Flash Fill hjelper deg å legge inn data mye raskere i Microsoft Excel. Den ser etter mønstre i dataene du legger inn og gir forslag for å fullføre oppføringen, og fyller hele kolonner med relevante verdier. Fortsett å lese for å lære hvordan du bruker Flash Fill in Excel for å øke hastigheten og nøyaktigheten i oppdataregistrering.
Instruksjonene i denne artikkelen gjelder for Excel 2019, 2016 og 2013; Excel for Microsoft 365, Excel Online og Excel for Mac. Flash Fill er ikke tilgjengelig i tidligere versjoner av Excel.
Flash Fill fungerer på samme måte som Autofyll fungerer i en nettleser, men er mye mer intelligent. Excels Autofyll fungerer noe annerledes, slik at du kan kopiere formler og verdier på tvers av horisontale eller vertikale matriser i et regneark. Excel bruker faktisk maskinlæring for Flash Fill, noe som gjør det mulig å komme med smarte forslag til hva du kanskje ønsker å gå inn i.
Hvordan bruke Flash Fill in Excel
Det er to måter å bruke flashfill i Excel. Den jobber alltid i bakgrunnen og kommer med forslag mens du skriver inn i en celle. Den enkleste og vanligste måten å bruke Flash Fill på er å godta disse forslagene ved å trykke Enter-tasten. Den andre måten å bruke Flash Fill på er å bruke en kommando på DATA-fanen på båndet for automatisk å fylle et antall celler samtidig.
Flash Fill er for øyeblikket ganske begrenset i sine muligheter. Det fungerer bare når kolonnen du legger inn data i er direkte ved siden av kolonnen som inneholder kildedataene. Kildedataene er dataene som inneholder mønsteret som Flash Fill vil bruke til å generere verdier. Litt merkelig fungerer det bare med kolonner og ikke rader, så du kan ikke fylle ut en rad med data automatisk.
Using Flash Fill Mens du skriver
Mens du skriver, fungerer Flash Fill alltid i bakgrunnen. Hvis den tror den kan se hva du prøver å skrive inn i kolonnen, vil den komme med et forslag til hvordan du umiddelbart kan fullføre hele oppføringen. Brukt på denne måten kan du tenke på Flash Fill som en utvidelse av Excels Autofullfør. Mens Autofullfør gir forslag til hva du kan skrive inn i en individuell celle, lar Flash Fill deg fullføre hele kolonner med data.
For å bruke Flash Fill mens du skriver, følg disse trinnene:
-
Sett inn en ny kolonne, ved siden av kolonnen med kildedata.
- Skriv inn den nødvendige verdien i den første cellen i den nye kolonnen.
-
Begynn å skrive inn verdien i den andre kolonnen. Hvis Excel oppdager mønsteret, vises en forhåndsvisning som viser hvilke verdier den vil bruke for de gjenværende cellene.
Image -
Trykk Enter-tasten og verdiene settes inn automatisk.
Image - Det er det, så enkelt som det!
Du kan fortsette å bruke Flash Fill i påfølgende kolonner for å trekke ut forskjellige dataelementer. Så lenge kolonnen som inneholder mønsteret ikke er atskilt fra kolonnen der du skriver inn verdiene, bør Excel oppdage mønsteret. Hvis vi fortsetter med forrige eksempel, kan navnene også trekkes ut.
Using Flash Fill From the Ribbon
Der Flash Fill oppdager et mønster, viser det vanligvis forhåndsvisningen mens du skriver. Å trykke Enter for å godta dette forslaget er vanligvis den enkleste måten å bruke Flash Fill på. Den kan imidlertid også brukes via en kommando på båndet. Følg disse trinnene for å bruke den på denne måten:
- Sett inn en ny kolonne, ved siden av kolonnen med kildedata.
- Skriv inn den nødvendige verdien i den første cellen i den nye kolonnen.
- Velg DATA-fanen på båndet.
-
Velg Flash Fill-kommandoen.
Image - Hvis Excel har oppdaget et mønster, vil det legge inn de foreslåtte verdiene i de gjenværende cellene.
Kombinering av data fra flere kolonner
Flash Fill kan ikke bare dele opp verdier i separate kolonner. Den kan også brukes til å slå sammen kolonner ved å bruke et hvilket som helst mønster du velger. Dette kan være mye raskere og mer intuitivt enn å bruke sammenkoblingsformel. For å opprette en enkelt adressekolonne fra individuelle adressefelter kan du for eksempel følge disse trinnene:
-
Skriv inn hvert adressefelt i en egen kolonne.
Image -
Opprett en tilstøtende adressekolonne.
- Skriv inn den første adressen i det nødvendige formatet.
-
Begynn å skrive inn den andre adressen og sjekk Excels foreslåtte verdier.
Image - Trykk enter for å godta Excels foreslåtte Flash Fill.
Merk at i dette eksemplet ble komma brukt mellom gaten, byen og landet, men ikke nummeret og gaten. Flash Fill skal fungere med alle formater du velger å bruke.
Andre funksjoner i Flash Fill
Flash Fill kan forenkle mange dataregistreringsoppgaver. I tillegg til å dele og kombinere kolonner, kan Flash Fill fjerne innledende nuller, der bare noen oppføringer har dem. Den kan brukes til å formatere tekst, tall og datoer. Det kan erstatte deler av et celleinnhold, kanskje lage en sikker versjon av sensitive data ved å erstatte noen tall med XXXX. Ulike funksjoner som å kombinere verdier og legge til tegn kan til og med kombineres.
For å utføre noen av disse funksjonene er prosessen den samme. Du følger disse trinnene:
- Skriv inn rådataene som må renses eller formateres på nytt i én kolonne.
- Skriv inn dataene slik du vil ha dem i den første cellen i en tilstøtende kolonne.
- Begynn å skrive inn den andre verdien og Flash Fill vil foreslå hvordan den kan fullføre alle de andre verdiene i kolonnen, etter samme mønster.
Når du begynner å sette deg inn i hva Flash Fill er i stand til, vil du finne det et ekstremt kraftig og nyttig verktøy. Hvis du er interessert i et annet virkelig nyttig verktøy for å forenkle dataregistrering, sjekk ut hvordan du bruker Autofyll i Excel, dette kan kopiere formler og verdier på en intelligent måte over et regneark.
