøveresultater og beregne boliglånsbetalinger.
Formler i Excel begynner alltid med et likhetstegn (=).
likningstegnet skrives alltid inn i cellen der du vil at svaret skal vises.
Formelen fullføres ved å trykke Enter-tasten på tastaturet.
Bruke cellereferanser i formler
En vanlig måte å lage formler på i Excel innebærer å legge inn formeldataene i regnearkceller og deretter bruke cellereferansene for dataene i formelen, i stedet for selve dataene.
Den største fordelen med denne tilnærmingen er at hvis det senere blir nødvendig å endre dataene, er det en enkel sak å erstatte dataene i cellene i stedet for å skrive om formelen. Resultatene av formelen oppdateres automatisk når dataene endres.
Bruke navngitte områder i formler
Et alternativ til cellereferanser er å bruke navngitte områder – for eksempel det navngitte området rate opprettet i forrige trinn.
I en formel fungerer et navngitt område det samme som en cellereferanse, men det brukes vanligvis for verdier som brukes flere ganger i forskjellige formler – for eksempel fradragssats for pensjoner eller helsefordeler, en skatt rate, eller en vitenskapelig konstant – mens cellereferanser er mer praktiske i formler som kun refererer til spesifikke data én gang.
Oppgi formelen for ansattfradrag
Den første formelen opprettet i celle C6 vil multiplisere bruttolønnen til den ansatte B. Smith med fradragssatsen i celle C3.
Den ferdige formelen i celle C6 vil være:
=B6rate
Using Pointing to enter the Formula
Selv om det er mulig å bare skrive inn formelen ovenfor i celle C6 og få det riktige svaret til å vises, er det bedre å bruke peking for å legge til cellereferansene til formler for å minimere muligheten for feil opprettet ved å skrive inn feil cellereferanse.
Peke innebærer å klikke på cellen som inneholder dataene med musepekeren for å legge til cellereferansen eller navngitt område i formelen.
Klikk på celle C6 for å gjøre den til den aktive cellen.
Skriv inn likhetstegnet (=) i celle C6 for å begynne formelen.
Klikk på celle B6 med musepekeren for å legge til den cellereferansen til formelen etter likhetstegnet.
Skriv multiplikasjonssymbolet () i celle C6 etter cellereferansen.
Klikk på celle C3 med musepekeren for å legge til det navngitte området rate i formelen.
Trykk Enter-tasten på tastaturet for å fullføre formelen.
Svaret 2747.34 skal finnes i celle C6.
Selv om svaret på formelen vises i celle C6, vil et klikk på den cellen vise formelen, =B6rate, i formellinjen over regnearket
Oppgi nettolønnsformelen
Image
Denne formelen er opprettet i celle D6 og beregner en ansatts nettolønn ved å trekke fra trekkbeløpet beregnet i den første formelen fra bruttolønn. Den ferdige formelen i celle D6 vil være:
=B6 - C6
Klikk på celle D6 for å gjøre den til den aktive cellen.
Skriv inn likhetstegnet (=) i celle D6.
Klikk på celle B6 med musepekeren for å legge til den cellereferansen til formelen etter likhetstegnet.
Skriv inn et minustegn(-) i celle D6 etter cellereferansen.
Klikk på celle C6 med musepekeren til den cellereferansen til formelen.
Trykk Enter-tasten på tastaturet for å fullføre formelen.
Svaret 43, 041.66 skal finnes i celle D6.
Relative cellereferanser og kopieringsformler
Foreløpig er formlene Deductions og Nettolønn lagt til i bare én celle hver i regnearket – henholdsvis C6 og D6. Som et resultat er regnearket for øyeblikket komplett for kun én ansatt - B. Smith.
I stedet for å gå gjennom den tidkrevende oppgaven med å gjenskape hver formel for de andre ansatte, tillater Excel, under visse omstendigheter, at formler kopieres til andre celler. Disse omstendighetene involverer oftest bruk av en spesifikk type cellereferanse – kjent som en relativ cellereferanse – i formlene.
Cellereferansene som er lagt inn i formlene i de foregående trinnene har vært relative cellereferanser, og de er standardtype cellereferanser i Excel, for å gjøre kopiering av formler så enkel som mulig.
Neste trinn i opplæringen bruker Fill Handle for å kopiere de to formlene til radene nedenfor for å fullføre datatabellen for alle ansatte.
