What to Know
- I Windows: Velg Fil > Eksporter > Opprett PDF/XPS. Bekreft at PDF er valgt ved siden av Lagre som type.
- På en Mac: Gå til Fil > Lagre som. Ved siden av Filformat velger du PDF.
- I Google Sheets: Bruk filvelgeren for å åpne Excel-filen. Gå til Fil > Last ned > PDF > Export.
Denne artikkelen forklarer metoder for å konvertere Excel-dokumenter til PDF-format, inkludert eksport fra Windows eller Mac Excel, bruk av Google Sheets, bruk av en online-konvertering og utskrift til PDF-format. Informasjon gjelder for Excel-versjoner 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 og Excel for Microsoft 365.
Eksporter til PDF i Excel på en Windows-PC
Det er mange måter å konvertere en Excel-fil til PDF-format, slik at den er enklere å åpne og lese på andre enheter, uten å ha et regnearkprogram eller en app installert. Hvis du har Excel på Windows-datamaskinen, kan du enkelt konvertere Excel XLSX- eller XLS-formatfiler til PDF-filer.
- Åpne File > Eksporter-menyen.
- Velg Opprett PDF/XPS.
-
Dobbeltsjekk at PDF (.pdf) er valgt ved siden av Lagre som type. Det andre alternativet er å lage en XPS-fil.
Image Du kan valgfritt bruke denne tiden før du lager PDF-en til å aktivere eller deaktivere noen avanserte alternativer. Gå til Options i lagringsdialogboksen for å gjøre ting som å eksportere bare bestemte sider til PDF, eksportere alle regnearkene og mer.
- Velg hvor PDF-en skal lagres, og velg deretter Publish.
Eksporter til PDF i Excel på en Mac
Hvis du bruker en Mac-datamaskin, kan du lage en PDF fra en Excel-fil gjennom menyelementet Lagre som.
- Gå til Fil > Lagre som for å åpne en popup-boks for lagring av Excel-dokumentet.
-
Velg PDF, nederst i vinduet ved siden av..
Image Vær oppmerksom på alternativene rett under rullegardinboksen for formatvalg. Du kan velge Workbook eller Sheet for å konvertere enten hele arbeidsboken til PDF (alle arkene som inneholder data) eller bare arket som er åpent akkurat nå.
- Velg Lagre for å konvertere Excel-filen til PDF på din Mac.
Eksporter til PDF med Google Sheets
Sheets er Googles nettbaserte regnearkskaper og redaktør. Siden du kan laste opp Excel-filer til Google Sheets, og fordi Sheets kan eksportere dokumenter til PDF-formatet, fungerer det som en flott måte å konvertere XLSX/XLS til PDF på hvilken som helst datamaskin.
- Åpne Google Regneark, og bruk filvelger-knappen til høyre for å bla etter og åpne Excel-filen din.
-
Gå til Fil > Last ned > PDF (.pdf) for å se en forhåndsvisning av dokumentet som PDF. Du kan redigere hva som skal eksporteres og noen andre innstillinger.
Image - Velg EXPORT for å lagre regnearket som PDF.
Use Online Converters
Et annet alternativ er å bruke en filkonvertering. Siden XLS- og XLSX-filer er dokumenter, kan du bruke en gratis dokumentfilkonvertering.
Det finnes til og med noen online Excel til PDF-konverterere som gjør dette enda enklere, og siden de fungerer med hvilken som helst nettleser, kan de konvertere Excel til PDF på alle operativsystemer.
Noen av våre favoritter inkluderer Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF og Online2PDF.
En annen vi liker, vist nedenfor, er FileZigZag. Last opp Excel-filen din der og velg PDF som målformat. Velg Start Converting for å konvertere Excel-filen til PDF og få nedlastingslenken.
'Skriv ut' til PDF
Hvis du ikke har Excel installert, kan du fortsatt lagre XLSX- eller XLS-filen til PDF med Microsofts gratis Excel Viewer-program. Men siden dette verktøyet bare er en Excel-filviser (ikke editor), må du installere et annet program sammen med det for å få det til å støtte PDF-konverteringen.
En måte er med en gratis PDF-skriver. PDF-skrivere fungerer ved at du "skriver ut" dokumentet til PDF, som er en enkel måte å sende Excel-filen til PDF-konvertereren, hvoretter programmet lagrer den til PDF-format.
- Åpne Excel Viewer og velg Excel-filen du vil konvertere til PDF.
- Bruk knappen øverst til venstre i programmet for å velge Print.
-
Endre skriveren fra rullegardinmenyen ved siden av Name for å være PDF-skriveren du installerte.
Image I vårt eksempel kan vi velge Foxit Reader PDF Printer fra rullegardinmenyen.
-
Gjør eventuelle andre endringer du ønsker i utskriftsinnstillingene, for eksempel å skrive ut et visst antall sider, og velg deretter OK for å starte PDF-skriverprogramvaren, Foxit PDF Reader i denne saken.
Noen PDF-skrivere vil åpne programmet med ytterligere instruksjoner, og andre vil lagre PDF-en uten andre spørsmål.
- Det var det! Du har laget en PDF-fil fra Excel-dokumentet!
Hvorfor bruke PDF-format
Excel-filer krever et spesifikt program for å lese og redigere dem, så det kan være vanskelig å dele slike dokumenter med folk som ikke har den nødvendige programvaren. PDF-formatet er imidlertid mye mer allestedsnærværende, så så lenge det er en PDF-visningsprogram installert på datamaskinen, kan du se filen uten behov for en regnearkvisning/redigerer.
Excel-filer som forblir i XLSX- eller XLS-formatet er 100 prosent redigerbare med Excel eller et annet lignende regnearkprogram (f.eks. OpenOffice Calc og LibreOffice Calc), men PDF-filer er det ikke. Selv om det er tilgjengelige PDF-redigeringsprogrammer, fungerer de vanligvis ikke så godt som å redigere råfilen.
