Mange e-postklienter, inkludert Microsoft Outlook og Apple Mail, lar deg be om og sende lesebekreftelser. Hvis du er en avsender som vil vite om e-posten deres ble mottatt og lest, vil du be om en lesebekreftelse. Hvis du mottar en e-post med en forespørsel om lesebekreftelse, har du mulighet til å sende tilbake en lesebekreftelse. Her er litt mer informasjon om lesebekreftelser, deres formål og hvilke alternativer du har.
Sender forespørsler om lesekvittering med e-posten din
Mens den nøyaktige prosessen varierer litt avhengig av e-postklienten din, er det vanligvis enkelt å legge ved en forespørsel om lesekvittering til e-posten din før du sender meldingen. Men å sende en forespørsel om lesebekreftelse garanterer ikke at du får en lesebekreftelse tilbake.
E-postmottakeren din trenger ikke å sende en lesebekreftelse hvis de ikke vil. Ikke alle vil at en avsender skal vite om de har åpnet og lest e-posten deres. Mottakere er kanskje ikke klare til å håndtere forespørsler eller handlinger som er nødvendige, eller de foretrekker kanskje ikke å svare av personvernårsaker.
Ikke alle e-postklienter støtter lesebekreftelser, og brukere kan deaktivere denne funksjonen på sin side, slik at mottakeren din kanskje ikke en gang vet at du ber om en lesebekreftelse.
Vanligvis fungerer lesebekreftelser best i en bedrift eller organisasjon der alle bruker den samme e-posttjenesten og har felles produktivitetsmål.
Det anses som dårlig e-postetikett å be om en lesekvittering for hver e-post når det ikke er noen forretningsmessige årsaker eller ingen kritisk informasjon blir formidlet. For best resultat, bruk lesebekreftelser kun på viktige e-poster eller når forretningsmessige årsaker tilsier det.
bunnlinjen
Hvis du finner ut at mottakerne dine nekter å sende tilbake lesebekreftelser, kan du prøve å be om bekreftelse i e-postmeldingen. For eksempel, legg til en linje i e-posten din som sier noe sånt som "Vår frist er stram. Vennligst bekreft mottak av denne e-posten", eller "Vennligst send et kort svar slik at jeg vet at alle har mottatt denne informasjonen." Det er like sannsynlig at du mottar en bekreftelse som ved bruk av lesebekreftelser.
Bør du sende tilbake en lesekvittering?
Hvis du er på mottakersiden av en forespørsel om lesekvittering, er det opp til deg om du vil sende en eller ikke. I en bedrift er det sannsynligvis viktig å sende tilbake en lesekvittering hvis det blir bedt om det, spesielt når e-posten handler om prosjekter og stramme tidsfrister.
I andre innstillinger, bruk din beste dømmekraft på den mest hensynsfulle handlingen du bør ta. Hvis du finner deg selv oversvømmet av forespørsler om lesekvittering på uviktige e-poster, bør du vurdere å deaktivere funksjonen.
