Det er flere måter å sortere data på i Microsoft Excel. Lær hvordan du bruker betinget sortering i Excel for å sortere etter skriftfarge, cellebakgrunnsfarge eller ikonfarge.
Instruksjonene i denne artikkelen gjelder for Excel for Microsoft Office 365, Excel 2019, Excel 2016 og Excel 2013 for Windows og Mac.
Velg et område som skal sorteres i Excel
Før data kan sorteres, må Excel vite det nøyaktige området som skal sorteres. Excel kan automatisk inkludere relaterte data i et område så lenge det ikke er tomme rader eller kolonner i det valgte området. Tomme rader og kolonner mellom områder med relaterte data er i orden. Excel avgjør deretter om dataområdet har feltnavn og ekskluderer disse radene fra postene som skal sorteres.
Å tillate Excel å velge området som skal sorteres, er greit for små mengder data. Men for store dataområder er den enkleste måten å sikre at riktig område er valgt å markere det før sortering.
Hvis det samme området skal sorteres gjentatte ganger, er den beste tilnærmingen å gi området et navn. Hvis det er definert et navn for området som skal sorteres, skriv inn navnet i navneboksen, eller velg det fra den tilhørende rullegardinlisten. På denne måten fremhever Excel automatisk riktig dataområde i regnearket.
Enhver sortering krever bruk av sorteringsrekkefølge. Når du sorterer etter verdier, er det to mulige sorteringsrekkefølger: stigende og synkende. Men når du sorterer etter farger, finnes det ingen slik rekkefølge, så du må definere fargesorteringsrekkefølgen manuelt.
Hvordan sortere etter cellebakgrunnsfarge i Excel
I eksemplet nedenfor er postene til elever 20 år og yngre uthevet i rødt. Slik sorterer du dataene etter cellebakgrunnsfarge slik at de røde oppføringene vises øverst:
-
Uthev celleområdet som skal sorteres (celle A2 til D11 i eksemplet).
Image -
Gå til Hjem-fanen, og velg deretter Sorter og filtrer > Custom Sort.
Image -
Velg Sorter på-rullegardinpilen og velg Cell Color.
Tøm avmerkingsboksen Mine data har overskrifter slik at den første raden ikke blir kuttet av.
Image -
Velg Order rullegardinpilen og velg Red.
Når Excel finner forskjellige cellebakgrunnsfarger i de valgte dataene, legger den til disse fargene i rullegardinlisten Order i dialogboksen.
Image -
Velg On Top fra rullegardinlisten ved siden av sorteringsrekkefølgeboksen slik at de røde cellene vil være øverst på listen, og velg deretter OK.
Image -
De fire postene med rød bakgrunn er gruppert sammen øverst i dataområdet.
Når du arbeider med beregninger, kan du få negative tall i Excel til å vises rødt som standard for å hjelpe disse tallene til å skille seg ut mer.
Image
Hvordan sortere etter skriftfarge i Excel
I eksemplet nedenfor vises journalene over studenter på sykepleierutdanningene i rødt, og de som er påmeldt realfagsprogrammene er blå. Slik sorterer du dataene etter skriftfarge:
-
Uthev celleområdet som skal sorteres (celle A2 til D11 i eksemplet).
Image - Gå til Hjem-fanen, og velg deretter Sorter og filtrer > Custom Sort.
-
Velg Sorter på rullegardinpilen og velg Font Color.
Tøm avmerkingsboksen Mine data har overskrifter slik at den første raden ikke blir kuttet av.
Image -
Velg Order rullegardinpilen, og velg deretter Red.
Når Excel finner forskjellige skriftfarger i de valgte dataene, legger den til disse fargene i rullegardinlisten Order i dialogboksen.
Image -
Velg On Top fra rullegardinlisten ved siden av boksen for sorteringsrekkefølge, slik at de røde oppføringene vil være øverst på listen.
Image -
Velg Add for å legge til et andre sorteringsnivå.
Image -
Bruk de samme innstillingene som det første sorteringsnivået, men denne gangen velger du Order og velg Blue.
Image -
Velg OK for å sortere dataene og lukke dialogboksen.
Image -
De to postene med den røde skriftfargen er gruppert sammen øverst i dataområdet, etterfulgt av de to blå postene.
Image
Hvordan sortere etter ikon i Excel
Ikonsett tilbyr et alternativ til vanlige betingede formaterings alternativer som fokuserer på endringene i font og celleformatering. Eksemplet nedenfor inneholder datoer og temperaturer som har blitt betinget formatert med stopplysikonet satt basert på de daglige maksimumstemperaturene.
Følg disse trinnene for å sortere dataene slik at poster som viser de grønne ikonene blir gruppert først, etterfulgt av de gule ikonene og deretter de røde ikonene:
-
Uthev celleområdet som skal sorteres (celle A2 til B31 i eksemplet).
Image - Gå til Hjem-fanen og velg Sorter og filtrer > Custom Sort.
-
Velg rullegardinpilen Column, og velg deretter kolonnen som inneholder de betingede ikonene (Temperature i eksemplet).
På grunn av måten betinget formatering med ikoner fungerer på, kan du la avmerkingsboksen My data has headers være valgt.
Image -
Velg rullegardinpilen Sorter på, og velg deretter Conditional Formatting Icon.
Image -
Velg Order rullegardinpilen, og velg deretter Green.
Image -
Velg On Top fra rullegardinlisten ved siden av sorteringsrekkefølgeboksen, slik at de grønne ikonoppføringene vil være øverst på listen.
Image -
Velg Add for å legge til et andre sorteringsnivå.
Image -
Bruk de samme innstillingene som det første sorteringsnivået, men denne gangen velger du Order og velg Yellow.
Image -
Velg Add for å legge til et tredje sorteringsnivå, og bruk deretter de samme innstillingene som de to første nivåene, men denne gangen velger du Orderrullegardinpil og velg Red.
Image -
Velg OK for å sortere dataene og lukke dialogboksen.
Image -
Postene med det grønne ikonet er gruppert sammen øverst i dataområdet, etterfulgt av postene med det gule ikonet, og deretter de med et rødt ikon.
Image