Kopiering av formler med fyllhåndtaket
Image
fyllhåndtaket er en liten svart prikk eller firkant nederst i høyre hjørne av den aktive cellen. Fyllhåndtaket har en rekke bruksområder, inkludert kopiering av en celles innhold til tilstøtende celler. fylle celler med en serie tall eller tekstetiketter, og kopiere formler.
I dette trinnet i opplæringen vil fill-håndtaket brukes til å kopiere både Deduction og Nett. Lønn formler fra celler C6 og D6 ned til celler C9 ogD9.
Kopiering av formler med fyllhåndtaket
Høydepunkt celler B6 og C6 i regnearket.
Plasser musepekeren over den svarte firkanten i nedre høyre hjørne av celle D6 – pekeren endres til et plusstegn (+).
Klikk og hold nede venstre museknapp og dra fyllhåndtaket ned til celle C9.
Slipp museknappen – cells C7 til C9 skal inneholde resultatene av Deductionformel og celler D7 til D9 nettolønn formelen.
Bruk av tallformatering i Excel
Image
Tallformatering refererer til tillegg av valutasymboler, desimalmarkører, prosenttegn og andre symboler som hjelper til med å identifisere typen data som finnes i en celle og for å gjøre det lettere å lese.
Legge til prosentsymbolet
Velg celle C3 for å fremheve det.
Klikk på Hjem-fanen i ribbon.
Klikk på General- alternativet for å åpne Tallformat-rullegardinmenyen.
I menyen klikker du på Percentage- alternativet for å endre verdiformatet i celle C3 fra 0,06 til 6%.
Legge til valutasymbol
Velg celler D6 til D9 for å fremheve dem.
På Hjem-fanen i ribbon, klikk på General for å åpne rullegardinmenyen Tallformat.
Klikk på Currency i menyen for å endre formateringen av verdiene i cellene D6 til D9til valuta med to desimaler.
Bruk av celleformatering i Excel
Image
Celleformatering refererer til formaterings alternativer – som å bruke fet formatering på tekst eller tall, endre datajustering, legge til kantlinjer til celler eller bruke funksjonen for sammenslåing og senter for å endre utseendet til dataene i en celle.
I denne opplæringen vil de ovennevnte celleformatene bli brukt på spesifikke celler i regnearket slik at det samsvarer med det ferdige regnearket.
Legge til fet formatering
Velg celle A1 for å markere den.
Klikk på Hjem-fanen i ribbon.
Klikk på Fet formaterings alternativet som angitt i bildet ovenfor for å fete dataene i celle A1.
Gjenta trinnene ovenfor for å fete dataene i celler A5 til D5.
Changing Data Alignment
Dette trinnet vil endre standard venstrejustering av flere celler til senterjustering.
Velg celle C3 for å fremheve det.
Klikk på Hjem-fanen i ribbon.
Klikk på Center justerings alternativet som angitt i bildet ovenfor for å sentrere dataene i celle C3.
Gjenta trinnene ovenfor for å sentrere dataene i cellene A5 til D5.
Slå sammen og sentrer celler
Merge and Center- alternativet kombinerer et antall valgte til én celle og sentrerer dataoppføringen i cellen lengst til venstre over den nye sammenslåtte cellen. Dette trinnet vil slå sammen og sentrere regnearkets tittel - Deduction Calculations for Employees.
Velg celler A1 til D1 for å fremheve dem.
Klikk på Hjem-fanen i ribbon.
Klikk på Merge & Center som identifisert i bildet ovenfor for å slå sammen cellene A1 til D1og sentrer tittelen på tvers av disse cellene.
Legge til bunnkanter til celler
Dette trinnet vil legge til bunnkanter til cellene som inneholder data i radene 1, 5 og 9
Velg den sammenslåtte cellen A1 til D1 for å fremheve den.
Klikk på Hjem-fanen i ribbon.
Klikk på nedoverpilen ved siden av Border- alternativet som angitt i bildet ovenfor for å åpne rullegardinmenyen for grenser.
Klikk på Bottom Border- alternativet i menyen for å legge til en kantlinje nederst i den sammenslåtte cellen.
Gjenta trinnene ovenfor for å legge til en nedre kantlinje til celler A5 til D5 og til celler A9 til D9.
Disse Excel-veiledningene for nybegynnere dekker hvordan du bruker regneark, lager matematiske funksjoner og lager grafer i Excel. Oppdatert til å inkludere Excel 2019
