Mange bedrifter bruker Microsoft Word til å lage brevhoder, rapporter, skjemaer, nyhetsbrev og annet typisk forretningsmateriell. Dokumentene skrives helt fint ut til en stasjonær skriver, uavhengig av fargebildene i filen.
Problemet med å bruke Word for dokumenter med fargebilder oppstår når brukeren ønsker å ta den elektroniske filen til en kommersiell trykkeri for offsettrykk. Filen skrives ut i en kombinasjon av fire blekkfarger: cyan, magenta, gul og svart, kjent som CMYK i kommersiell trykkverden. Fargebilder skrives ut i prosessfargene med fire farger, som lastes inn i trykkpressen. Utskriftsleverandøren må skille fargebildene i dokumentet til kun CMYK før det skrives ut.
Microsoft Word støtter ikke CMYK-bilder direkte i filene. Word bruker RGB-fargeformatet som er vanlig på dataskjermer og stasjonære skrivere, men det finnes en løsning på dette problemet.
CMYK-løsningen
Manglen på CMYK-støtte i Word er en av grunnene til at du ikke bør bruke den til å lage dokumenter for fargetrykk på en offsettrykkpresse. Hvis det er for sent, eller du ikke hadde et annet alternativ, og du har brukt lange dager eller netter på å slave over den elektroniske filen din, er det én mulig måte å lagre den på; konverter den til en PDF.
Spør om din kommersielle skriver har Adobe Acrobat eller et proprietært program som kan konvertere en RGB Word PDF til CMYK-formatet som er nødvendig for kommersiell utskrift. PDF-filer er mye brukt i den kommersielle trykkeribransjen, og de fleste trykkerier gjør dette rutinemessig.
Selv om svaret er ja, kan det fortsatt være problemer med dokumentets farger, men det er et stort skritt i riktig retning, og skriveren kan kanskje foreta nødvendige justeringer.
Hvordan lage en PDF i Microsoft Word
-
Sett opp Word-filen slik du vil at den skal vises når den skrives ut, komplett med fargebilder. Mens du jobber, lagre den som vanlig i standard Word-format ved å velge Fil > Lagre på menylinjen. Dette trinnet er viktig fordi det er enklere å gjøre siste liten revisjoner i Word-filen din enn med en PDF.
Image -
For å lage PDF-en, velg Fil på Word-menylinjen og velg Lagre som. Skriv inn navnet og stedet der du vil at PDF-filen skal lagres, og velg PDF i Filformat-menyen.
Image - Send PDF-en til det kommersielle trykkeriet og vedlikehold Word-filen for fremtidig bruk eller revisjoner.
Alternatives
Hvis du vil vite hvilke programmer du bør bruke for å lage dokumenter for offsettrykk, kan du finne den beste desktop publishing-programvaren for dine behov. Til og med Microsoft anbefaler å bruke Publisher fremfor Word for materiale som skal trykkes kommersielt. Nylige utgivelser av Publisher har forbedrede kommersielle utskrifts alternativer og inkluderer fargemodeller som Pantone spotfarger og CMYK.
