What to Know
- Prosedyren for å sitere originale e-postmeldinger i svar og videresending varierer sterkt mellom e-posttjenester.
- Noen tjenester som iOS Mail lar brukere fremheve tekst og ganske enkelt klikke Reply eller Forward for å sitere det utvalget.
- Noen tjenester som Gmail siterer automatisk hele e-posten. Du må redigere manuelt for å sitere spesifikke linjer fra meldingen.
Lange e-posttråder der hvert svar siterer hele den forrige eller originale meldingen, er vanskelig å følge. På den annen side, en e-post som refererer til en tidligere melding uten en anelse om hva det gjaldt, kaster bort tid når du prøver å huske avsenderens opprinnelige poeng. Når du svarer på en e-postmelding, bør du sitere fra meldingen du mottok, men bare så mye som er nødvendig for å fastslå konteksten.
Hvordan sitere en e-post i svaret
Avhengig av e-postleverandøren eller appen din, kan du kanskje markere delen av e-posten du vil sitere før du klikker eller trykker på Svar eller Forover-knapp. E-postsvarsfeltet åpnes med det uthevede sitatet som allerede er plassert i brødteksten i e-posten. Bare legg til svaret ditt og send det videre. MacOS og iOS Mail fungerer på denne måten.
Ingen to e-postprogrammer bruker nøyaktig samme svarprosedyre.
Noen e-postprogrammer, inkludert Yahoo Mail og Gmail, lar deg ikke bare fremheve en del å sitere i svaret ditt. Du må sitere hele lengden på teksten fra e-posten og deretter manuelt slette delene du ikke vil ha fra svaret ditt.
I noen tilfeller kan du kopiere den delen av e-posten du vil sitere og velge Lim inn som tilbud eller lignende, hvis e-postprogrammet ditt støtter denne funksjonen (noen gjør det, noen ikke). I nesten alle tilfeller er den siterte informasjonen rykket inn for å gjøre den lett å gjenkjenne. I noen e-postprogrammer vises det siterte materialet i en annen farge.
Slik jobber du med et tilbud i e-posten din
E-postetiketten følger vanligvis en viss rekkefølge med hensyn til deler av en melding. Begynn e-posten din med en hilsen og en innledende kommentar. Deretter kommer det siterte materialet. Svaret ditt på sitatet vises så under det.
Hvis du svarer på mer enn ett punkt, lim inn én del av sitatet på en linje og svar på den delen bare på den følgende linjen. Deretter limer du inn en annen del av den siterte e-posten og svarer på den delen på følgende linje. Gjenta dette mønsteret hvis du har flere sitater og kommentarer å komme med i svaret eller videresendte meldingen. Dette etterligner den naturlige samtaleflyten og gjør det lettere for e-postmottakere å følge en tråd.
