Key takeaways
- Fastmails planlagte sending deler oppretting og levering av e-post.
- Bruk den som en påminnelse eller for å unngå å stresse kollegaer i helgen.
- E-post er den beste og verste måten å kommunisere på på jobben.
Har du noen gang skrevet en e-post søndag kveld, så nøl før du trykker send. Planlagt sending hjelper.
Veteran personvern-første e-postleverandør Fastmail har nettopp lagt til Scheduled Send, en funksjon som allerede finnes i noen andre apper og e-posttjenester og en som sannsynligvis burde være standard for all e-post. Det er en enkel funksjon. Du kan skrive en e-post når det passer deg og planlegge utsendelsen på et tidspunkt som passer best for mottakeren.
"Jeg liker ikke å påtvinge folk, men noen ganger foretrekker jeg å jobbe sent eller i helgene. Selv om folk hviler eller tar seg fri, vil de se e-posten din," freelance motestylist og fotograf Nuria Gregori. «Det forventes kanskje ikke at du svarer på e-post med en gang, men for frilansere føler du ofte at du må.»
Send senere
Fastmails Scheduled Send-implementering vil ikke overraske deg i det hele tatt, noe som er flott. Du klikker bare på pilen ved siden av send-knappen og velger fra rullegardinlisten over forhåndsinnstillinger - senere i dag, i kveld, i morgen, og så videre. Hvis disse ikke fungerer for deg, kan du velge en nøyaktig dato og klokkeslett.
Å skille opprettelsen av en e-post fra sendetiden gir flere fine muligheter. Som vi så ovenfor, kan du skrive en e-post søndag kveld og sende den i mer vanlig kontortid. Dette er ikke bare bedre for mottakeren, men det kan skjule det faktum at du jobber i helgene, som er den typen ting som kan føre til uønskede forventninger i fremtiden.
Det er kanskje ikke forventet at du svarer på e-post med en gang, men for frilansere føler du ofte at du må.
Du kan også registrere e-poster som må sendes på et bestemt tidspunkt, men som kan være når du sover. Eller du kan time en e-post til å treffe noens innboks når de kommer på jobb, og sette den – forhåpentligvis – øverst på listen deres.
Andre hacks inkluderer å sende tidsbestemte påminnelser til deg selv, holde personlige e-poster til vennene dine til kvelden, eller planlegge en e-post til sjefen din til fredag kveld, og deretter ignorere alle e-postene dine til mandag hvis du vil.
Det handler om kontroll. Ved å ha mer kontroll over kommunikasjonen din kan du redusere mental overbelastning og stress.
Stressbuster
E-post kan være en av de største kildene til stress i moderne arbeid. Du kan ha en uendelig haug med uleste meldinger som du må behandle. Enda verre, en viktig e-post kan slippe gjennom oppmerksomheten din, skjult av alt Fwd: Fwd: Fwd-søppelet som tetter innboksen din.
Og så er det forventningene. Når du mottar en e-post, er det i tankene dine. Selv om avsenderen ikke forventer et svar, føler du deg sannsynligvis forpliktet til å gi et før heller enn senere, selv om det bare er for å håndtere det og få det vekk fra hodet.
Og fordi e-postplanleggingen er diktert av avsenderen, dvs. hvem som helst kan legge hva som helst i innboksen din når som helst - du har null kontroll.
“E-post er fortsatt den beste måten å kommunisere på på arbeidsplassen. Imidlertid har de fleste ikke organisert e-postene sine, sa teknologireporter Radu Tyrsina til Lifewire via e-post. «Det er bråkete over alt, og ingen av oss har tålmodighet til å fortsette å rydde rotet annenhver dag.»
Derfor er noe som planlagt sending viktig, men bare hvis alle bruker det og bruker det for det gode, ikke det onde. Arbeids-e-postbehandling skyves over på brukeren når mer ansvar bør ligge hos arbeidsgiver.
Det tyske kjøretøyselskapet Daimler, som eier Mercedes, har den rette ideen. Når ansatte drar på ferie, blir all innkommende e-post sendt til papirkurven. Det er ikke noe å komme tilbake fra ferie og håndtere to ukers e-post. Avsendere mottar et automatisk svar som ber dem om å sende noe viktig på nytt etter at den ansatte kommer tilbake til kontoret.
Dette er et godt eksempel på å ta stresset ut av e-post, men dessverre faller det meste av ansvaret på oss, brukerne. Verktøy som planlagt sending kan hjelpe, men inntil vi slutter å behandle e-post som en dump for å få ting ut av våre egne innbokser, som et sted å kreve umiddelbare svar, og som noe vi sjekker uopphørlig, vil e-post forbli stressende.
