Til tross for utbredelsen av nettbaserte kommunikasjonsmetoder, er e-post fortsatt den mest populære, med nesten 300 milliarder e-poster sendt hver dag i 2019. Enten du er helt ny på e-post eller har brukt det i flere tiår, sørg for at du følger reglene for e-postetikette.
Gjennomgå meldingen din før du sender
Etter at du har skrevet inn mottakernes adresser, opprett en passende emnelinje, skriv meldingen din og legg ved et par støttedokumenter, gå tilbake og kontroller at du gjorde alt riktig:
- Se gjennom meldingen. Er noe uklart? Er det noen grammatiske feil eller skrivefeil? Sa du alt du ville si?
- Sjekk kildene dine. Vil en lenke til en ekstern kilde klargjøre meningen din? Vil en lenke hjelpe mottakeren din med å finne et nettsted raskt?
- Se på mottakernavnene. Har du glemt en viktig person som trenger å se meldingen? Har du lagt til noen som ikke skulle se meldingen?
- Se på adressen din. Hvis du har mer enn én, sørg for å sende meldingen fra den som passer best for meldingens formål.
- Bestem meldingsprioritet. Må meldingen merkes som viktig?
- Legg til støttedokumenter. Har du glemt vedleggene?
Ikke alltid svar alle
Du bør vite når og når du ikke skal svare alle på gruppe-e-poster. Hvis alle i den opprinnelige e-posten (den du svarer på) trenger å vite hva du har å si, bruk Svar alle.
For eksempel sender person A deg og person B på e-post for å komme med ideer om hvordan du kan feire sjefens 10-årsjubileum med selskapet. Svaret ditt er relevant for både person A og person B, så bruk Svar alle for å svare til dem begge.
Hvis noen sender en festinvitasjon via e-post til deg og 20 andre venner, er ikke svaret ditt relevant for de andre e-postmottakerne, så bruk Svar for å sende et svar kun til den opprinnelige avsenderen.
Skriv effektive emnelinjer
Nøkkelen til å skrive et godt e-postemne er å sørge for at det kort fanger opp essensen av meldingen din. Her er noen eksempler:
- Salgsmøte endret til 3:00
- Halloween-festinvitasjon
- Nettstedtekstrevisjoner
- Ukens 20 beste videovalg
- Detaljer om ditt nye medlemskap
- Bekrefter avtalen din
- Request for Fundraising Event Volunteers
For å gjøre emnelinjer mer effektive, ta med handlingen du vil at mottakerne skal utføre, for eksempel:
- Halloween-festinvitasjon – RSVP innen 11. mai
- Nettstedtekstrevisjoner – Trenger godkjenning innen tirsdag
bunnlinjen
Når du videresender en e-postmelding fra noen andre, forklar for den nye mottakeren hvorfor du gjør det og hvordan du forventer at de skal ha nytte av det. La oss for eksempel si at en klient, Jay, sender deg et spørsmål, og du vet ikke svaret. Videresend meldingen til kollegaen din, Sara, med en lapp som sier: "Sara, Jay vil vite prosessen for å logge på portalen vår fra mobilenheten sin. Se nedenfor for detaljer. Kan du hjelpe?"
Forklar hvorfor du CC
Hvis du cc noen på en e-postmelding, forklar hovedmottakeren at du gjør det, og hvorfor. La oss for eksempel si at Jenna ønsker å bli med i bokklubben din, og at du sender henne informasjon om det. Du vil sende en cc til bokklubbens leder, Ann, og skrive til Jenna: Jeg henvender meg til lederen vår, Ann, så hun kan se hva jeg sender deg og fylle ut alt jeg kan ha utelatt. Når du bruker denne prosessen, vet Ann også hvorfor hun mottar en kopi av meldingen.
bunnlinjen
E-postmeldinger kan forsvinne i posten eller i spamfilteret. Som en høflighet, spesielt med viktige meldinger (som de med vedlegg eller som har med tidsfrister å gjøre), skriv et kort notat for å fortelle avsenderen at e-posten deres ble mottatt. For eksempel, hvis sjefen din sender deg et nytt prosjekt du skal jobbe med, svar med: "Skjønner det, jeg kommer i gang i morgen."
Bruk akronymer sparsomt
Ikke alle kjenner hvert akronym, så bruk så få som mulig, og bare når du er sikker på at mottakeren vet hva de betyr. Det er flere akronymer som ofte brukes i e-postkorrespondanse. Her er noen:
- ASAP: Så snart som mulig
- BTW: Forresten
- EOD: Slutt på dagen
- EOM: Slutt på melding (brukes vanligvis i emnelinjen for å indikere at det ikke er noen e-posttekst å følge)
- EOW: Ukeslutt
- FYI: Til din informasjon
- IMO: Etter min mening
- OOO: Ikke på kontoret
- Y/N: Ja eller Nei
bunnlinjen
Fordi du ikke får sammenhengen med ansiktsuttrykk og tonefall i e-post, er det ikke et godt medium for å uttrykke sarkasme eller humor, spesielt med mottakere du ikke kjenner godt. Uttrykk budskapet ditt enkelt og greit, i hvert fall til du blir bedre kjent med en mottaker. Hvis du virkelig ikke kan dy meg, ta med et smilende eller lerende uttrykksikon for å vise at du tuller.
Velg en passende avslutning
Noen ganger er det vanskelig å vite hvordan man avslutter en e-postmelding. Her er noen forslag basert på situasjonen:
- Takk eller Mange takk: Hvis du ber om en tjeneste.
- Love eller Klem: Hvis mottakeren er en venn eller et familiemedlem.
- Cheers eller Best: Hvis mottakeren er en tilfeldig bekjent.
- Vennlig hilsen: Hvis meldingen din er formell.
- Best Regards eller Kind Regards: Hvis du ønsker å opprettholde en formell forretningstone.
